Administratie & Secretarieel Vacatures in Haarle

Over de vacature

Dit ga je doen

Ben jij degene die altijd alles organiseert, overzicht houdt en graag het initiatief neemt? Dan is dit leerwerktraject een mooie eerste stap richting een carrière als management assistant. Via Secretary Plus combineer je werken en leren. Je gaat aan de slag bij verschillende organisaties in de regio Amsterdam-Haarlem en volgt tegelijkertijd de hbo Associate degree Office Management van Schoevers. Zo doe je direct praktijkervaring op én werk je aan een erkend diploma. De volgende klas start in maart 2027. Solliciteren kan nu alvast, zodat je verzekerd bent van een plek.Tijdens het traject:

• Werk je vier dagen per week bij een opdrachtgever in de regio Amsterdam-Haarlem.
• Volg je één dag per week klassikaal les bij Schoevers in Utrecht.
• Ondersteun je managers en teams binnen verschillende organisaties.
• Ontwikkel je vaardigheden op het gebied van communicatie, organisatie en planning.
• Bouw je een waardevol professioneel netwerk op.
• Groei je stap voor stap uit tot een professionele management assistant.

Dit ben jij

Je bent een leergierige starter of carrièreswitcher die administratieve ervaring wil combineren met een hbo-opleiding Office Management.

• Mbo 4-diploma, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting.
• Enige ervaring in administratieve, ondersteunende of secretariële functies.
• Uitstekende beheersing Nederlands en goede beheersing van Engels.
• Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht en neemt initiatief.
• Bereid één vaste lesdag per week naar Utrecht te reizen.

Over het bedrijf

Jouw carrière begint bij Secretary Plus. We begeleiden ambitieuze professionals die zich willen ontwikkelen binnen het ondersteunende vakgebied. Je krijgt de kans om te werken bij uiteenlopende organisaties in de regio Haarlem, terwijl je tegelijkertijd een erkende hbo-opleiding volgt.

Al ruim 35 jaar zijn wij specialist in het bemiddelen en ontwikkelen van assistants. Met persoonlijke begeleiding, uitdagende opdrachten en volop aandacht voor jouw groei helpen we je om het beste uit jezelf te halen en een stevige basis te leggen voor de toekomst.

Wat bieden wij jou?

Je bent een leergierige starter of carrièreswitcher die administratieve ervaring wil combineren met een hbo-opleiding Office Management.

• Mbo 4-diploma, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting.
• Enige ervaring in administratieve, ondersteunende of secretariële functies.
• Uitstekende beheersing Nederlands en goede beheersing van Engels.
• Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht en neemt initiatief.
• Bereid één vaste lesdag per week naar Utrecht te reizen.

Over de vacature

Dit ga je doen

Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam. Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.

HR- en communicatietaken (ondersteunend):

• Bijhouden van website in Wordpress
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie

Administratieve ondersteuning:

• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

Secretariële ondersteuning:

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen

Organisatorisch:

• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

Procesverbetering:

• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

Dit ben jij

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een jonge groeiende organisatie werkzaam in het Sociaal Domein in Amsterdam, Amstelveen en Haarlemmermeer. Haar doelstelling is zorg- en dienstverlening te verbeteren door het inzetten van ervaringsdeskundige en hun de kans te geven te groeien. De ervaringsdeskundige hebben ervaringen in allerlei kwetsbaarheden: psychiatrie, verslaving, dak- en thuisloosheid, schulden, jeugdzorg, detentie etc. In een werkleertraject begeleiden zij groeps- en individuele herstelactiviteiten door heel Amsterdam en omliggende gemeenten. Het team bestaat op dit moment uit ongeveer 20 vaste medewerkers en zo'n 100 vrijwilligers.

Wat bieden wij jou?

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

Over de vacature

Als Junior Office Support Medewerker ben je de spil van het kantoor en zorg je ervoor dat alle dagelijkse zaken soepel verlopen. Je start de dag met een ronde over de werkvloer om te controleren of alle ruimtes netjes zijn en collega's alles hebben wat ze nodig hebben. Vervolgens verwerk je de binnengekomen post en pakketten, bestel je nieuwe kantoorbenodigdheden en ontvang je bezoekers met een glimlach. Tussendoor schakel je met collega's van HR en management om praktische taken direct op te pakken en af te handelen.

Werkzaamheden

• Zorgen voor een net, georganiseerd en goed bevoorraad kantoor.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden, lunch en koffie.
• Ontvangen van gasten en bezoekers op kantoor.
• Verwerken van inkomende post, pakketten en correspondentie.
• Ondersteunen van HR bij administratieve taken en de onboarding van nieuwe collega's.
• Helpen bij het plannen en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en presentaties.
• Organiseren van personeelsmomenten zoals verjaardagen en jubilea.
• Signaleren en oplossen van praktische knelpunten op de werkvloer.
• Bijhouden van interne documenten, overzichten en personeelslijsten.

Wij zoeken

• Minimaal mbo 4- of hbo-werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding in een richting zoals Office Management, Bedrijfskunde, HRM of Communicatie.
• Een praktische instelling en de drive om dingen direct zelf te regelen.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Vaardigheid met Microsoft Office of Google Workspace.
• Een georganiseerde en communicatieve werkwijze.
• Beschikbaarheid voor 24 tot 32 uur per week.

Wij bieden

• Een direct dienstverband bij de opdrachtgever via Werving en Selectie.
• Een bruto maandsalaris tussen € 2.600,- en € 2.850,- op basis van een fulltime werkweek.
• 8% vakantiegeld.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Volop doorgroeimogelijkheden en kansen om mee te kijken op afdelingen zoals HR, Finance en Operations.
• Intensieve coaching en begeleiding van ervaren collega's.
• Een informele en ondernemende werkomgeving met ruimte voor eigen inbreng.
• Een leuke werksfeer is gegarandeerd.

Waarom Staffice?

• Wij begeleiden je persoonlijk tijdens het hele sollicitatieproces.
• Wij denken actief mee over jouw loopbaan en kijken naar doorgroeikansen op de lange termijn.
• Wij staan voor een transparante en eerlijke samenwerking waarbij afspraak ook echt afspraak is.
• Wij hebben een sterk netwerk van betrouwbare werkgevers in de regio.

Deze vacature in Hoofddorp is ook interessant als je woont in Haarlem, Schiphol, Amstelveen, Nieuw-Vennep of Amsterdam. We kijken naar jouw skills en helpen bij het behalen van certificaten als dat nodig is.

Ben je nog steeds enthousiast over deze vacature in de office sector? Reageer dan nu en wij nemen snel contact met je op. Heb je vragen? Bel ons gerust via 565.

Over de vacature

Overview

In deze rol ondersteun je de directie en zorg je voor een vlekkeloze day-to-day administratie. Je beheert een complexe agenda, plant en coördineert vergaderingen en bereidt bijeenkomsten voor. Je verzamelt en distribueert vergaderstukken, notuleert en bewaakt action points, en handelt inkomende communicatie professioneel af. Je werkt nauw samen met interne en externe stakeholders en fungeert als aanspreekpunt binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. Zo help je mee aan een efficiënte dienstverlening binnen het onderwijsdomein en draag je bij aan maatschappelijke impact.

Arbeidsvoorwaarden / Benefits

• hybride werken
• eindejaarsuitkering 8,33%
• reiskostenvergoeding of volledige OV-vergoeding
• toegang tot opleidingen en trainingen via de RGF Academy
• professionele werkomgeving met focus op persoonlijke ontwikkeling

Verantwoordelijkheden

• Beheren van een complexe agenda en plannen van afspraken/overleggen/bijeenkomsten
• Organiseren vergaderingen van A tot Z
• Verzamelen, controleren en verspreiden vergaderstukken
• Notuleren en bewaken van actiepunten
• Behandelen inkomende telefoongesprekken en e-mails
• Stellen van prioriteiten en beoordelen urgentie/gevoeligheid van verzoeken
• Ondersteunen bij overleggen met de onderdeelcommissie
• Ontvangen bezoekers en fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten

Belangrijkste vereisten

• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of managementondersteuner

• Uitstekende organisatorische vaardigheden

• Sterke communicatieve vaardigheden

• Ervaring met plannen, coördineren en prioriteren

• Gevoel voor bestuurlijke en politiek gevoelige verhoudingen

• MBO+ werk- en denkniveau

• Bereidheid tot werken in Den Haag, Groningen en hybride

• Zelfstandigheid

• Overzicht bewaren

• Snel schakelen

• Zorgvuldigheid

• Professionele communicatie

• Proactieve houding

Over de vacature

Ben jij de enthousiaste senior projectondersteuner die wendbaar is, flexibel ingezet kan worden én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je deel uitmaken van een topteam van projectondersteuners?

Voor een salaris tot € 3660,24 per maand en deels thuiswerken, kan je aan de slag!

Wat bieden wij jou

• Een goed salaris tot wel €3660,24 bruto per maand!
• Opdracht tot maart 2027!
• Opdracht afgelopen? Wij helpen met doorbemiddeling
• Hybirde werken mogelijk!
• Werkweek van 36 uur
• Werken voor Rijkswaterstaat in Haarlem!

Wie ben jij
Als senior projectondersteuner heb je al ruime ervaring binnen de projectwereld. Je acteert proactief, signaleert kansen en benut deze zelfstandig. Omdat projecten zich in verschillende fasen bevinden, weet je makkelijk om te gaan met pieken en dalen door flexibel te schakelen en strak te prioriteren. Je bent een echte teamplayer, klantvriendelijk en beschikt over een gezonde balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Verder:

• Heb je circa 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Bezit je over ruime ervaring met Windows-gestuurde MS Office-programma's t.b.v. secretariële werkzaamheden;

Wat ga je doen
Als Senior Projectondersteuner ben je de centrale spil en het eerste aanspreekpunt binnen het projectteam van het cluster "Programma WNN Vernieuwing". Dit programma omvat diverse uitdagende vernieuwingsprojecten van onder andere bruggen, tunnels, sluizen en lijninfrastructuur. Je werkt nauw samen met de projectmanager en de manager projectbeheersing. Samen kijken jullie vooruit naar de benodigde overleggen en bewaken jullie het overzicht.

Jouw primaire taken en verantwoordelijkheden:

• Je plant en bereidt overleggen voor, waarbij je rekening houdt met de verschillende belangen van de deelnemers.
• Je notuleert compact en legt de exacte essentie vast van project- en bestuurlijke/ambtelijke overleggen. Je stelt agenda's op en houdt actie- en besluitenlijsten accuraat bij.
• Je beheert projectdocumenten in het documentmanagementsysteem (SharePoint/Connect 3.0) en houdt projectondersteunende overzichten up-to-date.
• Je verzorgt projectgerelateerde e-mails, initieert proactief procesverbeteringen en organiseert bijeenkomsten, evenementen of teamactiviteiten (zoals een afscheid of teambijeenkomst).

Waar ga je werken
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

PPO West Nederland Noord is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio van West Nederland Noord (provincie Noord-Holland). De projecten werken Versie 2021-07 met IPM teams (integraal projectmanagement). Projectondersteuning valt onder de discipline Projectbeheersing, maar je zult ook veel met de projectmanager samenwerken.

Sollicitatie
Ben jij de ervaren projectondersteuner die we zoeken? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over de functie bij Rijkswaterstaat!

Let op: voor deze vacature is het verplicht een motivatiebrief aan te leveren!