Administratie & Secretarieel Vacatures in Lelystad

Over de vacature

Ben jij de organisatorische duizendpoot die altijd drie stappen vooruitdenkt? Krijg je energie van een vlekkeloos lopende agenda en ben jij het stralende visitekaartje van onze directie? Dan zoeken wij jou!

Als Managementondersteuner bij ons ben je veel meer dan een secretaresse; je bent de strategische rechterhand van de directie, afdelingshoofden en projectmedewerkers. Jouw doel? Het management 100% ontzorgen, zodat zij zich kunnen focussen op de kernzaken.

Je werkt zelfstandig, maar vormt tegelijkertijd een hecht team met je collega’s van het directiesecretariaat. In de structuur rapporteer je aan het Hoofd Algemene Zaken.

Wat bieden wij jou

• 28-36 uur per week
• €2866 - €3564 obv ervaring
• Tijdelijke opdracht
• Werken voor de Dienst Justitiële Inrichtingen
• PI Lelystad
• Leuk, afwisselend, geen dag hetzelfde!

Wie ben jij
Jij bent een professional die rust brengt in een dynamische omgeving. Je bent discreet, integer en hebt een scherp gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie.
Daarnaast breng je mee:

• Een afgeronde MBO-4 opleiding (bij voorkeur Directiesecretaresse of Managementassistent).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent een "Power User" van MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Een proactieve werkhouding: jij ziet werk liggen voordat iemand het je vraagt.
• Nauwkeurigheid: een detail ontsnapt zelden aan jouw aandacht.

Wat ga je doen
Geen dag is hetzelfde, maar jouw focus ligt op structuur en kwaliteit:

• Regisseur van de agenda: Je beheert complexe agenda's en zorgt dat prioriteiten glashelder zijn.
• Vergader-expert: Je bereidt vergaderingen tot in de puntjes voor, verzorgt de verslaglegging en — misschien wel het belangrijkst — je bewaakt de acties en besluiten die daaruit voortvloeien.
• Eerste aanspreekpunt: Met een glimlach fungeer je als frontoffice voor zowel interne collega's als externe relaties.
• Informatiebeheer: Je zorgt dat dossiers compleet zijn en dat de juiste overzichten op het juiste moment op tafel liggen voor besluitvorming.
• Procesbewaker: Je ondersteunt bij de afwikkeling van formele besluiten en draagt bij aan het verbeteren van onze kwaliteitssystemen.

Waar ga je werken
Penitentiaire Inrichting (PI) Lelystad
Een gevangenis is eigenlijk een bedrijf, overheidsorganisatie en mini-samenleving ineen. Een boeiende en uitdagende werkomgeving waar je in contact komt met allerlei verschillende mensen. Als managementondersteuner zorg jij ervoor dat alle administratieve en secretariële zaken in de Penitentiaire Inrichting Lelystad op rolletjes lopen.

Sollicitatie
Zie jij jezelf al helemaal aan het werk in deze rol? Solliciteer zsm met je CV en motivatiebrief!

Over de vacature

Hé organisatietalent! Zoek jij een toffe uitdaging voor de komende periode? Voor de directie van een unieke publieke organisatie zoeken wij een Management Assistent die tijdens de vakantieperiode het fort bewaakt. Jij bent die proactieve duizendpoot die vijf directieleden moeiteloos in het gareel houdt. Een tijdelijke klus met veel impact en verantwoordelijkheid. Iets voor jou? Stroop die mouwen maar op!

Wat bieden wij jou

• Salaris van €3.206 tot €4.499 per maand
• Werken in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Een tijdelijke functie voor 28 tot 32 uur per week
• Volop vrijheid en zelfstandigheid in je taken
• Werk met de nieuwste software en tools
• Functie vanaf 27 mei t/m 3 juli

Wie ben jij
Jij bent een kordaat type dat niet snel uit het veld is geslagen. Met jouw mbo+ werk- en denkniveau en ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol, weet je precies hoe je prioriteiten stelt in een complexe omgeving. Discreet werken is voor jou vanzelfsprekend en je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes. Hebben Microsoft Office en andere digitale tools voor jou geen geheimen? Dan ben jij de topper die we zoeken! Daarnaast ben je:

• Je hebt ruime ervaring als Managementassistent
• Een organisatietalent: Je houdt het overzicht, ook als er drie dingen tegelijk gebeuren.
• Communicatief sterk: Je bent het visitekaartje, zowel aan de telefoon als per mail.
• Samenwerkingsgericht: Je vormt een hecht team met de managers en je collega’s.
• Je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes.

Wat ga je doen
Stilzitten? Dat komt in jouw woordenboek niet voor! Jij bent de motor die de directie soepel laat draaien. Dit ga je doen:

• Je beheert en coördineert de agenda's van de managers en zorgt dat de mailboxen altijd up-to-date en geprioriteerd zijn.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt dat acties en besluiten haarscherp worden vastgelegd.
• Je plant afspraken en bijeenkomsten van A tot Z.
• Je fungeert als het eerste contactpersoon voor zowel interne collega's als externe relaties.

Waar ga je werken
Jouw thuisbasis is de Stadswinkel. Dit is dé plek waar de organisatie en de burger elkaar ontmoeten. Samen met een team van enthousiaste en betrokken collega’s vorm jij de frontoffice. Of het nu gaat om de informatiebalie, het klantcontactcentrum of burgerzaken: in de Stadswinkel staat gastvrijheid centraal. Je komt terecht in een team dat elkaar ondersteunt, successen viert en samen werkt aan het moderniseren van de dienstverlening. Kortom: een inspirerende werkplek waar jouw inzet direct zichtbaar is voor de maatschappij!

Sollicitatie
Ben jij de aanpakker die wij zoeken? Solliciteer dan meteen!