Personeel werven in 6 stappen

Personeel werven gaat het snelst als je vooraf weet wie je zoekt en elke stap bewust zet. Dan verlies je geen tijd en haken goede kandidaten niet halverwege af. Dit stappenplan helpt je van behoefte tot aanname:

1. Bepaal wat je nodig hebt.
2. Stel een functieprofiel op.
3. Schrijf een vacaturetekst die werkt.
4. Kies je kanalen.
5. Selecteer en voer gesprekken.
6. Doe een aanbod en zorg voor een goede start.

Hieronder lees je per stap wat je doet en waar het vaak misgaat.

1. Bepaal wat je nodig hebt

Begin met de vraag welk werk er blijft liggen, niet met een functietitel. Pas als je weet wat er moet gebeuren, weet je wie je zoekt. Praat met de mensen die het werk nu opvangen: zij weten het best wat er nodig is.

Schrijf op welke taken de nieuwe medewerker overneemt en hoeveel uur per week dat is. Is het werk structureel, of alleen in een drukke periode? Dat bepaalt of je iemand in vaste dienst neemt, een tijdelijk contract geeft of flexibel inhuurt.

Bepaal daarna je budget. Kijk daarbij niet alleen naar het brutoloon: bovenop het loon betaal je onder meer vakantiegeld, werkgeverspremies en vaak pensioen.

Bekijk ook wat de functie in de markt verdient. Op onze salarispagina's zie je per beroep wat werkgevers gemiddeld betalen.

Beantwoord tot slot vier praktische vragen:

• Wanneer moet iemand beginnen? Reken terug: werving, gesprekken en een eventuele opzegtermijn kunnen samen al snel een paar maanden kosten.
• Wie beslist er mee? Spreek af wie gesprekken voert en wie de knoop doorhakt.
• Wat is echt nodig en wat is mooi meegenomen? Die keuze heb je in stap 2 en 3 hard nodig.
• Kun je het werk anders verdelen? Soms neemt een collega graag extra uren. Dan zoek je iemand voor minder uren of andere taken.

2. Stel een functieprofiel op

Een functieprofiel beschrijft wat iemand doet en wat hij of zij daarvoor moet kunnen. Het is de basis voor je vacaturetekst en voor je gesprekken.

Een goed functieprofiel heeft deze onderdelen:

• Doel van de functie: waarom bestaat deze functie? Eén zin is genoeg.
• Taken en verantwoordelijkheden: wat doet iemand op een gewone werkdag?
• Eisen: opleiding, ervaring, rijbewijs of certificaten die echt nodig zijn.
• Vaardigheden: wat moet iemand goed kunnen, zoals plannen, klantcontact of een machine bedienen?
• Arbeidsvoorwaarden: salaris, uren, contractvorm en werktijden.
• Plaats in het team: aan wie rapporteert iemand en met wie werkt hij of zij samen?

Scheid de eisen van de wensen. Een lange lijst met eisen houdt goede kandidaten tegen die net één punt missen. Vraag je af bij elke eis: kan iemand zonder dit het werk doen, als we het in de eerste maanden aanleren? Een heftruckcertificaat kan iemand bijvoorbeeld ook na de start halen.

Laat het profiel lezen door een collega die het werk kent. Die ziet snel of er taken ontbreken of eisen te zwaar zijn. Je gebruikt het profiel later ook bij het inwerken.

Een functieprofiel is een intern document. Het hoeft niet wervend te zijn, wel volledig. Meer uitleg en een template vind je in functieomschrijving opstellen.

3. Schrijf een vacaturetekst die werkt

Een vacaturetekst verkoopt de functie aan de kandidaat. Waar het functieprofiel opsomt wat jij vraagt, laat de vacaturetekst zien wat de kandidaat krijgt.

Begin met de functietitel waarop mensen zoeken. "Magazijnmedewerker" vindt iedereen, "Logistiek talent" niemand.

Zet de belangrijkste feiten bovenaan: salaris, uren, locatie en contractvorm. Een kandidaat beslist vaak in een paar seconden of hij of zij verder leest.

Beschrijf daarna het werk zo concreet mogelijk:

• Wat ga je doen? Drie tot vijf taken in gewone taal.
• Wat vragen we? Alleen de eisen uit je functieprofiel, zonder de wensen.
• Wat bieden we? Salaris, uren, reiskosten, opleiding, sfeer in het team.
• Hoe solliciteer je? Een duidelijke volgende stap en wanneer de kandidaat iets hoort.

Vermijd holle woorden als "dynamisch", "uitdagend" en "flexibel". Schrijf liever op wat er echt gebeurt: "je werkt in een team van zes", "je rijdt elke dag een vaste route".

Houd de tekst kort. Veel kandidaten lezen je vacature op hun telefoon, en korte alinea's en opsommingen lezen daar het prettigst. Laat tot slot iemand de tekst lezen die de functie niet kent: snapt die wat het werk inhoudt?

Weet je niet waar je moet beginnen? De vacaturetekst-generator maakt een eerste versie op basis van een paar gegevens. Bekijk ook een voorbeeld van een vacaturetekst voor een opbouw die werkt.

4. Kies je kanalen

Kies kanalen waar je kandidaat al kijkt. Voor de meeste functies is dat een vacaturesite plus je eigen netwerk.

Een vacature op een vacaturesite bereikt mensen die actief zoeken. Let bij een vacaturesite op wat je betaalt, hoe lang je vacature online staat en waar hij nog meer verschijnt.

Bij TopVacaturebank staat je vacature binnen 5 minuten online en automatisch op meerdere kanalen, waaronder Google for Jobs. Dat is het vacatureoverzicht bovenaan de zoekresultaten van Google: