Functieomschrijving opstellen: zo doe je dat in 6 onderdelen

Een functieomschrijving is een intern document waarin staat wat een medewerker doet, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is en wat de functie vraagt. Je gebruikt het bij het werven, bij het inwerken en in beoordelingsgesprekken. In dit artikel lees je hoe je een functieomschrijving opstelt in zes onderdelen, wat het verschil is met een functieprofiel en een vacaturetekst, en vind je een voorbeeld en een template om te kopiëren.

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving beschrijft de functie, niet de persoon die hem uitvoert. Er staat in wat het doel van de functie is, welke taken erbij horen en welke eisen je stelt.

Het document geeft houvast aan jou en je medewerker. Jullie weten allebei wat er verwacht wordt. Dat voorkomt discussie over taken en maakt het makkelijker om resultaten te bespreken.

Je bent bovendien verplicht om een nieuwe medewerker binnen een week na indiensttreding schriftelijk te laten weten wat zijn of haar functie of soort werk is.^bron Een korte functieomschrijving als bijlage bij de arbeidsovereenkomst is daarvoor een handige vorm.

Functieomschrijving of functieprofiel: wat is het verschil?

In de praktijk gebruiken veel werkgevers de twee woorden door elkaar. Strikt genomen gaat een functieomschrijving over het werk en een functieprofiel over de persoon die je daarvoor zoekt.

• Functieomschrijving: wat moet er gebeuren? Doel, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Functieprofiel: wie zoek je? Opleiding, ervaring, vaardigheden en eigenschappen.

Voor een klein bedrijf is één document met beide onderdelen meestal genoeg. Dat is ook de opbouw die je hieronder vindt.

Het verschil met een vacaturetekst

Een vacaturetekst is wervend, een functieomschrijving is volledig. De vacaturetekst schrijf je voor de kandidaat en die moet de baan aantrekkelijk maken. De functieomschrijving schrijf je voor jezelf en je medewerker en die moet kloppen.

Je begint daarom met de functieomschrijving. Daarna haal je er de belangrijkste taken en eisen uit voor je vacaturetekst. Hulp nodig bij die tweede stap? Gebruik de vacaturetekst-generator of bekijk een vacaturetekst voorbeeld.

Een functieomschrijving opstellen in 6 onderdelen

Een goede functieomschrijving heeft zes vaste onderdelen. Houd elk onderdeel kort: een halve tot hele pagina is voor de meeste functies genoeg.

1. Functiegegevens. Functietitel, afdeling, aantal uren en aan wie de medewerker rapporteert. Noem ook of de medewerker zelf leiding geeft, en aan hoeveel mensen.
2. Doel van de functie. Eén of twee zinnen over waarom de functie bestaat. Bijvoorbeeld: "De magazijnmedewerker zorgt dat orders op tijd, compleet en onbeschadigd de deur uitgaan."
3. Taken en verantwoordelijkheden. Vijf tot acht taken, van belangrijk naar minder belangrijk. Begin elke taak met een werkwoord: "plant", "controleert", "bestelt".
4. Bevoegdheden. Wat mag de medewerker zelf beslissen? Denk aan bestellingen tot een bepaald bedrag, het rooster aanpassen of een klacht afhandelen.
5. Eisen en vaardigheden. Opleiding, ervaring, certificaten en rijbewijs. Maak onderscheid tussen eisen (nodig vanaf dag één) en wensen (aan te leren).
6. Werkomstandigheden. Werktijden, diensten, fysieke belasting en de werkplek. Werkt iemand in de kou, op hoogte of met beeldschermen? Zet het erin.

Laat de omschrijving lezen door iemand die het werk nu doet of kent. Die ziet direct welke taken ontbreken of welke eisen te zwaar zijn.

Tips voor een bruikbare functieomschrijving

Een functieomschrijving werkt alleen als hij actueel is. Met deze drie gewoonten blijft hij bruikbaar.

• Werk hem bij als de functie verandert. Krijgt iemand er structureel taken bij, pas de omschrijving dan aan. Een verouderde omschrijving zorgt voor discussie.
• Gebruik hem in gesprekken. Neem de taken erbij in een functionerings- of beoordelingsgesprek. Zo bespreek je wat er echt van iemand gevraagd wordt.
• Check je cao. Veel cao's werken met functiegroepen of een functiehuis. Kijk of jouw omschrijving past bij de functie en de loonschaal uit de cao.

Functieomschrijving voorbeeld: magazijnmedewerker

Zo ziet een ingevulde functieomschrijving eruit. Pas het voorbeeld aan voor je eigen bedrijf.

Template: functieomschrijving om te kopiëren

Kopieer dit lege template en vul het in voor jouw functie. Laat onderdelen die niet van toepassing zijn gewoon staan met "geen".

Functieomschrijving per beroep

Wil je weten wat er bij een specifiek beroep hoort? Per beroep zetten we taken, eisen, opleiding en salaris op een rij, met een voorbeeld van een vacaturetekst. Begin bijvoorbeeld bij de functieomschrijving magazijnmedewerker.

Bronnen

1. Rijksoverheid: wat staat er in een arbeidsovereenkomst?, gecontroleerd op 24 oktober 2026