Sollicitant afwijzen: snel, eerlijk en met 3 templates

Een sollicitant afwijzen doe je het best snel, persoonlijk en eerlijk. Wie solliciteert, wil weten waar hij of zij aan toe is. Een korte, nette afwijzing laat zien dat je de moeite van de kandidaat waardeert. Dat is goed voor je naam als werkgever, ook bij de mensen die je nu niet aanneemt. Hieronder lees je wanneer en hoe je afwijst, en vind je drie templates: na het cv, na het eerste gesprek en na de tweede ronde.

Wanneer wijs je een sollicitant af?

Wijs een sollicitant af zodra je zeker weet dat hij of zij niet verder komt. Wachten maakt het niet beter: de kandidaat blijft hopen en zoekt misschien niet verder.

Een handige vuistregel per ronde:

• Na het cv: binnen een week na het sluiten van je selectie. Een korte mail is genoeg.
• Na een eerste gesprek: binnen een paar werkdagen, zoals je in het gesprek hebt afgesproken.
• Na een tweede ronde: zo snel mogelijk, liefst eerst telefonisch en daarna per mail.

Twijfel je nog tussen kandidaten? Laat het de sollicitant dan weten. "We hakken volgende week de knoop door" is beter dan stilte.

Sollicitant afwijzen: zo doe je het netjes

Een goede afwijzing is kort, persoonlijk en duidelijk. Vier dingen horen erin:

1. Bedank de kandidaat. Voor de sollicitatie, en na een gesprek ook voor de tijd.
2. Geef het besluit direct. Zet het nee in de eerste of tweede zin. Draai er niet omheen.
3. Geef een reden als dat kan. Een algemene reden is na het cv genoeg. Na een gesprek verwacht de kandidaat meer.
4. Sluit persoonlijk af. Gebruik de naam van de kandidaat en de functie. Wens succes en bied eventueel aan om de gegevens te bewaren voor een volgende vacature.

Wat zeg je wel en niet in een afwijzing?

Houd de reden feitelijk en gekoppeld aan de functie. "Een andere kandidaat had meer ervaring met planning" is eerlijk en helpt de sollicitant verder. Vermijd vage of persoonlijke opmerkingen over karakter of uiterlijk.

Let op wat je zegt over de reden. Werkgevers mogen sollicitanten niet afwijzen op kenmerken als leeftijd of geslacht. Dat geldt ook voor de andere discriminatiegronden, zoals afkomst, godsdienst of een handicap.^bron Noem dus nooit "je past niet in ons jonge team" of iets vergelijkbaars.

Vraagt een kandidaat om meer uitleg? Geef die als het kan kort en eerlijk, het liefst telefonisch. Zo voorkom je misverstanden over wat je op papier zet. Wil je de volgende keer sneller kiezen? Bereid je gesprekken voor met vragen voor het sollicitatiegesprek.

Wat doe je met de gegevens van de sollicitant?

Verwijder de gegevens van een afgewezen sollicitant uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Dat is de gebruikelijke termijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens.^bron

Wil je een goede kandidaat bewaren voor een volgende vacature? Vraag dan toestemming. Met toestemming is een termijn van maximaal 1 jaar na de procedure redelijk.^bron Die vraag kun je meteen in je afwijzing stellen, zoals in de templates hieronder.

Template 1: afwijzing na het cv

Gebruik deze mail als de kandidaat niet door de eerste selectie komt. Kort en vriendelijk is hier genoeg.

Template 2: afwijzing na het eerste gesprek

Na een gesprek heeft de kandidaat tijd in je vacature gestoken. Noem daarom een concrete reden en bied aan om toe te lichten.

Template 3: afwijzing na de tweede ronde

Iemand die tot de laatste ronde komt, bel je bij voorkeur eerst. Stuur deze mail daarna als bevestiging. Vraag meteen of je de gegevens mag bewaren.

Bronnen

1. Rijksoverheid: regels gelijke behandeling op het werk, gecontroleerd op 24 oktober 2026
2. Autoriteit Persoonsgegevens: persoonsgegevens van sollicitanten, gecontroleerd op 24 oktober 2026