Administratie & Secretarieel Vacatures in Alkmaar

Over de vacature

Heb jij een tussenjaar, heb je tijd over naast je studie/ ZZP werk of gezin? Dan is werken als oproep receptioniste echt wat voor jou! Als receptioniste kun jij op oproepbasis aan de slag bij bedrijven in de regio Alkmaar! Meer weten? Scroll even verder ;-)

Wat bieden wij jou

• Werken op basis van jouw beschikbaarheid, handig!
• Oproepbasis!
• €15 - €16 bruto (geen all-in loon!)
• Avonden en weekenden lekker vrij!
• 25 vakantiedagen 8% vakantiegeld
• Werken in de regio Alkmaar!

Wie ben jij

Jij bent bekend met gastvrijheid en dienstverlening. Misschien heb je gewerkt in de klantenservice, events of reisbranche? Of je hebt een leuke stage gedaan. In elk geval weet jij als geen ander hoe je bezoekers een warm welkom geeft ;-)

Als receptioniste is het belangrijk dat je representatief bent en goed overweg kunt met computers. Ook spreek en schrijf jij vloeiend Nederlands en bent bekend met de basis van de Engelse taal.

• Je bent op zoek naar een flexibele (bij)baan, het gaat namelijk om werken op oproepbasis. Wekelijks geef jij aan wanneer je kunt werken en wanneer niet. Ideaal dus als je werkt als ZZP'er, een hobby hebt of een studie volgt!
• Je bent minimaal 3 dagen per week beschikbaar om te worden opgeroepen (doordeweeks en overdag, we hebben geen diensten in de avonden en in het weekend)
• If you don't speak Dutch, we kindly ask you not to apply. Proficiency in Dutch is essential for this position.

Wat ga je doen

Bij verschillende kantoren in de regio Alkmaar ga je aan de slag als receptioniste.

Je bent het visitekaartje van de organisatie! Als receptioniste maak jij namelijk het verschil tijdens de ontvangst. Je verzorgt een warm welkom, zowel aan de telefoon als achter de balie. Daarnaast houd je je bezig met (licht) administratieve taken en zorg je ervoor dat de ontvangstruimte er verzorgd uitziet.

Jouw daadwerkelijke takenpakket verschilt per locatie.

• Je gaat werken op oproepbasis. Wij kunnen geen uren garanderen.
• Wanneer je wordt ingezet is dat doordeweeks en overdag.
• Je wordt ingezet in de regio Alkmaar en Wognum.
• Het reizen met eigen vervoer maakt je wel flexibeler inzetbaar.

Waar ga je werken

Jij gaat als receptioniste aan de slag voor SPARQ. SPARQ is een onderdeel van Tempo Team en DÉ hospitality specialist. Wij helpen bedrijven door het hele land met receptie- en facilitaire dienstverlening.

Aan de hand van jouw beschikbaarheid, kijken we welke bedrijven aansluiten. Wekelijks geef je via ons plansysteem aan wanneer je beschikbaar bent en op basis daarvan plannen wij jou in. Handig he?

• Flexibel werken bij de mooiste kantoren in de regio Alkmaar!
• Zelf aangeven wanneer je wel en niet kunt werken!
• If you don't speak Dutch, we kindly ask you not to apply. Proficiency in Dutch is essential for this position.

Sollicitatie

Je wilt meteen beginnen? Dat begrijp ik! Eerst nog even solliciteren! Dat kan via de knop 'Solliciteren', of door je cv te sturen naar recruitment@sparq.nl met vermelding van de vacature. Wij nemen dan graag zo snel mogelijk contact met je op!

SPARQ is onderdeel van Tempo-Team. Dat is ook de reden dat je straks bij je sollicitatie op het platform van Tempo-Team komt.

Over de vacature

Wegens ziekte-uitval zijn wij voor SOVON per direct op zoek naar een zeer ervaren en daadkrachtige directiesecretaresse / office manager. Omdat je invalt tijdens een lopend schooljaar, is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, overzicht bewaart en weinig inwerktijd nodig hebt. Heb jij bij voorkeur al ervaring binnen het (voortgezet) onderwijs en draai jij je hand niet om voor complex agendabeheer en het professioneel opvangen van bezoekers? Dan zoeken wij jou om het secretariaat tijdelijk in goede banen te leiden!

wat bieden wij jou

• Tijdelijke opdracht van minimaal 3 maanden
• Salaris in schaal 7,8 of 9 obv ervaring
• Kans op verlenging!
• Per direct beschikbaar

wie ben jij
Jij bent een zeer ervaren en daadkrachtige directiesecretaresse of office manager die snel haar weg vindt in een nieuwe organisatie. Omdat je invalt tijdens ziekte-uitval, weet je direct hoofd- van bijzaken te scheiden, heb je weinig inwerktijd nodig en neem je van nature het voortouw. Je bent organisatorisch ijzersterk, communicatief vaardig en voelt haarfijn aan hoe je het bestuur optimaal kunt ontzorgen.

• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of een vergelijkbare rol;
• Je hebt bij voorkeur al ervaring opgedaan binnen het (voortgezet) onderwijs en bent bekend met de dynamiek van een schoolorganisatie;
• Complex agendabeheer, professionele mailafhandeling en het grondig voorbereiden van overleggen zijn voor jou gesneden koek;
• Je ziet werk liggen, pakt zaken zelfstandig op en houdt ook op hectische momenten het overzicht;
• Je werkt prettig samen met je twee collega-secretaresses en bent een warm, professioneel visitekaartje voor bezoekers en het bestuur;
• Je bent 16 uur per week beschikbaar: in ieder geval op vrijdagmiddag 4 uur en op dinsdag en donderdag 2 x 6 uur.

wat ga je doen
In deze rol spring je per direct in om de continuïteit op het secretariaat te waarborgen. Samen met jouw twee directe collega-secretaresses zorg jij ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel blijft lopen en het bestuur optimaal gefaciliteerd wordt. Jij pakt de regie op de dagelijkse operationele taken en zorgt dat de bestuurders zich volledig kunnen richten op hun kerntaken.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Je beheert proactief en nauwkeurig de drukke agenda’s van het bestuur en stemt afspraken af met interne en externe belanghebbenden;
• Je bent de eerste filter voor de inkomende mail, signaleert prioriteiten en handelt berichten waar mogelijk zelfstandig af;
• Je zorgt voor een grondige organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen (agendering, verzamelen van vergaderstukken en logistieke afstemming);
• Je ontvangt bezoekers met open armen en een professionele uitstraling op het secretariaat;
• Je denkt continu een stap vooruit, vangt ad-hoc vraagstukken op en bewaart de rust op hectische momenten;
• Je stemt de verdeling van de werkzaamheden af met je twee vaste collega's, zodat het secretariaat als een geoliede machine blijft draaien.

waar ga je werken
Je komt te werken bij SOVON. een betrokken en dynamische onderwijsorganisatie in het voortgezet onderwijs. Binnen SOVON staat de kwaliteit van het onderwijs en het welzijn van de leerlingen én medewerkers centraal.

Op het bestuurssecretariaat kom je terecht in een hecht, professioneel en warm team. Je gaat nauw samenwerken met twee ervaren, vaste collega-secretaresses. De sfeer op de afdeling is collegiaal, open en daadkrachtig: er wordt hard gewerkt om het bestuur optimaal te ondersteunen, maar er is altijd ruimte voor onderlinge afstemming en een fijne werk-privébalans. Omdat je invalt voor een zieke collega, staat het team klaar om jou een warme ontvangst te geven en snel wegwijs te maken binnen de organisatie.

sollicitatie
Kun jij je vinden in deze vacature? Solliciteer direct met jouw CV en motivatie!