Administratie & Secretarieel Vacatures in Den Helder

Over de vacature

Houd jij altijd het overzicht en zorg je ervoor dat de werkweek van onze MT-leden op onze locatie in Utrecht soepel verloopt? Kun jij snel schakelen in een dynamische, bestuurlijke en soms hectische omgeving? Dan is deze vacature iets voor jou!

Wat ga je doen?
Van tijdelijke ondersteuning naar een vaste kracht in het team: we zijn op zoek naar een managementondersteuner die zich voor langere tijd aan onze organisatie wil verbinden. Samen bouwen we verder aan een sterk en professioneel team waarin jij een belangrijke rol speelt. Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de werkzaamheden van onze MT-leden efficiënt, zorgvuldig en soepel verlopen, ook in hectische periodes. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er nodig is. Daarmee ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en een professioneel eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meedenkt over hoe het beter kan. Zie jij kansen om een werkproces slimmer, efficiënter of uniformer te maken? Dan krijg je de ruimte om dit aan te kaarten en met verbeteringen te komen. Zo draag je direct bij aan de professionalisering van het team én de organisatie. Jouw werkzaamheden zijn onder andere: - Beheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoogambtelijke en politieke contacten. Voorbereiden, organiseren en afronden van overleggen, inclusief vergaderruimtes, catering en eventuele hotelovernachtingen.

• Plannen en organiseren van evenementen, zelfstandig of samen met de programmaondersteuner.
• Opvragen, beheren en tijdig gereedzetten van stukken voor besluitvorming.
• Opstellen en verzamelen van documenten, opvolgen van acties en besluiten en signaleren van knelpunten.
• Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoekers.
• Ondersteunen van het MT-lid en team bij personele zaken en bijzondere momenten, zoals de komst, het vertrek en jubilea van collega’s.
• Waar nodig notuleer je overleggen en leg je acties en besluiten vast.

Wat zegt jouw toekomstige collega?
“Werken bij IPO en BIJ12 is leuk. Wat mijn werk uitdagend maakt, is de dynamiek: de ene keer schakel ik met verschillende provincies om afspraken te plannen, de andere keer stem ik af met het ministerie van LVVN. Daarnaast is het een organisatie in ontwikkeling, dus je kunt actief meedenken over processen en verbeteringen. Je krijgt veel ruimte voor zelfstandigheid en vakmanschap. Samen bouwen we aan een sterk team van managementondersteuners, waarin we elkaar helpen, versterken en van elkaar leren.” - Jacqueline – managementondersteuner Wat kun je van ons verwachten?- Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

• Een salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 IPO – cao provincies ) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eersteklas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
• € 6.000 persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Wat breng jij mee?
Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. Vanuit jouw expertise ben je een volwaardige gesprekspartner voor de MT-leden. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen. Verder heb je: - Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit zijn wij
Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief. Het team
Je komt terecht in een team van acht collega’s: zes managementondersteuners en twee directiesecretaresses. Samen zorgen jullie ervoor dat het managementteam optimaal wordt ondersteund. Een deel van het team werkt vanuit Den Haag en een deel vanuit Utrecht, afhankelijk van de locatie waar de managers werkzaam zijn. Tijdens vakanties of bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over en vervangen jullie elkaar waar nodig. Kom jij werken als managementondersteuner bij IPO?
Ben je enthousiast geworden en denk je dat dit weleens dé nieuwe baan voor jou kan zijn?Stuur uiterlijk voor 4 oktober 2026 je motivatiebrief en cv naar vacatures@ipo.nl . Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met recruitment door te mailen naar vacatures@ipo.nl . Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Bram Jansen (manager bedrijfsvoering) via 06-21841262 of bram.jansen@ipo.nl . We kijken uit naar jouw reactie. Bij het vinden van een geschikte kandidaat kunnen we de vacature eerder sluiten, dus wacht niet te lang! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Over de vacature

Wil jij een onmisbare spil zijn in het hart van de lokale politiek? Gemeente Den Helder zoekt een organisatorisch talent met oog voor detail om als Medewerker Griffie de gemeenteraad vlekkeloos te laten functioneren.

Wat bieden wij jou

• Salaris tussen €20,81 en €29,21 per uur
• Opdracht tot het einde van het jaar
• 8 uur per week
• Werken in Den Helder
• Werken voor Gemeente Den Helder
• Leuke en afwisselende functie!

Wie ben jij
Jij werkt graag zelfstandig en gestructureerd binnen een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving.

• Je werkt uiterst nauwkeurig en weet overzicht te houden, ook als er veel tegelijk gebeurt.
• Je bent communicatief sterk en hebt een dienstverlenende, klantgerichte instelling.
• Je hebt affiniteit met (lokale) politiek en beschikt over relevante vaktechnische kennis op administratief/secretarieel vlak.
• Je bent flexibel ingesteld en vindt het geen probleem als een raadsvergadering een keer uitloopt.

Wat ga je doen
Als Medewerker Griffie ondersteun je de griffier en raadsadviseurs bij de secretariële, administratieve en organisatorische voorbereiding van het bestuurlijke proces. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.

• Ondersteuning van het raadsproces: Je verzamelt en ordent vergaderstukken, plant afspraken in en bewaakt strak de voortgang van actiepunten en verzoeken.
• Organisatie & Facilitering: Je helpt bij de praktische organisatie van raadsvergaderingen, bijeenkomsten en andere raadsactiviteiten.
• Informatievoorziening & Archivering: Je bent een aanspreekpunt voor vragen over de griffie en zorgt voor een nauwkeurige documentatie en archivering van bestuurlijke stukken.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij de griffie van Gemeente Den Helder. Waar de ambtelijke organisatie het college van B&W ondersteunt, werkt de griffie exclusief voor én namens de gemeenteraad. Wij zijn een klein, hecht en gedreven team dat bestaat uit de griffier, raadsadviseurs en ondersteunend personeel. Samen vormen we de onafhankelijke motor achter de lokale democratie.

De sfeer op de griffie is collegiaal, dynamisch en oplossingsgericht. Je bevindt je midden in het politieke krachtenveld van een dynamische haven- en marinestad. Werken bij Den Helder betekent werken in een stad met een geheel eigen karakter, waar maatschappelijke thema’s direct voelbaar zijn. Omdat wij rechtstreeks voor de volksvertegenwoordigers werken, is geen dag hetzelfde. Je schakelt snel, hebt direct contact met raadsleden en zorgt samen met je collega's dat het democratische proces transparant, soepel en professioneel verloopt.

Sollicitatie
🚀 Interesse?
Reageer direct met jouw cv en motivatie!