Administratie & Secretarieel Vacatures in 's Gravenhage

Over de vacature

Dit ga je doen

Als Management Assistant bij de Rijksoverheid zorg je dat topfunctionarissen zich kunnen focussen op hun kerntaken. Je werkt in Den Haag in een dynamische omgeving, nauw samen met andere assistenten binnen verschillende ministeries.

• Beheer je proactief complexe agenda's en stem je afspraken zorgvuldig af met interne en externe partijen;
• Coördineer en bereid je vergaderingen voor, inclusief stukken, notulen en opvolging van actiepunten;
• Beheer je inkomende en uitgaande communicatie en bewaak je prioriteiten en deadlines;
• Ondersteun je projecten en evenementen door planning, afstemming en praktische organisatie te verzorgen;
• Schakel je flexibel bij ad-hoc verzoeken en veranderingen in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Dit ben jij

Je bent een ervaren Management Assistant die discreet, taalvaardig en stevig in een bestuurlijke omgeving staat.

• Minimaal 2 jaar ervaring als Management Assistant binnen de overheid;
• Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk;
• Woonachtig in regio Den Haag of bereid dagelijks te reizen;
• Ervaring met iBabs of vergelijkbare vergadersoftware is gewenst.

Over het bedrijf

Je gaat via Secretary Plus aan de slag bij één van de ministeries in en rond ’s-Gravenhage, in het hart van de Rijksoverheid. De organisatie coördineert het algemeen regeringsbeleid en de overheidscommunicatie, inclusief voorlichting over het Koninklijk Huis. Je werkt in moderne, goed beveiligde kantoorpanden met vergaderruimtes, stilteplekken en representatieve ontvangstruimtes, waar professionaliteit en discretie dagelijks merkbaar zijn.

Je komt terecht in een secretariaatsteam van ongeveer 8 tot 12 assistenten, waar veel wordt samengewerkt en kennis gedeeld. De sfeer is informeel in de omgang, maar formeel in de werkwijze en dresscode. Lijkt het je wat om in deze omgeving te werken? Solliciteer via het formulier hieronder of neem contact met ons op bij vragen.

Wat bieden wij jou?

Je bent een ervaren Management Assistant die discreet, taalvaardig en stevig in een bestuurlijke omgeving staat.

• Minimaal 2 jaar ervaring als Management Assistant binnen de overheid;
• Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk;
• Woonachtig in regio Den Haag of bereid dagelijks te reizen;
• Ervaring met iBabs of vergelijkbare vergadersoftware is gewenst.

Over de vacature

Ben jij nauwkeurig, administratief onderlegd en bekend met het boeken van dienstreizen binnen de Rijksoverheid? De Tweede Kamer der Staten-Generaal in Den Haag is per direct op zoek naar een enthousiaste en accurate Medewerker Reisbureau voor een tijdelijk project. Ben jij degene die we zoeken? Solliciteer dan vandaag nog!

Wat bieden wij jou

• Verdien tot wel €21,58 per uur! (o.b.v. ervaring)
• Een tijdelijke opdracht bij de Rijksoverheid
• Flexibele werkweer van 28 uur
• Administratieve functie waar accuratie op 1 staat
• Werken in hartje Den Haag bij de Tweede Kamer
• Werken voor de overheid staat goed op je CV

Wie ben jij
Om deze opdracht tot een succes te kunnen maken, voldoe je in ieder geval aan onderstaande vereisten:

• Je beschikt over een afgeronde MBO-opleiding;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het boeken van reize in Travelpoint of TEM binnen de overheid;
• Je hebt kennis van de geldende regels en richtlijnen met betrekking tot dienstreizen binnen de Rijksoverheid;
• Je bent zeer accuraat, zelfstandig en weet snel je weg te vindne in financiële systemen.

Wat ga je doen
In deze functie werk je op het reisbureau van de Tweede Kamer en verzorg je de boekingen voor zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer. Je bent verantwoordelijk voor het correct boeken van treinreizen, vluchten en hotelovernachtingen en de financiële afhandeling daarvan. Jouw werkzaamheden hieronder op een rijtje:

• Het boeken van treinreizen, vliegtickets en hotelaccommodaties voor de Eerste en Tweede Kamer via het boekingsplatform Travelpoint.
• Het naleven en toepassen van de geldende regels rondom dienstreizen binnen de Rijksoverheid.
• Het zorgvuldig afhandelen en verwerken van reisdeclaraties in het financiële systeem.
• Waarborgen van een accurate administratieve stroom rondom alle geboekte reizen.

Waar ga je werken
Voor deze functie kom je tijdelijk te werken in het politieke hart van Nederland, namelijk aan het Prinses Irenepad 1 in Den Haag. Je gaat aan de slag bij het interne reisbureau van de Tweede Kamer. Het is in deze functie ook mogelijk om deels hybride te werken.

Sollicitatie
Ben jij flexibel en vooral heel accuraat? En past deze functie als administratief medewerker bij het Reisbureau helemaal bij jou! Solliciteer dan snel met jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Let op: zonder motivatiebrief kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.

Solliciteren kan tot vrijdag 9 oktober 12:00

Over de vacature

Per direct beschikbaar? Mooi! We zijn op zoek naar ervaren administratieve toppers die aan het werk willen in Noordwijkerhout. Wil jij werken voor één van onze toffe klanten in de vastgoedonderhoud, renovatie en schadeherstel? Voor een goed salaris? Mooi! Jij krijgt ook nog eens de keuze of je 24 of 32 uur wil werken.

Lees snel verder wat voor werk je kan verwachten en reageer! Wij nemen dan contact met je op!

Wat bieden wij jou

• 24 tot 36 uur per week, van 08:00 tot 17:00!
• Werken in Noordwijkerhout!
• Gezellige uitjes, behulpzame en fijne collega's!
• De intentie voor een vast contract!
• Geen dag is hetzelfde, veel variatie in taken!
• Een fijne werkgever die jouw hulp kan gebruiken!

Wie ben jij
Jij bent een persoon die zich makkelijk aanpast in een nieuwe omgeving. Samenwerken met je collega's geeft jou energie en je houdt van gezelligheid. En je bewaart altijd het overzicht! Welke boxen vink jij verder af?

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• 24 tot 32 uur per week beschikbaar
• Ervaring in administratief werk op een opleiding in die richting
• Beschikbaar op in elk geval maandag en vrijdag, dagen er tussen zijn in overleg

Wat ga je doen
Als administratief medewerker verricht je alle administratieve en secretariële werkzaamheden in de meest brede zin van het woord. Je zorgt voor het vastleggen van gegevens, en een volledig juiste administratieve afhandeling van de bedrijfsactiviteiten. De schilders die voor het bedrijf werken kunnen je bellen om te vragen wat de planning is. Je werkt nauw samen met je 3 collega's op kantoor. Je bent beschikbaar op in elk geval maandag en vrijdag. De dagen tussenin zijn in overleg!

• Op correcte wijze verzamelen, invoeren, registreren en controleren van administratieve gegevens
• Aannemen, registreren en verwerken van klantgesprekken
• Het uitzoeken van werkbonnen en de planning
• Klantcontact per telefoon en email

Waar ga je werken
De organisatie is sinds 2007 actief in de wereld van vastgoedonderhoud, renovatie en schadeherstel met professionele folieoplossingen.

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!
#MKB #adminstratiefmedewerker #werkplezier

Over de vacature

Zoek jij als jurist een échte wereldbaan binnen de Rijksoverheid waar je internationale ervaring kunt opdoen? Heb je talent voor juridisch beslissen en wil je maatschappelijk relevant werk doen? Start dan als Beslismedewerker Reisdocumenten bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag en word verantwoordelijk voor de beoordeling van wereldwijde aanvragen!

Klinkt een opdracht tot in ieder geval maart 2027 met kans op verlenging, een 32 of 36-urige werkweek en een goed salaris jou als muziek in de oren? Laat deze kans niet liggen: lees snel verder en solliciteer nu!

Wat bieden wij jou

• €3.333 - €4.457 br/maand obv 36 uur per week
• Opdracht tm maart 2027 met kans op verlenging!
• Eindejaarsuitkering: 8,3% + reiskostenvergoeding
• Werken in hartje Den Haag!
• 8% vakantiegeld en 28 dagen per jaar verlof
• Pensioen vanaf dag 1 en APB aanvulling!

Wie ben jij
Als beslismedewerker reisdocumenten beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Bij voorkeur ervaring met -, maar zeker talent voor juridisch beslissen waarbij actief naar toepasselijke wet- en regelgeving moet worden gezocht
• (Ruime) kennis van Nationaliteitswetgeving, Namenrecht en Internationaal Privaatrecht
• Beheersing van de Nederlandse taal op C1 en het Engels op minimaal B2 niveau
• Ervaring met Reisdocumenten Aanvraag-en Archiefstation (RAAS), ervaring met de Basisregistratie Personen (BRP) is een pré

Wat ga je doen
Als beslismedewerker reisdocumenten start je je dag met het controleren van je mail. Er wordt wereldwijd gewerkt
dus ook wanneer je slaapt zijn je collega’s op de ambassades druk bezig. Je kijkt of er zaken zijn die met spoed opgepakt moeten worden zoals bijvoorbeeld nooddocumenten voor Nederlanders die gestrand zijn in het buitenland of aanvragen die door urgentie met spoed behandeld dienen te worden.

De rest van de ochtend besteed je aan het behandelen van aanvragen. Hierbij ben je juridisch aan het beslissen op paspoortaanvragen afkomstig van de Nederlandse ambassades. Dit doen we wereldwijd dus je duikt zo nu en dan ook in de buitenlandse wetgeving.

In de middag komt jouw teammanager je halen voor het weekoverleg met je team. Hier worden de cijfers gepresenteerd, zo ben je op de hoogte van het aantal aanvragen dat nog binnen gaat komen, al verwerkt is en nog verwerkt moet worden.

De rest van de middag besteed je aan het analyseren van aanvragen. Over alle aanvragen die jij als incompleet beschouwt of die je zelfs buiten behandeling stelt, dient de klant natuurlijk ook geïnformeerd te worden. Daarom heb je tijd vrijgemaakt voor deze administratie. Je schrijft zelf de brieven en draagt bij aan een georganiseerde administratie zodat jouw team zonder enige moeite het werk kan overnemen bij jouw afwezigheid. Jullie zijn namelijk als team verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag. De CSO is de backoffice van het wereldwijde reisdocumentenproces, en is de grootste uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Jij draagt bij aan de besluitvorming op ingediende reisdocumentaanvragen, waarbij je steeds de belangen van de klant voor ogen houdt.

• Het kantoor waar je komt te werken zit aan de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, ook wel Terminal Zuid!

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature voor de functie beslismedewerker reisdocumenten? Solliciteer dan snel met jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Let op: zonder motivatiebrief kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.

Solliciteren kan tot 25 augustus 15:00 uur.

Over de vacature

Ben jij een organisatietalent dat snel kan schakelen, van improviseren houdt en het leuk vindt om de spil te zijn in een internationale omgeving? Krijg jij energie van de juiste spullen op de juiste plek krijgen, agenda’s plannen én een praatje maken met je collega’s bij de koffieautomaat? Dan hebben wij dé geknipte baan voor jou als Managementondersteuner bij de Directie Sub-Sahara Afrika!

Wat bieden wij jou

• Een mooi salaris tussen €2.943,42 en €3.660,24!
• Fulltime aan de slag voor 36 uur in de week.
• Pensioen opbouw vanaf dag 1!
• Kans op verlenging!
• OV kosten worden 100% vergoed!
• Werken bij Rijksoverheid!

Wie ben jij
Jij houdt van plannen en bent van jezelf lekker georganiseerd! Als het druk is op het werk, blijf jij rustig en weet je precies wat als eerste af moet. Je helpt collega’s graag, maar durft het ook te zeggen als iets even niet kan.
Verder beschik je over onderstaande punten:

• Je hebt MBO werk/denkniveau.
• Je hebt al minstens 2 jaar gewerkt in een soortgelijke ondersteunende rol.
• Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als schrift.

Wat ga je doen
Als managementondersteuner zorg je ervoor dat alles binnen de directie op rolletjes loopt, taken waar jij onder andere verantwoordelijk voor bent:

• Agenda's en mail beheren: Jij plant afspraken in voor jouw afdelingshoofd en zorgt dat de mailbox netjes bij blijft.
• Vergaderingen regelen: Je bereidt overleggen voor, verzamelt de juiste papieren en maakt korte verslagen.
• Reizen en events organiseren: Van het boeken van een hotel of vliegticket tot het regelen van een locatie en lunch voor een teamuitje.
• Bezoekers ontvangen: Je meldt gasten aan en brengt belangrijke bezoekers (zoals ambassadeurs!) netjes naar de juiste kamer.
• Administratie en post: Je helpt bij het schrijven van brieven, regelt praktische zaken bij de postkamer of ICT en pakt administratie op.

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij de Directie Sub-Sahara Afrika (DAF), een onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag! Afrika staat volop in de schijnwerpers bij de politiek, pers en maatschappij. Bij de directie Sub-Sahara Afrika (DAF) komen politieke banden, economie en ontwikkelingshulp samen. DAF schakelt snel op het nieuws en adviseert over de rol van Nederland in Afrika. Intern werkt de directie samen met het eigen ministerie, vakdepartementen en buitenlandse posten.
Extern heeft DAF contact met o.a. de Tweede Kamer, bedrijven, de EU, Afrikaanse ambassades en kennisinstituten.

Het team telt zo'n 35 medewerkers, verdeeld over 2 afdelingen en 5 regio’s (West-Afrika, Sahel, Hoorn van Afrika, Grote Meren en Zuidelijk Afrika). Iedereen richt zich op specifieke landen of thema's en ondersteunt elkaar waar nodig.

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk maandag 12 oktober voor 10:00u!

Over de vacature

Regelen, plannen en organiseren: jij zorgt dat de directie vlekkeloos draait. Als managementondersteuner ben jij met je collega’s de onmisbare motor van deze internationale organisatie. Ben jij een geduldig én secuur organisatietalent? Dan is deze functie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor jou!

Voor een salaris van €3333,81 en €4457,77 bruto per maand, 36 uur per week en de optie om deels thuis te werken, kan jij aan de slag! Lees snel verder!

Wat bieden wij jou

• Een mooi salaris tussen de €3333,81 en €4457,77!
• Fulltime aan de slag voor 36 uur in de week
• Opdracht voor tenminste 1 jaar na startdatum!
• Werken in hartje Den Haag bij de Rijksoverheid!
• Pensioen vanaf dag 1 en ABP-aanvulling!
• Met kans op verlenging!

Wie ben jij
Naast dat je je herkent in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur beschik je over een MBO niveau 4 opleiding in de richting van Office-management, Personal Asisstent of een andere vergelijkbare support opleiding. Heb je nog geen werkervaring in deze rol dan ben je ook welkom om te solliciteren. Het is wel belangrijk dat je uitstekend overweg kunt met het gehele MS Office pakket (Outlook, SharePoint, Teams, Excel) en kennis hebt van sociale media. En dat je een goede beheersing hebt van zowel de Nederlandse als Engelse taal (vanwege de internationale context).

Wat ga je doen
Als managementondersteuner speel je een cruciale rol binnen ons secretariaat. Je zorgt samen met je collega-ondersteuners voor een stevige basis van de organisatie. Je ondersteunt en werkt nauw samen met een manager, project- of teamleden binnen een werkomgeving die sterk beïnvloed wordt door de internationale actualiteit.

Je taken zijn administratief en logistiek van aard. Denk hierbij aan agendabeheer, verslaglegging maar bijvoorbeeld ook het plannen en organiseren van ontvangsten en bijeenkomsten. Je laat werkprocessen soepel verlopen en helpt bij het aanleggen van werkdossiers voor bijvoorbeeld een van de ministers. Je zorgt ervoor dat jouw collega's op tijd over de informatie beschikken die zij nodig hebben.

Waar ga je werken
Voor deze functie ga je aan de slag bij de Directie Sociale Ontwikkeling binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De Directie Sociale Ontwikkeling is het kenniscentrum binnen BZ voor cruciale thema's zoals gendergelijkheid, vrouwenrechten, mondiale gezondheid en het maatschappelijk middenveld. De directie telt ongeveer 60 gedreven medewerkers. Waar jij er binnenkort misschien wel eentje van bent!

• Het kantoor zit op loopafstand van Den Haag Centraal, aan de Schedeldoekshaven 101.
• Maar we werken ook hybride! Dus je kan een goede balans realiseren in je werkweek.

Sollicitatie
Ben jij de nieuwe managementondersteuner die we zoeken? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over de functie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken!

Let op: voor deze vacature is het verplicht een motivatiebrief aan te leveren!