Directiesecretaresse Vacatures in Utrecht

Over de vacature

Over het werk

Als Directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen Samenwerkende Kinderopvang. Je ondersteunt vier directieleden en zorgt ervoor dat hun agenda's, afspraken en vergaderingen goed georganiseerd zijn. Je bereidt vergaderingen van onder andere het DirectieTeam (DT) en de Raad van Commissarissen (RvC) voor, stelt agenda's en vergaderstukken samen en verzorgt waar nodig de notulen. Ook bewaak je actiepunten en deadlines, zodat afspraken worden nagekomen en de directie goed voorbereid aan tafel zit. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft.

Samen met de afdeling Officemanagement zorg je voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden rondom de directie. Je bent een aanspreekpunt voor collega's en externe relaties, handelt correspondentie zelfstandig af en verzamelt informatie ter ondersteuning van besluitvorming en projecten. Daarnaast beheer je vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers, verzorg je de administratieve afhandeling van budgetten en declaraties en organiseer je bijeenkomsten, zakenreizen en attenties bij bijzondere gelegenheden. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, vooruit te denken en verbeteringen aan te dragen. Zo zorg je niet alleen dat alles goed geregeld is, maar draag je ook bij aan een effectieve samenwerking en professionele ondersteuning van de directie.

Jouw werkzaamheden op een rij:

• Je beheert de agenda's van vier directieleden en organiseert afspraken en vergaderingen, inclusief de voorbereiding van vergaderstukken en het bewaken van actiepunten.
• Je verzorgt correspondentie, stelt presentaties en rapportages op en verzamelt informatie voor besluitvorming en projecten.
• Je beheert vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers en zorgt voor een correcte archivering van besluiten en notulen.
• Je verzorgt de administratieve afhandeling van directiebudgetten, declaraties en uitgaven en beheert bestuurlijke lidmaatschappen.
• Je organiseert bijeenkomsten, zakenreizen en attenties en denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en de samenwerking binnen de organisatie.

Wij bieden jou

• Een afwisselende functie voor 32-36 uur per week, waarin je nauw samenwerkt met vier directieleden.
• Een salaris conform schaal 10 van de cao Kinderopvang (€ 3.952 - € 5.375 o.b.v. 36 uur per week).
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij wederzijdse tevredenheid.
• De mogelijkheid om één dag thuis te werken op woensdag of vrijdag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer of volledige vergoeding van het openbaar vervoer.
• Een goede pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg & Welzijn.
• Een moderne werkplek op ons servicebureau in Maarssen.
• Ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en processen verder te verbeteren.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via ons Ontwikkelhuis.
• Deelname aan ons vitaliteitsprogramma, gratis sporten bij SportCity en toegang tot het welzijnsplatform Empowr.
• Personeelskorting op kinderopvang bij een van onze aangesloten locaties.

Over jouw kwaliteiten

Jij bent iemand die graag vooruitdenkt en het overzicht bewaart, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je voelt goed aan wat prioriteit heeft, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en neemt initiatief wanneer dat nodig is. Je werkt nauwkeurig, communiceert helder en weet hoe belangrijk discretie is wanneer je met vertrouwelijke informatie werkt. Je bent servicegericht, maar durft ook kritisch mee te denken en zaken bespreekbaar te maken. Je begrijpt dat een goede voorbereiding en een zorgvuldige opvolging het verschil maken in de ondersteuning van de directie.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante opleiding op het gebied van directiesecretariaat, managementondersteuning of officemanagement.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de ondersteuning van een directie of bestuur.
• Ervaring met complex agendabeheer, vergadercoördinatie en het voorbereiden van vergaderstukken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office en andere administratieve systemen.
• Een zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkhouding. Je bent analytisch, stressbestendig en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

Over Samenwerkende Kinderopvang

Samenwerkende Kinderopvang is een groeiende organisatie met verschillende kinderopvangorganisaties, ieder met een eigen karakter en identiteit. Samen bieden we kinderen van 0 tot 12 jaar een veilige, vertrouwde en uitdagende omgeving waarin zij zich kunnen ontwikkelen.

Vanuit ons servicebureau in Maarssen ondersteunen we onze labels op onder andere het gebied van HR, recruitment, IT, marketing en financiën. We combineren de slagkracht van een landelijke organisatie met de betrokkenheid van lokale kinderopvangorganisaties. Daarbij werken we samen aan goede kinderopvang, met oog voor kinderen, ouders en medewerkers. Als Directiesecretaresse draag jij eraan bij dat onze directie zich kan richten op de koers en ontwikkeling van de organisatie.

Enthousiast geworden?

Zie jij jezelf als de organisatorische spil die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? En krijg je energie van een functie waarin je vooruitdenkt, verantwoordelijkheid neemt en nauw samenwerkt met de directie? Dan maken we graag kennis met je!

Solliciteer via de sollicitatieknop. Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met onze recruiter Asmara via recruitment@samenwerkendekinderopvang.nl .

Wervende tekst

Ben jij organisatorisch sterk, houd je graag overzicht en denk je altijd een stap vooruit? In deze functie ondersteun je vier directieleden en zorg je ervoor dat afspraken, vergaderingen en communicatie soepel verlopen. Interesse? Lees snel verder!

Over de vacature

Krijg jij energie van organiseren op topniveau en wil jij meewerken aan het spoor van de toekomst? Bij ProRail speel je een centrale rol in het ondersteunen van het management bij de landelijke invoering van een modern spoorbeveiligingssysteem. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt, bent het gastvrije gezicht voor bezoekers en tilt het secretariaat naar een hoger niveau.

wat bieden wij jou

• tot 30-09-2028 met optie tot verlenging
• parttime aan de slag voor 28 uur per week
• veel afwisseling in een dynamische context
• samen bouwen aan het spoor van de toekomst
• centraal in Utrecht, toplocatie bij het station
• inschaling in schaal 5 conform cao

wie ben jij

Om deze baan goed uit te kunnen voeren, voldoe je als managementondersteuner aan de volgende eisen:

• Je bent bereid om in Utrecht te werken
• Je bent 28 uur per week beschikbaar
• Je spreekt uitstekend Nederlands
• Je hebt werkervaring als managementondersteuner, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse
• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding niveau vier
• Je hebt ervaring met Microsoft 365

wat ga je doen

Jij bent de spil achter de schermen van de directie. Je zorgt ervoor dat de programmadirecteur altijd precies de juiste mappen en stukken voor zich heeft liggen voor belangrijke afspraken met bijvoorbeeld het ministerie. Je ontvangt gasten met een glimlach, regelt complexe afspraken en zorgt dat alle digitale documenten netjes en vindbaar zijn opgeslagen.

• Voorbereiden en organiseren van complexe afspraken en bestuurlijke overleggen
• Verzamelen, ordenen en tijdig klaarzetten van vergaderstukken in overzichtelijke dagmappen
• Beheren van de digitale informatiehuishouding en archivering in SharePoint
• Ontvangen en begeleiden van externe gasten en bestuurlijk bezoek als host
• Verzorgen van de on- en offboarding van medewerkers rondom toegangsrechten en distributielijsten
• Nauw samenwerken met de directiesecretaresse en collega's op het secretariaat

waar ga je werken

Je stapt binnen in een van de meest herkenbare gebouwen van Utrecht, De Inktpot. Hier werkt de programmadirectie ERTMS aan een gigantische operatie, het landelijk digitaliseren en vernieuwen van de treinbeveiliging. Dit doen we samen met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en diverse vervoerders. De sfeer op de afdeling is professioneel, collegiaal en vooruitstrevend. Iedereen zet zich met trots in voor een betrouwbaar en veilig spoornetwerk, waarbij een open samenwerking en een goede werksfeer vooropstaan.

• Werken in het monumentale hoofdkantoor De Inktpot in Utrecht, uitstekend bereikbaar met het OV
• Onderdeel van een landelijk topproject met grote maatschappelijke betekenis
• Een professioneel, collegiaal team waarin kennisdeling centraal staat
• Een moderne werkomgeving die continu innoveert op digitaal vlak

sollicitatie

Goed om te weten: binnen 15 minuten na je sollicitatie ontvang je van ons een WhatsApp-berichtje. We stellen je dan een paar korte vragen over je sollicitatie om je sneller te kunnen helpen. Heb je geen WhatsApp? Geen probleem! Dan nemen we contact met je op via telefoon of e-mail.