Managementondersteuner

Over de vacature

Krijg jij energie van organiseren op topniveau en wil jij meewerken aan het spoor van de toekomst? Bij ProRail speel je een centrale rol in het ondersteunen van het management bij de landelijke invoering van een modern spoorbeveiligingssysteem. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt, bent het gastvrije gezicht voor bezoekers en tilt het secretariaat naar een hoger niveau.

wat bieden wij jou

• tot 30-09-2028 met optie tot verlenging
• parttime aan de slag voor 28 uur per week
• veel afwisseling in een dynamische context
• samen bouwen aan het spoor van de toekomst
• centraal in Utrecht, toplocatie bij het station
• inschaling in schaal 5 conform cao

wie ben jij

Om deze baan goed uit te kunnen voeren, voldoe je als managementondersteuner aan de volgende eisen:

• Je bent bereid om in Utrecht te werken
• Je bent 28 uur per week beschikbaar
• Je spreekt uitstekend Nederlands
• Je hebt werkervaring als managementondersteuner, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse
• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding niveau vier
• Je hebt ervaring met Microsoft 365

wat ga je doen

Jij bent de spil achter de schermen van de directie. Je zorgt ervoor dat de programmadirecteur altijd precies de juiste mappen en stukken voor zich heeft liggen voor belangrijke afspraken met bijvoorbeeld het ministerie. Je ontvangt gasten met een glimlach, regelt complexe afspraken en zorgt dat alle digitale documenten netjes en vindbaar zijn opgeslagen.

• Voorbereiden en organiseren van complexe afspraken en bestuurlijke overleggen
• Verzamelen, ordenen en tijdig klaarzetten van vergaderstukken in overzichtelijke dagmappen
• Beheren van de digitale informatiehuishouding en archivering in SharePoint
• Ontvangen en begeleiden van externe gasten en bestuurlijk bezoek als host
• Verzorgen van de on- en offboarding van medewerkers rondom toegangsrechten en distributielijsten
• Nauw samenwerken met de directiesecretaresse en collega's op het secretariaat

waar ga je werken

Je stapt binnen in een van de meest herkenbare gebouwen van Utrecht, De Inktpot. Hier werkt de programmadirectie ERTMS aan een gigantische operatie, het landelijk digitaliseren en vernieuwen van de treinbeveiliging. Dit doen we samen met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en diverse vervoerders. De sfeer op de afdeling is professioneel, collegiaal en vooruitstrevend. Iedereen zet zich met trots in voor een betrouwbaar en veilig spoornetwerk, waarbij een open samenwerking en een goede werksfeer vooropstaan.

• Werken in het monumentale hoofdkantoor De Inktpot in Utrecht, uitstekend bereikbaar met het OV
• Onderdeel van een landelijk topproject met grote maatschappelijke betekenis
• Een professioneel, collegiaal team waarin kennisdeling centraal staat
• Een moderne werkomgeving die continu innoveert op digitaal vlak

sollicitatie

Goed om te weten: binnen 15 minuten na je sollicitatie ontvang je van ons een WhatsApp-berichtje. We stellen je dan een paar korte vragen over je sollicitatie om je sneller te kunnen helpen. Heb je geen WhatsApp? Geen probleem! Dan nemen we contact met je op via telefoon of e-mail.

Advertentie Cv voorbeelden voor Administratie & Secretarieel: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig