Managementondersteuner Vacatures

Over de vacature

Houd jij altijd het overzicht en zorg je ervoor dat de werkweek van onze MT-leden op onze locatie in Utrecht soepel verloopt? Kun jij snel schakelen in een dynamische, bestuurlijke en soms hectische omgeving? Dan is deze vacature iets voor jou!

Wat ga je doen?
Van tijdelijke ondersteuning naar een vaste kracht in het team: we zijn op zoek naar een managementondersteuner die zich voor langere tijd aan onze organisatie wil verbinden. Samen bouwen we verder aan een sterk en professioneel team waarin jij een belangrijke rol speelt. Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de werkzaamheden van onze MT-leden efficiënt, zorgvuldig en soepel verlopen, ook in hectische periodes. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er nodig is. Daarmee ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en een professioneel eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meedenkt over hoe het beter kan. Zie jij kansen om een werkproces slimmer, efficiënter of uniformer te maken? Dan krijg je de ruimte om dit aan te kaarten en met verbeteringen te komen. Zo draag je direct bij aan de professionalisering van het team én de organisatie. Jouw werkzaamheden zijn onder andere: - Beheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoogambtelijke en politieke contacten. Voorbereiden, organiseren en afronden van overleggen, inclusief vergaderruimtes, catering en eventuele hotelovernachtingen.

• Plannen en organiseren van evenementen, zelfstandig of samen met de programmaondersteuner.
• Opvragen, beheren en tijdig gereedzetten van stukken voor besluitvorming.
• Opstellen en verzamelen van documenten, opvolgen van acties en besluiten en signaleren van knelpunten.
• Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoekers.
• Ondersteunen van het MT-lid en team bij personele zaken en bijzondere momenten, zoals de komst, het vertrek en jubilea van collega’s.
• Waar nodig notuleer je overleggen en leg je acties en besluiten vast.

Wat zegt jouw toekomstige collega?
“Werken bij IPO en BIJ12 is leuk. Wat mijn werk uitdagend maakt, is de dynamiek: de ene keer schakel ik met verschillende provincies om afspraken te plannen, de andere keer stem ik af met het ministerie van LVVN. Daarnaast is het een organisatie in ontwikkeling, dus je kunt actief meedenken over processen en verbeteringen. Je krijgt veel ruimte voor zelfstandigheid en vakmanschap. Samen bouwen we aan een sterk team van managementondersteuners, waarin we elkaar helpen, versterken en van elkaar leren.” - Jacqueline – managementondersteuner Wat kun je van ons verwachten?- Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

• Een salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 IPO – cao provincies ) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eersteklas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
• € 6.000 persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Wat breng jij mee?
Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. Vanuit jouw expertise ben je een volwaardige gesprekspartner voor de MT-leden. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen. Verder heb je: - Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit zijn wij
Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief. Het team
Je komt terecht in een team van acht collega’s: zes managementondersteuners en twee directiesecretaresses. Samen zorgen jullie ervoor dat het managementteam optimaal wordt ondersteund. Een deel van het team werkt vanuit Den Haag en een deel vanuit Utrecht, afhankelijk van de locatie waar de managers werkzaam zijn. Tijdens vakanties of bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over en vervangen jullie elkaar waar nodig. Kom jij werken als managementondersteuner bij IPO?
Ben je enthousiast geworden en denk je dat dit weleens dé nieuwe baan voor jou kan zijn?Stuur uiterlijk voor 4 oktober 2026 je motivatiebrief en cv naar vacatures@ipo.nl . Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met recruitment door te mailen naar vacatures@ipo.nl . Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Bram Jansen (manager bedrijfsvoering) via 06-21841262 of bram.jansen@ipo.nl . We kijken uit naar jouw reactie. Bij het vinden van een geschikte kandidaat kunnen we de vacature eerder sluiten, dus wacht niet te lang! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Over de vacature

Zoek jij een veelzijdige en dynamische rol binnen de overheid? Bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed – onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) – zoeken we wegens uitval een enthousiaste management-ondersteuner om ons secretariaat tijdelijk uit de brand te helpen. Samen met je directe collega’s ben jij de strakke spil die zorgt dat alles op rolletjes loopt.

wat bieden wij jou

• volgens CAO Rijk
• werken bij OCW, locatie Den Haag
• tijdelijk, met kans op verlenging
• afwisselende functie in een collegiaal team
• 32 tot 36 uur per week

wie ben jij
Herken jij jezelf in onderstaande eisen?

• Je hebt enkele jaren ervaring in een soortgelijke ondersteunende of secretariële functie.
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en weet snel te schakelen in een veranderende omgeving.
• Je kunt goed zelfstandig én in teamverband werken.

wat ga je doen
Als management-ondersteuner pak jij samen met je team alle voorkomende secretariële taken op. Geen dag is hetzelfde! Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer voor de leden van het Managementteam (MT) en het inplannen van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt: Beantwoorden van de diensttelefoon en beheren van de centrale dienstpostbus.
• Onboarding: Zorgen dat nieuwe medewerkers een warm en vlekkeloos welkom krijgen.
• Communicatie & attenties: Verzorgen van mailings, ziekmeldingen doorgeven en af en toe een bloemetje regelen voor een collega.

waar ga je werken
Je komt te werken bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, een organisatie die valt onder het Ministerie van OCW en als een van de 11 Rijksinspecties samenwerkt binnen de Inspectieraad.

De Inspectie houdt op nationaal niveau toezicht op de informatiehuishouding bij de centrale overheid en op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. Ook dragen we internationaal bij aan het toezicht op de (illegale) in- en uitvoer van cultuurgoederen.

In jouw rol val je direct onder het Hoofd Staf. Je sluit aan bij een ambitieuze en groeiende organisatie van zo’n 60 gedreven collega’s, waar een prettige en collegiale werksfeer heerst.

sollicitatie
Zie jij jezelf als managementondersteuner bij het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap? Solliciteer direct! Let op: voor deze baan moet je een VOG kunnen aanvragen.

Over de vacature

Direct aan de slag bij een maatschappelijk betrokken werkgever? Met een mooi salaris in schaal 7, mét de mogelijkheid om deels thuis te werken? 🚀 Bingo! Dan hebben wij jouw droombaan gevonden. Als Managementondersteuner bij de Gemeente Amersfoort ben jij de onmisbare en organisatorische kracht. Je zorgt ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. En met een 100% vergoeding van je OV-kosten, reis je ook nog eens zorgeloos naar je nieuwe werkplek! Lees snel verder 👇

Wat bieden wij jou

• Verdienen in schaal 7!
• Mogelijkheid op langdurige samenwerking!
• Na de inwerkperiode deels thuiswerken mogelijk!
• 32-36 uur per week!
• Blijf groeien! Volgen van opleidingen mogelijk!
• OV kosten worden 100% vergoed!

Wie ben jij
Ben jij een administratieve duizendpoot met een neus voor oplossingen? Dan is deze rol echt iets voor jou. Je komt pas echt tot bloei in een dynamische omgeving waar je samen met collega's prioriteiten stelt. Je behoudt makkelijk het overzicht, schakelt moeiteloos in hectische situaties en bent een fijne, communicatieve teamspeler. 🤝

Om in deze functie direct te kunnen vlammen, vink jij de volgende harde eisen af:

• Minimaal een afgeronde opleiding op mbo+/hbo-niveau. 🎓
• Aantoonbare en solide werkervaring als managementassistent of ondersteuner. 💼
• Uitstekende digitale vaardigheden (MS Teams, Outlook) én een foutloze beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 💻
• Je bent vanaf 1 september of 1 oktober voor minimaal 32 uur per week beschikbaar. 🗓️
• Het aanvragen van een VOG en meewerken aan een referentiecheck zijn voor jou geen probleem. ✅

Wat ga je doen
Als Managementondersteuner Gemeente Amersfoort ben jij de motor achter de afdelings- en teammanagers! Geen dag is hetzelfde. Je bent het eerste aanspreekpunt voor planning en communicatie. Je filtert telefoontjes en e-mails vliegensvlug en stroopt samen met je team de mouwen op voor het allerbeste resultaat. Jouw takenpakket:

• Beheren en structureren van complexe managementagenda's. Je bewaart het overzicht en creëert direct rust voor het management. 📅
• Voorbereiden van overleggen en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Daardoor kun je jouw creativiteit en organisatietalent helemaal benutten. 🎪
• Professioneel afhandelen van inkomende e-mails en telefoontjes. Daarmee ben jij hét representatieve visitekaartje en de rots in de branding voor collega's en externen. 📞
• Samen met collega's vooruitlopen op op hectische situaties en de juiste prioriteiten stellen. Hierdoor vliegen je dagen voorbij en ga je altijd met een trots, voldaan gevoel weer naar huis. ⚡

Waar ga je werken
De gemeente Amersfoort is een groeiende stad met ruim 160.000 inwoners. Zo'n 1.500 collega's zorgen dat Amersfoort een geweldige stad blijft om in te wonen en werken. Collega's waarderen de positieve, resultaatgerichte werksfeer enorm. Hier doe je het écht samen. 🏙️ Wat kun je verder verwachten?

• Een warm, sociaal team. Dit zie je terug in het samen gezellig lunchen. De oprechte interesse in elkaars weekend en deuren die altijd voor elkaar openstaan. 🥪
• Focus op jouw groei. Een professionele organisatie die écht investeert in jouw talent. Denk aan een breed aanbod van trainingen via een eigen academie. En volop kansen om later door te groeien naar andere afdelingen of zwaardere rollen. 📈
• Een dynamische werkomgeving. Middenin de bruisende stad is geen dag hetzelfde. Het ene moment ben je druk met de waan van de dag rondom een belangrijke raadsvergadering. Het andere moment focus je je op een prachtig nieuw sociaal initiatief voor de i

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Over de vacature

Word de organisatorische spil in Ten Boer bij Nationaal Coördinator Groningen als Managementassistent! In deze maatschappelijk belangrijke baan ben jij de rechterhand van de manager versterking en twee teamleiders. Binnen het informele team Stad & Ommeland breng je rust en overzicht, terwijl je een directe bijdrage levert aan de veiligheid in Groningen!

Wat bieden wij jou

• Salaris tussen € 2.943 en € 3.660 obv 36 uur!
• Pensioenopbouw vanaf dag 1!
• Opdracht voor 6 maanden met kans op verlenging!
• Reiskosten met het OV worden 100% vergoed!
• 32 of 36 uur, jij kiest!
• Werken in Ten Boer!

Wie ben jij
Jij bent een integere, flexibele en stressbestendige ondersteuner die discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en het hoofd koel houdt onder druk. Wat neem je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (harde eis).
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer (harde eis, dient duidelijk uit je CV te blijken).
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare administratieve of secretariële functie.
• Uitstekende beheersing van het Microsoft Office-pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands.

Wat ga je doen
Als Managementassistent versterk je het team Stad & Ommeland in Ten Boer. Dit team houdt zich bezig met de versterkingsoperatie van woningen en panden in en om Groningen. Als rechterhand van de manager en twee teamleiders zorg jij dat het secretariële proces gestroomlijnd verloopt. Jouw dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Beheren en coördineren van de complexe agenda's van de manager en teamleiders.
• Verzorgen en bewaken van de administratieve processen binnen het team.
• Zelfstandig uitvoeren van diverse office-managementtaken.
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen en overleggen.
• Organiseren van teambijeenkomsten en facilitaire zaken op kantoor.

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij Nationaal Coördinator Groningen (NCG). NCG onderzoekt en versterkt gebouwen in het aardbevingsgebied, in samenwerking met gemeenten, de provincie, corporaties en de Rijksoverheid. Het doel is om dicht bij de bewoners te staan en goed naar hen te luisteren. Je werkt op de vestiging in Ten Boer binnen het team Stad & Ommeland. NCG is een jonge, snelgroeiende overheidsorganisatie met een informele werksfeer waarin collega's elkaar snel en makkelijk weten te vinden.

Sollicitatie
Wil jij als Managementassistent de versterkingsoperatie in Ten Boer ondersteunen? Solliciteer direct met jouw goed onderbouwde CV en motivatiebrief!

Over de vacature

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van een dynamische omgeving? Schakel jij moeiteloos tussen het beheren van agenda’s, het notuleren en het regelen van facilitaire en ICT zaken? Ga het komende jaar voor 32 of 36 uur per week aan de slag als managementondersteuner bij het RIVM! Jouw salaris? Tot wel €3660,- bruto per maand!

Wat bieden wij jou

• Salaris tussen €2943,42 en €3660,24 o.b.v. 36 uur!
• Werken in Bilthoven!
• 32 of 36 uur per week, jij kiest!
• Pensioen vanaf dag 1 en 100% ov vergoeding!
• Een baan voor het komende jaar!
• Werken bij het RIVM!

Wie ben jij
Jij bent een echte aanpakker die communicatief ijzersterk is. Plannen en organiseren zit in jouw DNA en je bent hartstikke klantgericht. Samenwerken in een team vind je heerlijk, maar je kunt ook prima zelfstandig beslissingen nemen.

• Minimaal een mbo-diploma in secretariële richting en relevante werkervaring in een ondersteunende of administratieve rol.
• Je bent digitaal vaardig en bent bekend met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, MS Teams) en SAP.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat ga je doen
Als managementondersteuner ben jij de spil van het centrum. Je ontzorgt het centrumhoofd en de afdelingshoofden, die samen het MT vormen. Daarnaast assisteer je ook medewerkers binnen het centrum.

Dit zijn enkele taken, maar zeker niet alle:

• Je beheert agenda’s en bent verantwoordelijk voor het notuleren bij vergaderingen
• Je assisteert bij de patiëntenadministratie
• Je regelt facilitaire- en ICT-gerelateerde zaken

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) in Bilthoven. In het Centrum Infectieziekteonderzoek, Diagnostiek en laboratorium Surveillance (IDS) onderzoeken en bewaken de circa 170 medewerkers de gezondheid van Nederland op het gebied van infectieziekten en zijn hét loket in Nederland voor laboratoriumvragen over humane infectieziekten.

Jij werkt als managementondersteuner samen met je drie collega’s op het secretariaat, én twee collega’s van de patiëntenadministratie. Met elkaar dragen we bij aan het bestrijden en voorkomen van infectieziektes in Nederland.

Sollicitatie
Ga jij als Managementondersteuner aan de slag bij het RIVM? Solliciteer voor maandag 31 augustus 10:00u met je CV en gerichte motivatiebrief!

Over de vacature

De gemeente Groningen zoekt een ervaren managementondersteuner voor de Directie Maatschappelijke Ontwikkeling. In deze functie breng je rust en overzicht binnen een dynamische werkomgeving. Je ondersteunt leidinggevenden en helpt maatschappelijke doelen voor de stad waar te maken. Je vervangt tijdelijk een collega die met zwangerschapsverlof gaat.

wat bieden wij jou

• € 18,43 - € 25,37 bruto per uur
• werken bij de gemeente Groningen
• 32 - 36 uur per week
• Gedempte Zuiderdiep 98
• Tijdelijk contract vanaf 12 oktober
• gemeente Groningen

wie ben jij
Als managementondersteuner werk je nauwkeurig en georganiseerd. Je denkt vooruit en spreekt en schrijft goed Nederlands. Je vindt het leuk om leidinggevenden te ondersteunen en leert nieuwe computersystemen snel aan. Ook ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie op mbo-4 niveau
• ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden
• betrouwbaar in het werken met vertrouwelijke informatie
• goed in het bewaren van overzicht en snel kunnen wisselen van taken
• uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands
• digitaal vaardig en snel in het aanleren van nieuwe computersystemen

wat ga je doen
In deze functie ondersteun je een afdelingshoofd en een teammanager. Je bent ook verantwoordelijk voor de ondersteuning bij een landelijke opdracht. Je zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden, afspraken en planningen soepel verlopen.

• beheren van complexe agenda's en bewaken van deadlines
• organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind
• ondersteunen van managers bij de dagelijkse planning en organisatie
• maken van notulen en vastleggen van besluiten
• eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten
• verzorgen van de administratie zoals facturen en dossiers
• regelen van de start en aanmelding van nieuwe collega's
• signaleren en oplossen van knelpunten in het werk

waar ga je werken
De gemeente Groningen biedt een fijne werkplek bij de Directie Maatschappelijke Ontwikkeling. Je wordt onderdeel van een enthousiast secretariaatsteam van 13 collega's. Iedereen heeft eigen taken, maar samenwerking staat centraal. Het team hecht veel waarde aan een professionele houding en werkplezier.

sollicitatie
Zie je jezelf al werken bij de Gemeente Groningen? Druk dan op de knop en solliciteer direct!

Startdatum is in overleg