Senior managementassistent Vacatures

Over de vacature

OMdat een goed besluit begint bij een goede voorbereiding.

Binnen IVOM werken we aan een moderne en toekomstbestendige informatievoorziening voor het Openbaar Ministerie. Dat vraagt om goede samenwerking, zorgvuldige besluitvorming en professionele ondersteuning van leidinggevenden die richting geven aan deze ontwikkeling. Als Senior Managementassistent zorg jij voor structuur, overzicht en continuïteit, zodat zij zich kunnen richten op hun managementverantwoordelijkheden.

Jij kijkt vooruit, legt verbanden tussen afspraken, stukken, acties en besluitvormingsprocessen en signaleert tijdig knelpunten. Binnen jouw verantwoordelijkheid stel je zelfstandig prioriteiten en zorg je ervoor dat zaken daadwerkelijk in beweging komen.

Wat ga je doen?
Als Senior Managementassistent ondersteun je directieleden en afdelingsmanagers binnen IVOM. Je maakt onderdeel uit van de managementondersteuning en hebt binnen het team je eigen aandachtsgebied. Je combineert hoogwaardige managementondersteuning met procesmatige regie rond overleggen en een verbindende rol tussen management, bestuurssecretaris en betrokken collega's.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de procesmatige ondersteuning van het management- en besluitvormingsoverleggen. Je coördineert de voorbereiding, bewaakt de tijdige aanlevering en volledigheid van MT-stukken en zorgt dat de juiste informatie beschikbaar is. Je zet openstaande acties uit, Je volgt deze actief op en signaleert wanneer deadlines of de administratieve voortgang van besluitvorming in gevaar komen.

Je woont MT-overleggen bij, maakt notulen en besluiten-en actielijsten en organiseert de vaststelling en verspreiding daarvan. Je bewaakt de administratieve opvolging van gemaakte afspraken en stemt waar nodig af met de bestuurssecretaris over de voorbereiding en van stukken naar andere overleggen.

Je kijkt vooruit vanuit prioriteiten van het directielid of de afdelingsmanager die je ondersteunt. Je overziet welke afspraken en besluiten eraan komen, welke voorbereiding daarvoor nodig is en wie tijdig moet worden betrokken. Je onderneemt binnen je rol zelfstandig actie, zodat het management zich op de inhoud kan richten.

Je beheert complexe agenda's en organiseert afspraken en overleggen. Daarbij kijk je verder dan het vinden van een vrij moment: Je weegt prioriteiten, voorbereidingstijd, samenhang tussen afspraken en onverwachte af. Bij botsende belangen, maak je binnen jouw verantwoordelijkheid zelfstandig keuzes, geef je waar nodig grenzen aan en weet je wanneer afstemming met het management nodig is.

Je bereidt afspraken inhoudelijk-organisatorisch voor: je verzamelt stukken en annotaties, betrekt tijdig inhoudsdeskundigen en bewaakt de oplevering. Als informatie ontbreekt, achterhaal je wie die kan aanleveren en spreek je betrokkenen aan op gemaakte afspraken. Daarnaast houd je je onder andere bezig met:

• het behandelen en prioriteren van correspondentie en e-mail en het voorbereiden en archiveren van documenten;
• het organiseren en ondersteunen van IVOM-actueel, werkbezoeken en andere bijeenkomsten;
• het organiseren van directie- en afdelingsevenementen;
• het bewaken van vragen en actiepunten en het afstemmen over de procesmatige ondersteuning met onder andere de bestuurssecretaris;
• het afstemmen met andere managementassistenten, collega's en interne en externe betrokkenen.

Je werkt in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt en waarin belangen niet altijd hetzelfde zijn. Je behoud overzicht, bespreekt conflicterende prioriteiten en communiceert tactvol en duidelijk. Je kunt professioneel 'nee' of een verzoek begrenzen, zonder de samenwerking uit het oog te verliezen.

Wie ben jij?
Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring met complexe managementondersteuning of een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende functie. Je hebt ervaring met het voorbereiden en ondersteunen van management overleggen en het bewaken van afspraken, acties en deadlines. Je denkt verder dan afzonderlijke opdrachten: je brengt structuur aan, stelt prioriteiten en begrijpt wat leidinggevenden nodig hebben om effectief te functioneren.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en werkt vaardig met de gebruikelijke Microsoft Office-toepassingen. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Verder belangrijk binnen deze functie is:
Plannen en organiseren
Je organiseert niet alleen afspraken, maar houdt overzicht over werkzaamheden, processen en deadlines rondom management- en besluitvorming. Je stelt zelfstandig prioriteiten, bewaakt de voortgang en signaleert tijdig wanneer zaken dreigen vast te lopen.

Proactiviteit en ontzorgen
Je kijkt door de ogen van het directielid of de afdelingsmanager die je ondersteunt en denkt vooruit over wat diegene nodig heeft. Je wacht niet op opdrachten, maar signaleert, neemt initiatief en pakt zelfstandig regie waar dat binnen jouw rol past.

Organisatiesensitiviteit
Je begrijpt dat binnen een grote organisatie verschillende belangen, posities en gevoeligheden tegelijkertijd spelen. Je voelt aan wanneer je zelfstandig kunt handelen, wanneer afstemming nodig is en hoe je ook in gevoelige situaties de juiste toon en positie kiest.

Samenwerken en verbinden
Je weet collega's en inhoudsdeskundigen tijdig te betrekken en krijgt informatie en acties in beweging. Je werkt nauw samen met andere managementassistenten, de bestuurssecretaris, management en andere betrokkenen en houdt daarbij het gezamenlijke resultaat voor ogen.

Communicatieve vaardigheden
Je communiceert helder, tactvol en professioneel en weet verwachtingen goed te managen. Je durft mensen aan te spreken, achter stukken en acties aan te gaan en waar nodig duidelijk te begrenzen zonder de werkrelatie uit het oog te verliezen.

Werken bij het Openbaar Ministerie
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega's zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Over de afdeling
Je komt te werken binnen IVOM, de informatievoorzieningsorganisatie van het Openbaar Ministerie. IVOM is volop in ontwikkeling. We vernieuwen onze informatievoorziening, moderniseren ons IT-landschap en werken aan een steeds professionelere IV-organisatie.

Je wordt onderdeel van de managementondersteuning. Samen met andere managementassistenten zorg je voor stabiele en professionele ondersteuning van directieleden en afdelingsmanagers. Daarbij werk je nauw samen met de bestuurssecretaris en collega's uit verschillende onderdelen van IVOM.

IVOM ontwikkeld zich en werkt aan verdere professionalisering van de organisatie.
Dat vraagt om stabiele managementondersteuning, goede onderlinge afstemming en gevoel voor de verschillende belangen en verhoudingen binnen IVOM.

IVOM is een grote organisatie met verschillende directies, afdelingen en managementlagen. Je hoeft bij binnenkomst niet alle lijnen te kennen. We verwachten wel dat je nieuwsgierig bent naar hoe de organisatie werkt, actief relaties opbouwt en steeds beter leert begrijpen wie je wanneer nodig hebt om zaken voor elkaar te krijgen.

Het Openbaar Ministerie zorgt samen met de politie en andere partners voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Ons werk raakt direct aan de veiligheid en rechtsstaat in Nederland. Om dat werk goed te kunnen doen, is betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening essentieel.

Bij het OM werken duizenden collega's dagelijks aan zaken die ertoe doen. Dat gebeurt niet alleen in de rechtszaal. Achter de schermen werken veel verschillende professionals samen om ervoor te zorgen dat officieren van justitie en andere collega's hun werk goed kunnen uitvoeren.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld en tijd. Met het IKB maak je keuzes die passen bij jouw persoonlijke wensen en doelen. Je kunt bijvoorbeeld een deel laten uitbetalen, extra verlof kopen of het budget inzetten voor fiscaal vriendelijke doelen.

Bijzonderheden

• Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband;
• Salarisschaal 8 conform CAO Rijk (€ 3.333,81 - € 4.457,77);
• Het betreft een functie voor 36 uur;
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk;
• We werken hybride. Daarbij verwachten we dat je minimaal twee dagen per week op kantoor aanwezig bent. Vanwege de aard van de functie en de ondersteuning van management kan het op bepaalde momenten nodig zijn om vaker op locatie aanwezig te zijn;
• De gesprekken vinden plaats in de week van 2 november 2026;
• Tijdens een sollicitatiegesprek zal de selectiecommissie met name inzoomen op de competenties en elke kandidaat dezelfde vragen stellen volgens de STARR-methodiek. Als je uitgenodigd wordt voor een sollicitatiegesprek, kan je je hierop voorbereiden door voor elke competentie relevante persoonlijke voorbeelden te bedenken;
• Tot slot verzoekt het OM sollicitanten een CV zonder foto te uploaden.

Meer informatie
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Tim Spijker (Recruitment Adviseur) via telefoonnummer 06- of via e-mail Of voor inhoudelijke vragen bij Brian Brouwer (Afdelingshoofd HCM) via telefoonnummer 06- of via e-mail

Sollicitatiewijze . click apply for full job details

Over de vacature

Dit ga je doen

Voor een tijdelijke opdracht van circa zes maanden zoeken we zo snel als mogelijk een proactieve professional die overzicht houdt, snel schakelt en graag samenwerkt. Je ondersteunt één van de leden van de Raad van Bestuur en komt terecht in een hecht team waar professionaliteit, betrokkenheid en een gezonde dosis humor centraal staan. Je vervult samen met een ervaren collega een duo-functie. Jullie stemmen de werkzaamheden goed op elkaar af, werken waar nodig samen en nemen elkaars taken over. Je werkt nauw samen met een team van vier secretaresses en twee bestuurssecretarissen, waarbij onderlinge afstemming en samenwerking centraal staan.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je ondersteunt een lid van de Raad van Bestuur en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.
• Je beheert een complexe en goedgevulde agenda, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten.
• Je beheert de mailbox en zorgt voor een zorgvuldige opvolging van vragen en verzoeken.
• Je ontvangt gasten en bent een representatief aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Je denkt actief mee, schakelt snel en weet ook in een dynamische bestuurlijke omgeving het overzicht te bewaren.

Dit ben jij

Je bent een ervaren bestuurssecretaresse die soepel schakelt in een bestuurlijke, dynamische omgeving en stevig in je schoenen staat.

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of senior managementassistent;
• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Je voelt je thuis in een bestuurlijke en dynamische omgeving;
• Je bent organisatiesensitief en weet professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en behoudt daarbij het overzicht;
• Je bent proactief, communicatief sterk en staat stevig in je schoenen;
• Je denkt mee, signaleert knelpunten en komt zelfstandig met oplossingen;
• Je bent op korte termijn beschikbaar en vindt het leuk om deze organisatie uit de brand te helpen!

Over het bedrijf

Je gaat aan de slag bij een grote zorginstelling in Groningen waar dagelijks wordt gewerkt aan hoogwaardige zorg, innovatie, onderwijs en ontwikkeling. Je werkt in een bestuurlijke omgeving dicht op de besluitvorming van de Raad van Bestuur. Het bestuurssecretariaat zit in een moderne kantooromgeving met goede faciliteiten om geconcentreerd én samen te werken. De sfeer is informeel, maar de inhoud is serieus en je schakelt veel met bestuurders en interne en externe relaties.  Zie jij jezelf hier werken? Solliciteer of neem contact met ons op bij vragen!

Wat bieden wij jou?

Je bent een ervaren bestuurssecretaresse die soepel schakelt in een bestuurlijke, dynamische omgeving en stevig in je schoenen staat.

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of senior managementassistent;
• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Je voelt je thuis in een bestuurlijke en dynamische omgeving;
• Je bent organisatiesensitief en weet professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en behoudt daarbij het overzicht;
• Je bent proactief, communicatief sterk en staat stevig in je schoenen;
• Je denkt mee, signaleert knelpunten en komt zelfstandig met oplossingen;
• Je bent op korte termijn beschikbaar en vindt het leuk om deze organisatie uit de brand te helpen!

Over de vacature

Dit ga je doen

Als senior secretaresse borg je overzicht, structuur en continuïteit in een dynamische regio-organisatie. Je werkt vanuit het regiokantoor Zuid in een hecht secretariaatsteam, waar zelfstandig werken en intensieve samenwerking samenkomen.

• Coördineer en bewaak complexe agenda’s en informatiestromen voor managers en teams in regio Zuid.
• Bereid vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen zorgvuldig voor en bewaak opvolging van acties.
• Fungeer als sparringpartner voor managers en denk mee over planning en procesverbeteringen.
• Organiseer een representatieve, gastvrije en goed gefaciliteerde werkomgeving en coördineer facilitaire taken.
• Signaleer verbetermogelijkheden, initieer efficiëntere werkprocessen en zorg voor rust en structuur.

Dit ben jij

Je bent een ervaren secretaresse die met overzicht, initiatief en samenwerkingsgerichtheid bijdraagt aan een professioneel secretariaat in regio Zuid.

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur officemanagement.
• Minimaal vijf jaar ervaring als secretaresse of managementassistent.
• Je woont binnen circa dertig kilometer reisafstand van Eindhoven.
• Je bent bij voorkeur fulltime beschikbaar voor deze functie.
• Je werkt nauwkeurig, proactief, verbindend en teamgericht.

Over het bedrijf

Je komt te werken bij een toonaangevende gebiedsontwikkelaar die zich inzet voor het creëren van aantrekkelijke woon- en leefomgevingen. Met projecten door heel Nederland draagt de organisatie al jarenlang bij aan de ontwikkeling van duurzame buurten en duizenden nieuwe woningen. Samen met collega's werk je aan een missie die ertoe doet: prettig wonen mogelijk maken voor huidige én toekomstige generaties.

Wat bieden wij jou?

Je bent een ervaren secretaresse die met overzicht, initiatief en samenwerkingsgerichtheid bijdraagt aan een professioneel secretariaat in regio Zuid.

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur officemanagement.
• Minimaal vijf jaar ervaring als secretaresse of managementassistent.
• Je woont binnen circa dertig kilometer reisafstand van Eindhoven.
• Je bent bij voorkeur fulltime beschikbaar voor deze functie.
• Je werkt nauwkeurig, proactief, verbindend en teamgericht.

Over de vacature

Dit ga je doen

Als Interim Managementassistent in het Direct Team van Secretary Plus ondersteun je directie en management bij verschillende organisaties en in uiteenlopende sectoren. Je werkt samen met een hecht team van ervaren assistants vanuit een professionele, gestructureerde en tegelijk collegiale omgeving.

• Beheer je complexe agenda's en plan je afspraken voor directie en management.
• Bereid je vergaderingen voor, inclusief agenda, stukken, notulen en praktische organisatie.
• Onderhoud je dagelijks contact met interne en externe stakeholders via e-mail, telefoon en overleg.
• Coördineer je kleinere projecten, bewaak je deadlines en stem je af met betrokken teamleden.
• Regel je reizen, accommodaties en overige logistieke zaken voor bestuurders en managers.

Dit ben jij

Je voelt je thuis in dynamische omgevingen en combineert senior secretariële ervaring met sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement.
• Minimaal 3-5 jaar ervaring als management- of directieassistent.
• Uitstekende organisatorische, communicatieve en prioriteringsvaardigheden.
• Aantoonbaar aanpassingsvermogen aan verschillende bedrijfsculturen en sectoren.
• In bezit van rijbewijs B en bereid te reizen.

Over het bedrijf

Secretary Plus in Rotterdam helpt al meer dan 30 jaar assistants aan opdrachten waar talent echt tot zijn recht komt. Vanuit ons kantoor in Rotterdam bouwen we aan langdurige samenwerkingen tussen jou en opdrachtgevers, met aandacht voor groei, vakmanschap en werkplezier in uiteenlopende sectoren.

Je sluit je aan bij het Direct Team, een hechte groep van ervaren assistants met verschillende achtergronden. Voelt dit als jouw volgende stap? Reageer dan gerust op deze vacature.

Wat bieden wij jou?

Je voelt je thuis in dynamische omgevingen en combineert senior secretariële ervaring met sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement.
• Minimaal 3-5 jaar ervaring als management- of directieassistent.
• Uitstekende organisatorische, communicatieve en prioriteringsvaardigheden.
• Aantoonbaar aanpassingsvermogen aan verschillende bedrijfsculturen en sectoren.
• In bezit van rijbewijs B en bereid te reizen.