Bestuurssecretaresse Vacatures

Over de vacature

Sta jij bekend om jouw organisatorisch talent en vermogen om anderen te ontzorgen? Zoek jij een
veelzijdige functie waarin je onmisbaar bent in het hart van het lokale bestuur? Dan zoeken wij jou! Lees snel verder.

• Tot 4.464 euro per maand !
• 3 maanden, verlenging mogelijk!
• 32 uur per week!
• Gratis e-learnings via Mijn Groei!
• Je gaat werken voor Gemeente Enkhuizen!

Als bestuurssecretaresse ben je de rechterhand van de burgemeester, wethouders en
gemeentesecretaris. Samen met je duo-collega vorm je het kloppend hart van het
bestuurssecretariaat van de gemeente Enkhuizen. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, terwijl je
midden in de dynamiek van het gemeentelijke bestuur staat. Je hebt altijd de vinger aan de pols en
bent op de hoogte van wat er speelt binnen de gemeente en het lokale bestuur. Als
bestuurssecretaresse vervul je een veelzijdige functie, waarin geen dag hetzelfde is. Je hebt een
breed scala aan verantwoordelijkheden, zoals:

•  Collegevergaderingen voorbereiden en opvolgen: Van agendabeheer tot het verwerken van besluitvorming;
•  Agenda’s beheren: Je zorgt ervoor dat afspraken en vergaderingen vlekkeloos verlopen;
• Bijeenkomsten organiseren: Je coördineert afspraken met regionale bestuurders en stemt af met collega-secretariaten;
• Telefoongesprekken en correspondentie afhandelen: Altijd met oog voor detail en precisie;
• Vergaderingen, evenementen en ontvangsten regelen: Alles tot in de puntjes verzorgd;
•  Beheren van vertrouwelijke informatie: Je handelt professioneel;
• Bijdragen aan jaarlijkse evenementen: Denk aan de 4 mei herdenking, Veteranen dag en onderscheidingen.

Jij bent degene die met jouw enthousiasme en expertise het verschil maakt! Je bent iemand die snel
kan schakelen en altijd het overzicht behoudt, zelfs als de werkdruk hoog is. Je communiceert helder
en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt altijd proactief
mee en vooruit. Je laat je niet snel uit het veld slaan. Plannen, organiseren en complex agendabeheer
zijn voor jou geen uitdaging, maar juist een kans om je talenten te laten zien.

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als secretaresse of persoonlijk assistent, bij voorkeurbinnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, in de richting van secretarieel managementof office management;
• Je hebt een professionele en representatieve uitstraling, en kunt met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus omgaan;
• Natuurlijk ben je digitaal vaardig en heb je uitgebreide kennis van Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen.

De SED organisatie is ontstaan vanuit de ambtelijke fusie tussen de gemeenten Stede Broec,
Enkhuizen en Drechterland. Met ongeveer 450 collega’s verzorgen wij de ondersteuning van de
colleges en de dienstverlening in de drie gemeenten. Samen zorgen we voor een prettige en veilige
woon-, werk- en leefomgeving voor onze inwoners en ondernemers!

• Lokale betrokkenheid;
• Focus op ontwikkeling en samenwerking;
• Cultuurhistorisch rijk gebied;
• Verbinden en van elkaar leren!

Hebben we je interesse gewekt? Reageer dan zo snel mogelijk op deze vacature door te klikken op de button Solliciteer.

Over de vacature

De gemeente Eersel zoekt voor de ondersteuning van de burgemeester en wethouders een ervaren bestuursondersteuner. Ben jij de juiste kandidaat? Laten we snel in contact komen!

• Eersel, op locatie
• 36 uur per week
• schaal 7 cao Gemeenten
• opdracht voor zes maanden, kans op verlenging
• samen werken aan de toekomst
• zelfstandige baan

Als secretaresse voor het bestuur weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Organiseren is jouw tweede natuur. De taak om alles netjes voor het bestuur te regelen, pak je automatisch op. Ook zorg je voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Als bestuurssecretaresse werk je nauw samen met de andere secretaresses.
We zoeken iemand die denkt in kansen en mogelijkheden, die proactief handelt en zich als een vis in het water voelt bij de gedachte ‘Samen Doen’. Je bent een echte teamspeler, representatief en communicatief sterk.
Wij vragen:

• enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie
• kennis van en ervaring met Teams, Outlook, Word en Excel
• ze werken met iBabs, als je daarmee overweg kunt is dat een pré

Jij bent overal van op de hoogte en staat in nauw contact met het bestuur, maar ook met de rest van de organisatie en externe partijen. Dagelijks is er een heleboel communicatie over en weer. Jij stroomlijnt en controleert die informatiestromen.
Jij:

• bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken.
• weet je dan ook goed een weg te banen in het complexe agendabeheer.
• ontvangt bezoek en collega's met een afspraak gastvrij en professioneel.
• gaat voor vergaderingen geordend te werk, verzamelt je stukken en stelt de agenda op.
• bent inzetbaar voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden en de voorbereiding en begeleiding hiervan.
• behandelt aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen (als je hier nog geen ervaring mee hebt is dat geen probleem).
• zorgt ervoor dat andere belangrijke gemeentelijke bestuurlijke en representatieve momenten vlekkeloos verlopen.

De gemeente Eersel bestaat uit een zestal karakteristieke dorpen en is volop in ontwikkeling. Een fijne omgeving om te wonen, te werken, te recreëren en te genieten. De gemeente Eersel is zich terdege bewust van de veranderende rol van de overheid. Onderdelen daarvan zijn de veranderende, meer gelijkwaardige, relatie met burgers en ondernemers alsmede het besef dat de gemeente zich bevindt in een wereld die steeds minder (letterlijke) grenzen kent. Eersel wil daarom invulling geven aan deze 21e -eeuwse cultuur, waarbij we als gemeente ruimte geven aan de netwerksamenleving.

• duurzame en innovatieve cultuur
• initiatieven uit de dorpen en regio zijn leidend
• samen werken aan de toekomst

Interesse? Solliciteer dan snel! Stuur een motivatie mee en we nemen contact met je op.

Over de vacature

Wij zoeken enthousiaste en professionele secretariele medewerkers voor onze pool in de de provincie Groningen! Heb jij secretariele ervaring en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? We denken graag met je mee.

We hebben regelmatig interessante opdrachten bij diverse opdrachtgevers in de regio (zowel profit als non profit). Dit kunnen zowel tijdelijke opdrachten zijn op uitzendbasis, maar ook vaste banen voor de lange termijn!

• marktconform salaris
• werken in de provincie Groningen
• samen op zoek naar de perfecte match voor jou
• 24 tot 40 uur per week
• tijdelijke opdrachten én vaste banen
• jezelf verder ontwikkelen binnen het vak

Het secretariele vak is jou op het lijf geschreven! Je hebt minimaal een paar jaar relevante ervaring als secretaresse of managementassistent. Ook beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en heb je een flexibele werkhouding. Als secretarieel medewerker weet je je snel aan te passen in verschillende organisaties en werkomgevingen. Je bent proactief, zelfstandig en weet snel de juiste prioriteiten te stellen.

Daarnaast zijn de eisen als volgt:

• minimaal 1 jaar recente ervaring binnen het vak;
• een afgeronde MBO- of HBO-opleiding in de richting van secretariaat of managementassistentie is een pré;
• je bent 24 tot 40 uur per week beschikbaar;
• je hebt een flexibele houding en bent multi-inzetbaar.

Als secretaresse of managementassistent ben je de onmisbare schakel tussen het management en de rest van de organisatie. Wij hebben doorlopend vacatures als afdelingssecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent. Het takenpakket verschilt natuurlijk per opdrachtgever en functies.

Jouw takenpakket kan bestaan uit:

• (complex) agendabeheer;
• ondersteuning van een of meerdere teamleiders of managers;
• het opstellen van correspondentie en rapportages;
• notuleren bij vergaderingen en de uitwerking hiervan;
• administratieve en organisatorische ondersteuning van het managementteam;
• telefonische en schriftelijke communicatie.

Goed om te weten: wanneer je solliciteert op deze vacature, geef je aan dat je interesse hebt in een baan die overeenkomsten heeft met de tekst van de vacature. Een van onze collega's neemt contact met je op om te kijken welke baan het beste bij jou past! Er kunnen geen rechten ontleend worden aan de tekst van de vacature.

We denken graag met je mee om te kijken naar jouw volgende stap. We kunnen geen garantie bieden voor een nieuwe werkplek, maar zijn betrokken bij vele bedrijven. Heb je interesse of vragen? Mail, bel of app gerust.
Wie weet spreken we elkaar binnenkort onder het genot van een kopje koffie!