Secretarieel administratief medewerker Vacatures

Over de vacature

Jij ondersteunt de teammanagers bij hun administratieve taken en bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken en BHV. Daarnaast zorg je dat het uitvoerend personeel over de juiste hulpmiddelen beschikt. Zo draag jij bij aan een soepel verloop van de dagelijkse operatie. Jij regelt het!

• Jij zorgt voor de mobiliteit van Nederland

• Veel ontwikkelmogelijkheden

• Goede arbeidsvoorwaarden

Daarom wil je als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau bij NS werken

• Je haalt voldoening uit het verlenen van service aan collega's, zoals hoofdconducteurs, machinisten, V&S medewerker en service personeel (frontoffice) en zorgt dat alle administratie rondom de werkzaamheden van deze collega's (denk aan vergunningen en apparatuur aanvragen) goed geregeld is (backoffice).
• Een afwisselende baan met veel verschillende werkzaamheden op je eigen standplaats, maar staat ook klaar om op andere locaties te helpen.
• Je zorgt samen met het team voor de veiligheid bij nood en staat klaar voor collega's en klanten.

"Geen dag is hetzelfde in ons team, wij zijn altijd in beweging!"

Dit ga je doen als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau in Amsterdam
Als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau zorg jij ervoor dat teammanagers ondersteund worden in hun administratieve taken. Ook zorg jij ervoor dat je collega's zoals conducteurs en machinisten, Veiligheid & Service medewerkers en Service Stations-personeel voorzien zijn van de hulpmiddelen die nodig zijn om hun werk goed te kunnen doen. Dat maakt het een afwisselende functie. Dankzij jouw enthousiaste (open houding) en verantwoordelijke instelling ben je van onschatbare waarde bij het:

• Ondersteunen van de teammanagers in hun administratieve taken, agenda's en ander beheer. Denk hierbij aan het aanvragen machinisten vergunningen en vergaderruimtes reserveren. Dit zijn de backoffice taken.
• Ondersteunen van medewerkers op de serviceprocessen vanuit het facilitair bureau. Denk hierbij aan uitgifte van passen en communicatiemiddelen. Dit zijn de frontoffice taken.
• Ondersteunen bij ontruimingen van locaties. Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer. Dit zijn de operationele taken.

Verder goed om te weten:

• Je krijgt standplaats Amsterdam, maar bent flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen.
• Werken in het hart van onze operatie betekent dat je in een dynamische omgeving terecht komt waar onze eerstelijns collega's (conducteurs en machinisten, Veiligheid & Service en Service stations personeel) en hun managers zo goed mogelijk worden ondersteund en waar je zorg hebt voor je omgeving.
• Het is belangrijk prioriteiten te stellen. Je werk bestaat uit een vast takenpakket, maar er zullen regelmatig ongeplande taken bij komen vanuit je werk als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau.
• Service verlenen betekent zichtbaar zijn voor je omgeving. Je bent daardoor afwisselend achter de balie, dan wel in de omgeving daarvan te vinden.
• Je werkt op basis van een rooster en kunt ingedeeld worden in vroege, late en dagdienst, ook in het weekend.
• Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer.

Hier ga je werken
Ruim 1 miljoen mensen maken dagelijks gebruik van onze geelblauwe treinen. Onze hoofdconducteurs, (veiligheid &) service medewerkers en machinisten zijn hét gezicht van NS en zorgen ervoor dat deze reizigers, veilig, op tijd en comfortabel vervoerd worden.

Als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau kom je te werken op standplaats Amsterdam, maar je bent ook flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen. Je werkt samen met één of meerdere collega's maar je moet ook alleen kunnen werken.

Het facilitair bureau in Amsterdam valt onder de afdeling Service en Operatie (S&O). Op dit moment wordt een herinrichting geïmplementeerd. Dit betekent dat S&O wordt gekanteld naar een functioneel aangestuurde organisatie en de facilitaire bureaus onderdeel worden van het Bedrijfsbureau S&O. Je wordt hiërarchisch aangestuurd vanuit het Bedrijfsbureau van S&O, de manager IVB Facilitair en direct door de manager Facilitaire Zaken van het cluster. Je werkt binnen het facilitaire domein van S&O met in totaal 30 facilitaire bureaus.

Werken in een veranderende organisatie vraagt flexibiliteit van jouw als medewerker als het gaat om je werk en inzetbaarheid. Het is onze ambitie om voorspelbaar te zijn in de geboden dienstverlening waar uniformiteit in openingstijden, en onze manier van werken de basis voor is. Het borgen van onze verantwoordelijkheid in de BHV-organisatie is voor iedere medewerker een vanzelfsprekendheid. Daarnaast vraagt het werken in een veranderende organisatie om empathie richting je omgeving en de collega's waaraan je ondersteuning verleent.

Dit zijn de functie-eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een MBO 2 niveau diploma; bij voorkeur een opleiding in secretarieel of administratief werk. Indien je deze opleiding niet hebt, volg je een online opleiding die binnen een jaar succesvol afgerond moet zijn.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een veelzijdige functie zoals support- of servicemedewerker, facilitair ondersteuner of backoffice medewerker waarin je met verschillende taken en prioriteiten omgaat, flexibel inspeelt op onverwachte situaties en zowel administratieve als operationele werkzaamheden uitvoert.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een administratieve omgeving en daardoor ook kennis van MS Office 365 (o.a. Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je weet de juiste aandacht te geven aan mensen, luistert goed, handelt respectvol binnen je verantwoordelijkheden en zorgt voor een duidelijke en effectieve afhandeling van vragen en situaties. Je hebt de zeven principes van service hoog in het vaandel staan.
• Je stemt je werkzaamheden en houding af op wat op dat moment het meest urgent is, ook tijdens drukte en wanneer collega's terughoudend zijn, passend bij de situatie op verschillende locaties.
• Je werkt geconcentreerd en zorgvuldig, zodat de administratie klopt en collega's soepel hun werk kunnen voortzetten.
• Je hebt een probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging om problemen ter plekke z.s.m. op te lossen.
• Je bent beschikbaar voor 32 - 36 uur werk per week.
• Je bent beschikbaar voor diensten van 8 uur op maandag tot en met zondag tussen 7.00 - 22.00 uur. Je werkt van de acht weekenden drie volledige weekenden.
• Je werkt zelfstandig en hebt het organisatievermogen om alle diensten zelf te plannen en uit te voeren. Tevens ben je in staat om de BHV-taak als ontruimer zelfstandig te vervullen.
• Met jouw uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, communiceer je helder in woord en geschrift.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2767,- en € 3676,- bruto per maand (schaal 55) (o.b.v. 36 uur)
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijk feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao.

Solliciteren naar deze baan
Solliciteer direct (maar uiterlijk zondag 15 november) via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging. Binnen één week na de sluitingsdatum hoor je meer van je sollicitatie.
Je kunt je sollicitatie richten aan Daisy van Diejie, Corporate recruiter.

Nog vragen? Mail naar Karin van onze frontoffice via: .

Heb je liever telefonisch contact? bel dan met onze frontoffice op 666.

Goed om te weten:

• Een assessment kan een onderdeel van de selectieprocedure zijn.
• Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.
• We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer.

Sollicitatieprocedure

• Sollicitatie ontvangenWe hebben jouw sollicitatie goed ontvangen en laten je binnen 2 weken weten of we met je verdergaan in deze procedure.
• (Online) sollicitatiegesprekWe nodigen je uit voor een sollicitatiegesprek met de recruiter en teammanager. Het gesprek vindt digitaal plaats via Microsoft Teams of bij ons op kantoor.
• VervolggesprekWe nodigen je uit voor een vervolggesprek bij ons op kantoor.
• Arbeidsvoorwaardengesprek . click apply for full job details

Direct solliciteren

solliciteer op website van werkgever

Advertentie Cv voorbeelden voor Administratie & Secretarieel: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig

Over de vacature

Word jij blij van collega's ontzorgen, klanten helpen en elke dag het verschil maken? Kom ons team in Hilversum versterken!

Over het bedrijf

In een organisatie waar kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid centraal staan, spelen soepele processen en heldere communicatie een cruciale rol. Ter versterking van het team zoeken wij een enthousiaste en nauwkeurige Service Support Medewerker die energie haalt uit organiseren, ondersteunen en administratief overzicht creëren.

Over de functie

In deze veelzijdige rol ben je een onmisbare schakel binnen de dagelijkse operatie. Je werkt intensief met SAP en Microsoft Office en zorgt ervoor dat administratieve processen soepel en nauwkeurig verlopen. Je onderhoudt telefonisch contact met klanten en collega's, plant inspecties in voor de buitendienst en verwerkt de bijbehorende afspraken in de systemen. Daarnaast stel je offertes en opdrachtbevestigingen op, maak je rapporten gereed voor verzending en zorg je ervoor dat alle facturatie correct wordt afgehandeld. Ook houd je het klantenbestand up-to-date en pak je zonder moeite allerlei bijkomende ondersteunende werkzaamheden op. Door jouw accurate werkwijze, overzicht en flexibiliteit draag je iedere dag bij aan een gestroomlijnde bedrijfsvoering.

Wat bieden wij jou

• Een salaris van €3420,- op basis van 38 uur, inclusief vakantiegeld;
• 30 vakantiedagen per jaar (op basis van 38 uur);
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding vanaf 10 km woon-werkverkeer;
• Gratis parkeergelegenheid;
• Een eigen laptop;
• Een informeel en open team;
• Een actieve personeelsvereniging die regelmatig leuke, originele en gezellige activiteiten organiseert.

Wat vragen wij van jou

• Een afgeronde MBO 4-opleiding, bij voorkeur administratief of secretarieel;
• Goede kennis van SAP en Microsoft Office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, vooral schriftelijk;
• Kennis van Duits of Engels is een pré;
• Je weet van aanpakken en gaat secuur te werk.

Meer informatie

Hanneke Zwart 030-2311913

Direct solliciteren

solliciteer op website van werkgever

Advertentie Cv voorbeelden voor Administratie & Secretarieel: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig

Over de vacature

Zoek jij een veelzijdige, administratieve parttime rol waarin je écht het verschil maakt achter de schermen van een toonaangevende onderwijsorganisatie? Ben jij dé administratieve duizendpoot die direct de weg weet binnen AFAS en floreert in een dynamische leeromgeving? Dan zijn wij per direct op zoek naar jou met standplaats Roermond!

wat bieden wij jou

• max €4.077 bruto per maand (CAO MBO schaal 7)
• Roermond
• tijdelijke opdracht voor 3 maanden
• 20 uur per week

wie ben jij

Omdat deze opdracht per direct start en een looptijd heeft van naar verwachting 3 maanden, zoeken we iemand die zelfstandig is en weinig inwerktijd nodig heeft.

• Ervaring met AFAS / CRM én MS Office is een harde eis; je hebt hier al aantoonbaar meters mee gemaakt.
• Mbo+/hbo werk- en denkniveau met relevante ervaring in een administratieve of secretariële rol.
• Woonachtig in de regio Roermond (of bereid hier regelmatig naartoe te reizen).
• Je werkt uiterst nauwkeurig, pakt zelfstandig zaken op en schakelt moeiteloos tussen ad-hoc vragen en structurele taken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en sterke communicatieve vaardigheden.

wat ga je doen

Voor de afdeling Leven Lang Ontwikkelen (LLO) binnen de onderwijssector zoeken wij een gedreven Medewerker Administratief / Secretarieel voor 20 uur per week (0,5 fte). De wereld van volwassenenonderwijs, cursussen en trainingen staat nooit stil: snelheid, accuratesse en klantgerichtheid staan hier voorop.

In deze rol versterk je de backoffice en vorm je de spil tussen deelnemers, docenten, accountmanagers en de frontoffice. Samen zorgen jullie ervoor dat het gehele cursustraject — van de eerste inschrijving tot het feestelijke certificaat — op rolletjes loopt.

De standplaats voor deze opdracht is Roermond. Uiteraard zijn er in overleg goede mogelijkheden voor hybride werken (deels thuis, deels op kantoor). Jouw werkweek is afwisselend en vol energie. Jouw kerntaken bestaan uit:

• Administratieve procesbewaking:Je bewaakt en volgt geautomatiseerde workflows op de voet. Loopt een planning vast of ontbreken er deelnemersgegevens? Jij signaleert het proactief en onderneemt direct actie.
• Werken in AFAS / CRM:Je regelt de praktische kant van opleidingen: het versturen van uitnodigingen, verwerken van externe legitimeringen, voorbereiden en aanvragen van examens en de formele certificering van geslaagden.
• Klantcontact (telefoon & e-mail):Je beantwoordt vragen van cursisten en relaties, registreert terugbelverzoeken en pakt binnenkomende acties vlot en netjes op.
• Financiële ondersteuning:Je helpt mee bij de tijdige en correcte facturering van trainingen binnen het open aanbod.

waar ga je werken

Je komt te werken bij een toonaangevende onderwijsinstelling in het groene domein in Roermond. Deze organisatie verbindt onderwijs, innovatie en maatschappij rondom thema’s als natuur, leefomgeving, dier, duurzaamheid en voeding.

Binnen de locatie in Roermond kom je terecht op de afdeling Leven Lang Ontwikkelen (LLO). Dit is het ondernemende, commerciële hart van de school, gericht op volwassenen, professionals en bedrijven die zich willen bij- of omscholen. De sfeer op de werkvloer is informeel, nuchter en collegiaal: de lijnen zijn kort, iedereen helpt elkaar en er heerst een echte aanpakkersmentaliteit. Je werkt nauw samen in een compact en betrokken team van de backoffice, frontoffice en accountmanagers.

• Een uitdagende parttime opdracht van 20 uur per week (0,5 fte).
• Inschaling conform CAO MBO in schaal 6 of 7 (afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring)
• Standplaats Roermond, gecombineerd met de flexibiliteit van hybride werken.
• Een opdracht per direct voor naar verwachting 3 maanden (met mogelijke kans op verlenging).
• Persoonlijke begeleiding vanuit Randstad gedurende jouw hele opdracht

sollicitatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je jouw kennis inzetten in een maatschappelijk relevante en warme organisatie? Solliciteer direct met je cv en een korte toelichting.

Direct solliciteren

solliciteer op website van werkgever

Advertentie Cv voorbeelden voor Administratie & Secretarieel: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig

Over de vacature

Ben jij een echte regelaar en krijg jij hierin alles voor elkaar? Heb jij veel ervaring als secretarieel medewerker of management assistent? Zojuist 3 x yess beantwoord? Lees dan vooral verder, want voor Werkregio 'De Brabantse Peel' zijn we op zoek naar een Secretaresse Doelmatig Waterbeheer en Klimaatadaptatie!

Wat bieden wij jou

• Een mooi salaris tussen de € 2875 en € 4065/maand!
• Per direct tot en met 31 december 2027!
• Je gaat voor ongeveer 8 uur per week aan de slag!
• Je ontvangt reiskostenvergoeding!
• 17,05% keuzebudget bovenop je salaris!
• Flexibele uren op basis van een rooster!

Wie ben jij
Jij weet als geen ander hoe jij “ontzorgt”. Je voelt je als een vis in het water als het gaat om agendabeheer en secretariële ondersteuning. Daarbij gaat het organiseren van zaken je makkelijk af en dat doe je graag. Jouw proactieve houding en sterke manier van communiceren komen daarbij goed van pas. Terwijl je snel schakelt, blijf je nauwkeurig en accuraat.

• Je hebt minimaal een afgeronde relevante Mbo-opleiding;
• Je hebt enkele jaren ervaring als managementassistent of secretaresse;
• Je hebt actuele kennis van en ervaring met officepakketten;
• Je bent administratief sterk;
• Affiniteit met het vakgebied water en riolering is een pré.

Wat ga je doen
Als secretaresse is geen dag hetzelfde. Dat maakt jouw werk iedere dag opnieuw uitdagend. Jij gaat je voornamelijk bezighouden met de ondersteuning van de managers. Daarbij kun je denken aan: het inplannen van complexe afspraken, het organiseren van afdelingsbijeenkomsten en het bijhouden van de mailboxen. Wanneer het nodig is spring je bij op andere werkzaamheden.

• Ondersteunen van de procesbegeleiders Doelmatig Waterbeheer en Klimaatadaptatie in de brede zin van het woord;
• Agendavoorbereiding voor en verslaglegging van de projectgroepen, MT en Stuurgroep (aanwezigheid bij de vergaderingen is nodig);
• Bijhouden van actielijsten van diverse vergaderingen;
• Er samen met de procesbegeleiders voor zorgen dat stukken op MS-Teams bijgehouden worden en toegankelijk zijn.

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag als secretaresse voor de werkregio 'De Brabantse Peel'. In werkregio ‘De Brabantse Peel’ werken de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek en Someren en Waterschap Aa samen op het gebied van Doelmatig Waterbeheer en Klimaatadaptatie. Hiermee wil de werkregio invulling geven aan eigen regionale opgaven, maar ook aan de doelstellingen uit het Bestuursakkoord Water en het Deltaplan Ruimtelijke Adaptatie.

• Het kan plaatsvinden op verschillende locaties in één van de peelgemeenten;
• Je dient altijd aanwezig te zijn bij de vergaderingen, het uitwerken kan deels ook thuis;
• 8 uur gemiddeld per week, flexibel verdeeld over de week. Kan dus zijn dat je sommige dagen 1 of 2 uur werkt. Schema is wel ver van tevoren bekend. Flexibiliteit is erg belangrijk.

Sollicitatie
Is dit iets voor jou? Solliciteer nu!

Direct solliciteren

solliciteer op website van werkgever

Advertentie Cv voorbeelden voor Overige functies: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig

Over de vacature

Als Medewerker Administratie, Marketing en Sales ben jij de centrale spil binnen de organisatie. In deze veelzijdige functie draag je zorg voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van de verkoopbinnen- en buitendienst, de marketingafdeling en het management team. Je werkt binnen duidelijk omschreven kaders met een grote mate van zelfstandigheid en zorgt ervoor dat processen op secretarieel, coördinerend en administratief vlak vlekkeloos verlopen. Je legt direct verantwoording af aan het Hoofd Binnendienst.

wat bieden wij jou

• €2800 - € 3500 br/pm obv 40 uur
• Tijdelijk met uitzicht op vast
• Fulltime 40 uur
• Dordrecht
• Reiskostenvergoeding
• Veelzijdige functie

wie ben jij

Jij bent een initiatiefrijke, accurate duizendpoot die overzicht houdt in een dynamische werkomgeving. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende afdelingen en communicatieniveaus, en je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

• Je hebt minimaal een MBO diploma in een soortgelijke richting;
• Je spreekt de Nederlandse taal uitstekend in woord en schrift;
• Je spreekt de Engelse taal goed;
• Je bent 40 uur per week beschikbaar;
• Je bent bereid om in Dordrecht te werken;
• Je hebt eravring met Windows- en Office-programma’s en je bent bekend met of geïnteresseerd in moderne AI-toepassingen;
• Je hebt ervaring met notuleren en verslaglegging tijdens vergaderingen.

wat ga je doen

Je takenpakket is breed en afwisselend. Je biedt operationele en organisatorische ondersteuning aan sales, marketing en directie, en zorgt ervoor dat de dagelijkse documenten- en informatiestroom soepel verloopt.

• Inkomende correspondentie, e-mails, offerteaanvragen en orders verwerken en distribueren, klant- en ordergegevens beheren in CRM/ERP en optreden als eerste back-up voor de Medewerker Orderadministratie (MO);
• Ondersteuning bieden bij marketingcampagnes, evenementen en acties, en zorg dragen voor de inkoop en voorraad van kantoorartikelen;
• Offerteaanvragen en orders tijdig toewijzen aan de binnendienst en de binnen- en buitendienst ondersteunen bij dagelijkse operationele werkzaamheden;
• Vergaderingen voorbereiden, zalen reserveren, notuleren en verslagen uitwerken, en het management en de directie ontzorgen op secretarieel en organisatorisch gebied;
• Verzorgen van de inkoop en beschikbaarheid van kantoorartikelen.

waar ga je werken

Je komt te werken bij een toonaangevende, internationaal opererende specialist en fabrikant op het gebied van industriële meettechnologie en procesinstrumentatie. De Nederlandse verkoop- en serviceorganisatie kenmerkt zich door een professionele, kwaliteitsgerichte cultuur met korte communicatielijnen en een collegiale werksfeer.

• Een innovatieve technische B2B-omgeving die hoogwaardige meetoplossingen levert aan uiteenlopende industriële sectoren;
• Je werkt binnen een hecht binnendienstteam en rapporteert rechtstreeks aan het Hoofd Binnendienst;
• Je schakelt dagelijks intensief met collega's van verkoop, marketing, service en het Management Team, evenals externe relaties en toeleveranciers;
• Een stabiele, ISO-gecertificeerde organisatie waar kwaliteit, continuïteit en eigen initiatief hoog in het vaandel staan.

sollicitatie

wees er snel bij en solliciteer direct!

Direct solliciteren

solliciteer op website van werkgever

Advertentie Cv voorbeelden voor Overige functies: zo ziet een sterk cv eruit Bekijk het voorbeeld en maak je eigen versie. Bekijk voorbeeld Geen account nodig