Office & Operations Manager Makelaardij

Over de vacature

Maarten van Vliet Makelaars groeit. Daardoor moet de operatie achter het kantoor net zo strak lopen als de verkoop en woningmarketing aan de voorkant.

Als Office & Operations Manager breng je planning, dossiers, klantcontact en systemen bij elkaar. Ongeveer 70% van je tijd zit in de dagelijkse operatie. De overige 30% gebruik je om Pipedrive, automatiseringen, KPI’s en processen slimmer in te richten. Dit is een hands-on rol met veel eigenaarschap, geen stafpositie vanaf de zijlijn.

Jouw rol

Jij zorgt dat het kantoor iedere dag goed loopt. De planning klopt, vragen worden opgepakt, dossiers hebben een duidelijke volgende stap en de belangrijkste cijfers liggen op tijd op tafel.

Je houdt je onder andere bezig met:

• telefoon, inbox en dagelijkse planning;
• het plannen van bezichtigingen, fotografie, video-opnames, inmetingen, styling en energielabels;
• zorgen dat vragen binnen één werkdag worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen;
• het begeleiden van standaard verkoopdossiers van opdracht tot overdracht;
• bewaken dat stukken compleet zijn en deadlines worden gehaald;
• verkopers en kopers op de hoogte houden over de voortgang;
• zorgen dat Pipedrive actueel is en ieder dossier een volgende stap heeft;
• beheren van velden, pipelines, automatiseringen en dashboards;
• nieuwe collega’s goed inrichten in Pipedrive;
• contact onderhouden met de Pipedrive-partner en de bouwer van het toekomstige klantportaal;
• wekelijks de scorecard en KPI’s voorbereiden;
• maandcijfers aanleveren en afwijkingen signaleren;
• checklists, templates en processen vastleggen en actueel houden;
• verbeteringen signaleren waarmee het kantoor slimmer en efficiënter kan werken.

Voor koopakte-concepten werk je samen met de senior transactiecoördinator.

Wie we zoeken

Je hebt ruime ervaring met het organiseren of aansturen van dagelijkse werkzaamheden binnen een commerciële omgeving. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en spreekt collega’s op een duidelijke manier aan wanneer iets niet goed loopt.

Dit neem je mee:

• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring met dagelijkse operatie, planning, dossiers of binnendienstprocessen;
• ervaring met CRM-systemen;
• gevoel voor processen, cijfers en voortgangsbewaking;
• het vermogen om zelfstandig besluiten te nemen en overzicht te houden wanneer het druk wordt;
• fulltime beschikbaarheid en bereidheid om vijf dagen per week op kantoor in Heemstede aanwezig te zijn.

Dit is een plus:

• ervaring binnen de makelaardij;

• een achtergrond in hypotheekadvies of notariaat;

• ervaring met Pipedrive;

• ervaring met automatiseringen en integraties, zoals Make, Zapier of vergelijkbare koppelingen;

• ervaring met KPI’s, scorecards of maandrapportages.

• Een makelaarsdiploma is niet nodig.

  Wat we bieden

Je krijgt een belangrijke positie binnen een kantoor dat volop in ontwikkeling is. Je werkt direct samen met Maarten van Vliet en hebt invloed op de manier waarop de operatie, systemen en processen meegroeien met het kantoor.

Je kunt rekenen op:

• veel eigenaarschap over de dagelijkse operatie;
• directe samenwerking met Maarten;
• een vast weekritme en kwartaalsessies;
• opleiding in Pipedrive en automatisering;
• betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van systemen en het klantportaal;
• een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring;
• een fulltime contract;
• een vaste werkplek op kantoor in Heemstede.

Je werkt dagelijks samen met de salesmanager, senior transactiecoördinator en coördinator aankoop.

Over Maarten van Vliet Makelaars

Maarten van Vliet Makelaars is een NVM-makelaarskantoor in Heemstede, actief in Kennemerland en Amsterdam. Het kantoor begeleidt klanten bij aankoop, verkoop en taxatie en richt zich onder meer op woningen in het midden- en hogere segment.

Het kantoor werkt met veel aandacht voor woningmarketing en video. Iedere woning krijgt een cinematische video en Maarten van Vliet Makelaars werkt hiervoor met een eigen videograaf.

Het team bestaat uit makelaars, binnendienst en marketing. In deze rol zorg jij dat de operatie en systemen achter die commerciële organisatie meegroeien.

Verhuis naar je toekomst. #FindYourFuture

&Work helpt je verder

Maarten van Vliet Makelaars werkt samen met &Work. &Work begrijpt dat het belangrijk is om te werken op een plek waar je gewaardeerd wordt, waar je je verder kunt ontwikkelen en waar je de ruimte krijgt om te groeien. Door via &Work te solliciteren, krijg je direct toegang tot hun brede netwerk van werkgevers. &Work kan je helpen bij de introductie bij Maarten van Vliet Makelaars, achtergrondinformatie verstrekken, je voorbereiden op gesprekken zodat je jezelf overtuigend kan presenteren en je bijstaan tijdens de onderhandelingen om je een mooie stap vooruit te laten zetten in je carrière.

Vacature-informatie

• Dienstverband: Fulltime
• Ervaringsniveau: Medior, Senior