Directiesecretaresse managementondersteuner Vacatures in Rotterdam

Over de vacature

Voor een periode van circa zes maanden is Rotterdam Topsport op zoek naar een jonge, energieke en proactieve Project- & Managementondersteuner. In deze rol ondersteun je de directeur én het team, en zorg je ervoor dat afspraken, projecten, bijeenkomsten en praktische zaken soepel verlopen.

Dit is uitdrukkelijk geen traditionele functie als managementassistent of puur secretariële ondersteuner. Rotterdam Topsport zoekt een slimme, snelle en hands-on aanpakker die overzicht creëert, vooruitdenkt, goed kan prioriteren en graag zaken voor elkaar krijgt.

wat bieden wij jou

• Dynamische functie in de topsportbranche
• Organisatie waar je direct grote impact maakt
• Flexibele uren afgestemd op jouw beschikbaarheid
• Uitzicht op een vaste aanstelling

wie ben jij

Voor deze functie gaat de voorkeur uit naar een kandidaat met een energieke instelling die floreert in een dynamische werkomgeving, graag verantwoordelijkheid neemt en het leuk vindt om anderen te ontzorgen en zaken te organiseren.

• Werk- en denkniveau: mbo+/hbo-niveau, bij voorkeur aan het begin van de carrière met enige relevante werkervaring (ervaring met projectondersteuning, managementondersteuning of evenementen is een pré).
• Werkhouding: hands-on, proactief, zelfstandig, flexibel en praktisch ingesteld.
• Organisatorisch: sterk in organisatorische taken, zorgvuldig, overzicht bewarend en in staat zelfstandig te prioriteren.
• Communicatie & Relaties: servicegericht, communicatief vaardig, representatief en stevig genoeg om grenzen aan te geven. Schakelt gemakkelijk tussen directie, collega's en externe partners en schroomt niet om acties op te volgen.
• Digitale vaardigheden: Goede beheersing van onder meer Outlook, Teams, Word en PowerPoint.

wat ga je doen

Een belangrijk onderdeel van de functie is het ondersteunen en ontzorgen van de directeur. Je beheert zijn agenda actief, plant afspraken logisch in en bewaakt daarin ook de ruimte en prioriteiten. Je zorgt dat benodigde informatie en stukken tijdig beschikbaar zijn, zodat afspraken en overleggen goed kunnen worden voorbereid, en helpt bij het bewaken en opvolgen van acties.

Daarnaast ondersteun je breder binnen de organisatie en bij verschillende projecten en activiteiten. Denk onder andere aan:

• actief beheren en structureren van de agenda van de directeur;
• bewaken van prioriteiten en zorgen voor een goede voorbereiding van afspraken;
• voorbereiden en organiseren van overleggen, werkbezoeken, bijeenkomsten en ontvangsten;
• maken van agenda's, korte draaiboeken, actielijsten en planningen;
• bewaken en opvolgen van afspraken en acties; ondersteunen van collega's bij projecten en activiteiten;
• schakelen met externe partners, gemeente, sportorganisaties en andere relaties;
• praktische organisatie rondom kantoor, bijeenkomsten en activiteiten;
• waar nodig oppakken en regelen van praktische officezaken; signaleren wat er nodig is en dit zoveel mogelijk zelfstandig oppakken

waar ga je werken

Rotterdam Topsport is een compacte organisatie die zich bezighoudt met topsportevenementen, topsporters en talenten, topsportverenigingen, maatschappelijke programma's en partnerships in de stad Rotterdam. Vanwege de omvang van de organisatie zijn de lijnen kort en wordt er snel geschakeld tussen de directie, collega's, de gemeente, sportorganisaties en partners.

• Werken in de top van de topsportbranche
• kleine organisatie waar je direct veel impact kunt maken

sollicitatie

Heb jij een topsportmentaliteit en energie voor tien? Zie jij jezelf al werken binnen de dynamische topsportwereld in Rotterdam? Dan zijn wij op zoek naar jou! Solliciteer snel met je motivatie en een recent cv.