Administratie & Secretarieel Vacatures in Hooge Mierde

Over de vacature

Zoek jij een uitdagende, tijdelijke rol binnen het maatschappelijk domein waar jouw organisatietalent direct impact maakt? Het organisatieonderdeel Werk & Inkomen van de Gemeente Utrecht zoekt per direct een proactieve Managementassistent voor 32 uur per week (locatie Hoog Catharijne, Utrecht). In deze functie ondersteun je de manager en teamleiders op secretarieel en organisatorisch vlak. Ben jij stressbestendig, flexibel en administratief ijzersterk? Solliciteer nu op deze veelzijdige functie in Utrecht.

wat bieden wij jou

• salaris tussen €3.246 en €4.556 (o.b.v. 36 uur)
• jaarlijks opleidingsbudget
• 4 tot 6 maanden
• 32 uur
• vakantiegeld + 13e maand!
• werken voor de gemeente Utrecht

wie ben jij
Ben jij de organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een strak geplande agenda en een vlekkeloos lopend secretariaat? Als Managementassistent Werk & Inkomen bij de Gemeente Utrecht ben jij het visitekaartje van het team. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc vragen en complexe agenda’s, behoudt het overzicht op drukke momenten en communiceert helder op elk niveau.

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime werkervaring als managementassistent in een complexe organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met MS Office (met name Outlook en MS Teams).

wat ga je doen
Als Managementassistent Werk & Inkomen bij de Gemeente Utrecht ben jij de organisatorische spil van het team. Je ontzorgt één manager en meerdere teamleiders bij uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken. Jouw focus ligt op het strak beheren van de agenda en het verwerken van de informatiestroom, zodat het management zich kan richten op de hoofdtaken.

Daarnaast pak je ondersteunende HRM-taken op, help je bij de W&I-sollicitatieprocedures en ondersteun je bij de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen in een hecht team van 6 collega’s op een dynamische locatie nabij het centraal station. Een veelzijdige rol waarin je plannen, ontzorgen en schakelen combineert voor de inwoners van Utrecht!

• Beheren van de complexe Outlook-agenda en volle mailboxen van de manager, inclusief het stellen van de juiste prioriteiten.Uitvoeren van de sollicitatieprocedure binnen het UBEOO-systeem, zoals het uitnodigen van kandidaten en plannen van gesprekken.
• Zorgen voor de juiste vergaderstukken in IBABS en het afstemmen van de stukken op de Outlook-agenda.
• Oppakken van HRM-ondersteunende taken, waaronder het inplannen van afspraken met de bedrijfsarts en het administratief verwerken van mutaties.
• Beheren van de algemene mailbox en het reserveren van vergaderzalen en lunches voor bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij en organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen binnen het organisatieonderdeel.
• Waarnemen van werkzaamheden van collega-assistenten bij afwezigheid, ziekte of verlof.

waar ga je werken
Je komt te werken bij het officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen, een hecht en collegiaal team van 6 collega's waar hard werken hand in hand gaat met humor. Het onderdeel zet zich dagelijks in om inwoners te ondersteunen naar werk, financiële hulp te bieden en schulden te voorkomen. Sinds april 2024 werken we vanuit ons kantoor in Hoog Catharijne (kantoorgebouw Janssoenborch) met een prachtig uitzicht op de Domtoren. We werken hybride: je bent twee dagen op kantoor aanwezig, waarbij de donderdag de vaste teamdag is om samen te komen en bij te praten.

sollicitatie
Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen!

Over de vacature

Zoek jij een betekenisvolle én dynamische ondersteunende rol binnen de maatschappelijke sector? De Gemeente Utrecht zoekt een daadkrachtige Managementassistent Programma Opvang voor de opvang van diverse doelgroepen, waaronder Oekraïense vluchtelingen. In deze veelzijdige functie werk je bij het bedrijfsbureau en zorg je samen met je collega-managementassistent dat de agenda's, vergaderingen en communicatie vlekkeloos verlopen. Ben jij organisatorisch een topper en schakel je snel in een dynamische omgeving? Solliciteer direct op deze maatschappelijk relevante vacature in Utrecht.

wat bieden wij jou

• salaris tussen €2.875 en €4.556 (o.b.v. 36 uur)
• vakantiegeld + 13e maand!
• 24-32 uur
• jaarlijks opleidingsbudget
• 6 maanden + kans op verlenging
• werken voor de gemeente Utrecht

wie ben jij
Ben jij de organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een strakke planning en graag het overzicht bewaart in een hectische omgeving? Als Managementassistent bij het programma Opvang Utrecht ondersteun je de programmadirecteur en deelprogrammamanagers. Je bent proactief, dienstverlenend ingesteld en schrikt er niet van terug om net dat stapje extra te zetten.

• Afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau.
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede beheersing van de Engelse taal (schriftelijk).
• Ruime ervaring met MS Office (met name Outlook) en snel in het aanleren van nieuwe applicaties.
• Beschikbaar voor 24 tot 36 uur per week, met aanwezigheid op kantoor op in ieder geval dinsdag en donderdag.

wat ga je doen
Als Managementassistent bij Gemeente Utrecht ondersteun je de leiding en medewerkers van het Programma Opvang. Je beheert complexe agenda's, bereidt vergaderingen voor, bewaakt afspraken en beheert de mailboxen. Een organisatorische spilfunctie waarin je regelt, meedenkt en communiceert.

• Proactief en overzichtelijk beheren van de agenda's van de programmadirecteur en deelprogrammamanagers.
• Plannen en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, inclusief het verzorgen van zalen, stukken en facilitaire voorzieningen.
• Uitwerken van heldere actielijsten en notulen tijdens overleggen en de opvolging hiervan bewaken.
• Beheren van de centrale programmamailboxen en optreden als eerste vraagbaak voor collega's en partners.
• Ondersteunen bij de logistieke en organisatorische organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Bestellen van attenties, geschenken en benodigdheden om de attentiewaarde binnen het team hoog te houden.

waar ga je werken
De gemeente Utrecht organiseert de opvang voor verschillende doelgroepen waaronder Oekraïense
vluchtelingen. De opvang voor Oekraïners vindt plaats op locaties die variëren van kleinschalig –
enkele huishoudens – tot locaties waar meer dan 200 mensen kunnen verblijven. Vaak gaat het om
gezinnen en/of vrouwen met kinderen.

Het programma opvang Utrecht bestaat uit meerdere deelprogramma’s: crisis noodopvang, opvang
locaties, ondersteuning en matching van de doelgroep, informatie en monitoring en een
bedrijfsbureau. Als managementassistent kom je werken bij het bedrijfsbureau en ondersteun je
samen met een collega managementassistent de programmadirecteur, deelprogrammamanagers en
medewerkers van de deelprogramma’s. De managementassistenten werken nauw samen en
vervangen elkaar bij elkaars afwezigheid.

sollicitatie
Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen!