Directiesecretaresse

Over de vacature

Ben jij sterk in organiseren en denk je graag een stap vooruit? Als rechterhand van drie directeuren zorg je dat alles soepel loopt. Je werkt bij een organisatie met maatschappelijke betekenis en bent een belangrijke schakel tussen de directie en de rest van de organisatie. Dit ga jij doen Je bent het eerste aanspreekpunt voor drie directeuren en ondersteunt hen bij hun dagelijkse werk. Je zorgt dat agenda's, afspraken, overleggen en evenementen goed op elkaar aansluiten. Je denkt vooruit, weegt belangen en prioriteiten af en weet op welk moment iets aandacht nodig heeft. Ook schakel je makkelijk tussen de directie en de rest van de organisatie. Je signaleert kansen en knelpunten en brengt mensen met elkaar in contact. Je weet wanneer je moet anticiperen, afstemmen of doorpakken. Organiseren en plannen gaan je van nature goed af. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin veel tegelijk speelt. Dit zijn je belangrijkste taken: Je beheert complexe agenda's en bewaakt afspraken en prioriteiten. Je bereidt managementbijeenkomsten en vergaderingen voor en organiseert ze, van planning tot praktische uitvoering. Je bewaakt de actiepunten uit de verschillende MT-overleggen en zorgt dat afspraken op tijd worden opgevolgd. Je maakt verslagen en notuleert tijdens vergaderingen als dat nodig is. Je werkt samen met andere managementondersteuners en secretaresses, zodat jullie werk goed op elkaar aansluit en je samen resultaat haalt. Hier herken jij jezelf in Je werkt en denkt op hbo-niveau. Je hebt aantoonbare ervaring als directiesecretaresse, managementondersteuner of in een vergelijkbare functie. Je hebt ervaring met complex agendabeheer en met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Je kunt goed prioriteiten stellen, denkt vooruit en weet ook bij wisselende omstandigheden wat aandacht vraagt. Je schakelt makkelijk met verschillende gesprekspartners, van directie tot collega's en externe contacten, en voelt goed aan wat de situatie vraagt. Je neemt initiatief als de situatie daarom vraagt en communiceert duidelijk. Je werkt servicegericht en samen met anderen. Ook als het druk wordt, blijf je zorgvuldig. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Wat maakt het werken als Directiesecretaresse bij het CAK interessant? Je hebt een veelzijdige rol met veel afwisseling. Je werkt dicht op de directie en hebt invloed op hoe zij hun werk kunnen doen. Je werkt voor een organisatie met maatschappelijke betekenis. Je werkt samen met een team van managementondersteuners en collega-secretaresses.