Zoek tussen onze top vacatures

Over de vacature

Bij IBN helpen we mensen vooruit. Jij helpt de mensen die dat mogelijk maken. Iedere dag zetten honderden collega's van IBN zich in om mensen kansen te bieden op werk en ontwikkeling. Achter al dat werk schuilt een organisatie die goed moet draaien. En daar kom jij in beeld.

Managementondersteuner
Uden, 24-28 uur per week Dit ga je doen als managementondersteuner
Als managementondersteuner ondersteun je samen met twee collega's onze drie bedrijfsdirecteuren. Je organiseert, plant, verbindt en ontzorgt. Je houdt overzicht, brengt mensen bij elkaar en zorgt dat belangrijke zaken op het juiste moment samenkomen. Je denkt vooruit, neemt eigenaarschap en ziet kansen om dingen slimmer of beter te organiseren. Misschien werk je achter de schermen, maar jouw bijdrage is iedere dag zichtbaar in het werk van anderen. Geen dag is hetzelfde. De ene keer puzzel je op een volle directieagenda, een uur later bereid je een bijeenkomst voor of stem je een complexe afspraak af met verschillende betrokkenen. Je houdt je onder andere bezig met: - Complex agendabeheer voor de drie bedrijfsdirecteuren.

• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en grotere evenementen.
• Plannen en coördineren van veelvuldig terugkerende afspraken met interne en externe betrokkenen.
• Uitvoeren van de attentieregeling bij jubilea, pensioneringen en andere bijzondere momenten.
• Praktische en secretariële ondersteuning van verschillende overlegvormen binnen IBN, waaronder de medezeggenschap en specifieke commissies.
• Zorgvuldig verwerken en beheren van correspondentie, afspraken en vertrouwelijke informatie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in de ondersteuning.

Je werkt met moderne digitale hulpmiddelen, waaronder Microsoft 365. Zie jij kansen om processen slimmer, makkelijker of beter te organiseren? Dan krijg je bij IBN de ruimte om ermee aan de slag te gaan. Wat maakt deze functie bijzonder?
Je werkt op een plek waar veel lijnen binnen IBN samenkomen. Daardoor weet je wat er speelt en heb je contact met collega's op verschillende niveaus én met mensen buiten IBN. Je organiseert, verbindt en ontzorgt, maar denkt ook mee over hoe werkzaamheden slimmer, makkelijker of beter kunnen. Binnen IBN zijn we voortdurend in ontwikkeling. Daarom zoeken we iemand die niet alleen zaken goed regelt, maar ook eigenaarschap toont. Je wacht niet af, ziet wat nodig is en komt in beweging. Dit krijg je van ons als managementondersteuner - Een bruto maandsalaris tussen € 2.875,- en € 4.065,- op basis van een 36-urige werkweek. Je exacte salaris is afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• 8% vakantiegeld en 7,55% eindejaarsuitkering.
• Minimaal jaarlijks 23 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Een zelf in te vullen vrije diversiteits(feest)dag.
• Mogelijkheid tot sabbaticalverlof: een gedeeltelijk betaalde, zelf in te vullen verlofperiode voor een aaneengesloten periode van 2 maanden, ééns in de vijf jaar.
• Een persoonlijk duurzaamheidsbudget van € 250,-, dat je kunt gebruiken om je duurzame inzetbaarheid te vergroten.
• Een collectiviteitskorting op (aanvullende) zorgverzekeringen.
• Een goede pensioenregeling.
• 80-90-100-regeling: maximaal 5 jaar voor AOW-gerechtigde leeftijd. 80% werken, 90% brutosalaris, mogelijkheid tot 100% pensioenopbouw.
• Alle benodigdheden voor het uitoefenen van je functie, zoals een telefoon en laptop.
• Reiskostenvergoeding vanaf 6 kilometer.
• Flexibele werktijden en, waar het werk dat toelaat, de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een compleet en passend pakket met opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via het IBN Leerhuis.
• Keuze uit een activiteitenprogramma en mogelijkheid om deel te nemen aan fiscaal voordelige regelingen, bijvoorbeeld deelname aan bedrijfsfitness.

Jouw team
Met twee collega-managementondersteuners vorm je het secretariaat. Jullie werken samen voor de directeuren, verdelen de werkzaamheden onderling en kunnen elkaars werk overnemen. Het secretariaat is onderdeel van het dienstencentrum. Hier werken zo'n 70 collega's aan alles wat nodig is om IBN goed te laten draaien. De sfeer is collegiaal, informeel en betrokken. We geloven dat je nooit bent uitgeleerd. Daarom investeren we actief in vakmanschap en digitale vaardigheden en krijg je volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen. Collega aan het woord
Annelien werkt als managementondersteuner bij IBN: "Ik houd van de vele uitdagingen die op een dag voorbijkomen. Elke uitdaging ga ik aan en dat geeft mij energie en voldoening." Dit ben jij
Jij krijgt energie van regelen, plannen en organiseren. Je blijft rustig als agenda's veranderen, houdt overzicht en onderscheidt hoofd- van bijzaken. Je werkt nauwkeurig, neemt initiatief en helpt anderen graag hun werk goed te doen. Je kunt zelfstandig werken, maar voelt je ook verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat van het team. Met gevoelige situaties en vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend zorgvuldig om. Verder heb je: - Mbo-4 werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding.

• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële of managementondersteunende functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder ervaring met Microsoft 365.

IBN: iedereen doet mee
Voor veel mensen is werk niet vanzelfsprekend. Voor al deze mensen zijn wij er, al meer dan 30 jaar. We vinden het belangrijk dat mensen weer mee kunnen doen. En dat ze vanuit hun eigen talenten en ambities kunnen bouwen aan hun loopbaan. Zo leiden we mensen op tot vakkrachten, zodat ze aan de slag kunnen bij een werkgever uit ons grote netwerk. Of we zetten ze in binnen onze eigen teams voor onder meer schoonmaak, groenonderhoud en assemblage. De betrokkenheid binnen onze organisatie is groot: iedereen zet zich in om de wereld een stukje mooier te maken en heeft daarin een belangrijk aandeel. Hoe we bij IBN een rol van betekenis spelen voor mensen? Lees en bekijk de interviews met trotse medewerkers op onze website. Word jij onze nieuwe managementondersteuner?
Reageren kan heel makkelijk via de sollicitatiebutton . Vragen?
Wil je meer informatie over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met William van den Broek, manager dienstencentrum, via 06-18308401 of wbroek@ibn.nl . Wij kiezen er bewust voor om de werving zelf te doen. Als we gebruik willen maken van bureaus, nemen we zelf contact op.

Over de vacature

Regelen, plannen, organiseren, telefoon beantwoorden, e-mails... Gewoon de dingen doen binnen een secretariaat zodat jouw directie het beste functioneert. Een belangrijke rol, want je zorgt met je collega managementondersteuners voor een goede basis van de organisatie. Zie jij jezelf als managementondersteuner werken in een internationale omgeving? Herken je jezelf in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur? Lees dan verder!

Wat bieden wij jou

• Een mooi salaris tussen de €3333,81 en €4457,77!
• Fulltime aan de slag voor 36 uur in de week
• Opdracht voor tenminste 1 jaar na startdatum!
• Werken in hartje Den Haag bij de Rijksoverheid!
• Pensioen vanaf dag 1 en ABP-aanvulling!
• Met kans op verlenging!

Wie ben jij
Naast dat je je herkent in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur beschik je over een MBO niveau 4 opleiding in de richting van Office-management, Personal Asisstent of een andere vergelijkbare support opleiding. Heb je nog geen werkervaring in deze rol dan ben je ook welkom om te solliciteren. Het is wel belangrijk dat je uitstekend overweg kunt met het gehele MS Office pakket (Outlook, SharePoint, Teams, Excel) en kennis hebt van sociale media. En dat je een goede beheersing hebt van zowel de Nederlandse als Engelse taal (vanwege de internationale context).

Wat ga je doen
Als managementondersteuner speel je een cruciale rol binnen ons secretariaat. Je zorgt samen met je collega-ondersteuners voor een stevige basis van de organisatie. Je ondersteunt en werkt nauw samen met een manager, project- of teamleden binnen een werkomgeving die sterk beïnvloed wordt door de internationale actualiteit.

Je taken zijn administratief en logistiek van aard. Denk hierbij aan agendabeheer, verslaglegging maar bijvoorbeeld ook het plannen en organiseren van ontvangsten en bijeenkomsten. Je laat werkprocessen soepel verlopen en helpt bij het aanleggen van werkdossiers voor bijvoorbeeld een van de ministers. Je zorgt ervoor dat jouw collega's op tijd over de informatie beschikken die zij nodig hebben.

Waar ga je werken
Voor deze functie ga je aan de slag bij de Directie Sociale Ontwikkeling binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De Directie Sociale Ontwikkeling is het kenniscentrum binnen BZ voor cruciale thema's zoals gendergelijkheid, vrouwenrechten, mondiale gezondheid en het maatschappelijk middenveld. De directie telt ongeveer 60 gedreven medewerkers. Waar jij er binnenkort misschien wel eentje van bent!

• Het kantoor zit op loopafstand van Den Haag Centraal, aan de Schedeldoekshaven 101.
• Maar we werken ook hybride! Dus je kan een goede balans realiseren in je werkweek.

Sollicitatie
Ben jij de nieuwe managementondersteuner die we zoeken? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over de functie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken!

Let op: voor deze vacature is het verplicht een motivatiebrief aan te leveren!

Over de vacature

Draag bij aan de toekomst! Als managementondersteuner bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) in Den Haag kan dat dagelijks. Een dynamische baan als managementondersteuner waar je direct meewerkt aan een gezonde en veilige toekomst voor de Nederlandse jeugd. Een betekenisvolle rol waarin jouw planningsvaardigheden écht het verschil maken. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging?

Wat bieden wij jou

• Salaris tussen €3.097 - € 3.984! (obv 36 uur)
• Opdracht tot begin volgend jaar!
• Eindejaarsuitkering 8,3% Reiskostenvergoeding
• 8% vakantiegeld en 28 dagen per jaar verlof
• Werkdagen en tijden in overleg
• Pensioen vanaf dag 1 en APB aanvulling

Wie ben jij
Door jouw ervaring voel jij haarfijn aan wat het directieteam nodig heeft. Door jouw samenwerkingsgerichte, proactieve houding ondersteun je het team en jouw directe collega's zonder enige moeite. Verder:

• Bezit je (minimaal) een afgeronde mbo-niveau 4 diploma in secretariële en/of administratieve richting
• Heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Ben je discreet en bestuurlijk sensitief
• Heb je minimaal 3 jaar relevante werkervaring

Wat ga je doen
Als managementondersteuner ben je de strategische rechterhand van de plaatsvervangend directeur en een MT-lid. Je beheert complexe agenda's, filtert inkomende burgervragen en coördineert de tijdige aanlevering van parlementaire stukken. Met systemen zoals iBabs en Marjolein zorg je dat informatiestromen vlekkeloos verlopen. Je bewaakt deadlines scherp en zorgt samen met je team dat het secretariaat dagelijks optimaal bezet is.

Waar ga je werken
Als managementondersteuner in Den Haag bouw je direct mee aan een veilige toekomst voor de Nederlandse jeugd. In deze dynamische baan bij de directie Jeugd ben jij de onmisbare spil. Samen met zeven gezellige collega's vorm je een hecht team. Jouw werk heeft écht maatschappelijke impact. Je gaat vier dagen per week aan het werk. Welke dagen dit zijn, gaat uiteraard in overleg! Daarnaast is thuiswerken ook bespreekbaar.

Sollicitatie
Ben jij de teamplayer die al in de startblokken staat ? Zorg dan dat je deze kans niet mist!
We ontvangen graag je CV en motivatiebrief dan nemen we meteen contact met je op.