Bestuurs en directiesecretaresse Vacatures

Over de vacature

Als Bestuurs- en Directiesecretaresse vorm jij de organisatorische spil achter het college van B&W en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je werkt nauw samen met een ervaren collega om complexe agendazaken, officiële bezoeken en bestuurlijke besluitvorming in goede banen te leiden.

Wat bieden wij jou:
Op dit moment zijn er geen specifieke arbeidsvoorwaarden aangeleverd voor deze positie. Wat ga je doen:
Jij ondersteunt het bestuur en de directie door de volgende taken uit te voeren: - Beheren van complexe agenda’s van bestuurders en directie

• Bewaken en verwerken van e-mail, post en correspondentie
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de wekelijkse collegevergadering
• Verwerken en organiseren van vergaderstukken en relevante documentatie
• Afhandelen van telefoontjes en uiteenlopende administratieve werkzaamheden
• Ondersteunen bij kabinetszaken, waaronder aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen
• Voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Mede organiseren van gemeentelijke vieringen en herdenkingen
• Verspreiden van documenten naar interne en externe betrokkenen

Wie zoeken wij:
Voor deze rol zoeken wij een kandidaat die zich herkent in het volgende profiel: - Je beschikt over de nauwkeurigheid en discretie die nodig zijn voor bestuurlijke ondersteuning

• Je bent in staat om snel prioriteiten te stellen in complexe werkomgevingen
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie

Ben jij klaar om als organisatorische kracht bij te dragen aan het bestuur van Stadskanaal?

Over de vacature

Als Bestuurs- en Directiesecretaresse ondersteun jij het college van burgemeester en wethouders en de directie van gemeente Stadskanaal. Samen met een ervaren collega verdeel jij de secretariële en organisatorische werkzaamheden.

Wat ga je doen:
In deze rol voer jij de volgende taken uit: - Beheren van agenda’s, e-mail en overige correspondentie

• Voorbereiden van college- en andere vergaderingen en verwerken van stukken
• Afhandelen van telefoontjes en administratieve werkzaamheden
• Uitvoeren van kabinetszaken, waaronder aanvragen voor koninklijke onderscheidingen
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en hoogwaardigheidsbekleders
• Mede organiseren van vieringen en herdenkingen

Jij bent de stabiele factor die bijdraagt aan de ondersteuning van het bestuur en de directie. We hopen snel van jou te horen.

Over de vacature

Stap in deze uitdagende rol bij de gemeente Stein en geef jouw secretariële én organisatorische carrière een geweldige boost! Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je het bestuur én stroomlijn je de werkprocessen op de afdeling. Verdien een mooi salaris, werk nauw samen met de leidinggevende en maak direct impact in een dynamische, bestuurlijke omgeving. Enthousiast? Lees dan snel verder!

Wat bieden wij jou

• Aantrekkelijk salaris in schaal 8!
• Contract tot juni '27 met optie tot verlenging!
• Wekelijks je salaris uitbetaald!
• Volop ruimte voor initiatief en procesverbetering!
• Reiskostenvergoeding voor je gemaakte kilometers!
• Werken in een hecht, warm en betrokken team!

Wie ben jij
Als bestuurs- en directiesecretaresse ben je een stevige, verbindende professional met een scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Met jouw analytische blik breng je moeiteloos structuur aan en ga je discreet om met vertrouwelijke informatie. Je bent communicatief ijzersterk, neemt initiatief en neemt collega's enthousiast mee in nieuwe procesverbeteringen!
Daarnaast beschik je over de volgende eisen:

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving;
• Je hebt ervaring met het verbeteren, beschrijven of stroomlijnen van werkprocessen;
• Je bent beschikbaar voor 32 uur per week;
• Je kunt werken van maandag tot en met vrijdag;
• Je kunt op locatie werken in Stein.

Wat ga je doen
Als bestuurs- en directiesecretaresse ga je aan de slag in een veelzijdige rol waarin geen dag hetzelfde is! Aan de ene kant zorg je ervoor dat de dagelijkse bestuurlijke ondersteuning vlekkeloos verloopt. Je bereidt overleggen voor, bewaakt agenda's en onderhoudt professioneel contact met bestuurders en externe relaties. Aan de andere kant pak je een belangrijke coördinerende rol op. Je brengt werkprocessen helder in kaart, doet slimme verbetervoorstellen en helpt het team efficiënt te werken. Samen met de leidinggevende zorg je ervoor dat afspraken écht worden nageleefd en werk je aan een gestroomlijnd secretariaat!

• Ondersteunen van het gemeentebestuur en voorbereiden van bestuurlijke overleggen;
• Aanbrengen van structuur en uniformiteit in de werkprocessen van het secretariaat;
• Coördineren en verdelen van werkzaamheden voor een geoliede samenwerking.

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij de gemeente Stein. Binnen deze organisatie staan korte lijnen, een informele werksfeer en de verbinding met de burger centraal. Je komt terecht in een dynamische omgeving waar jouw frisse blik en ervaring echt worden gewaardeerd. Samen met je collega's van het secretariaat zorg je voor een professionele uitstraling en een geoliede organisatie!

Sollicitatie
Als je helemaal tot hier hebt gelezen, dan zijn wij ongetwijfeld een match! Solliciteer daarom gelijk, dan spreken we elkaar snel!
Goed om te weten: binnen 15 minuten na je sollicitatie ontvang je van ons een WhatsApp-berichtje. We stellen je dan een paar korte vragen over je sollicitatie om je sneller te kunnen helpen. Heb je geen WhatsApp? Dan bellen of mailen we je binnen één werkdag!