Secretarieel medewerker Vacatures

Over de vacature

Zoek jij een veelzijdige secretariële rol waarin jij écht het verschil maakt? Als Secretarieel Medewerker leg jij de basis voor een goede administratie. Jij bent de spin in het web die zorgt dat alle registraties, planningen en administratieve processen vlekkeloos en up-to-date verlopen. Daarnaast ben jij het eerste aanspreekpunt voor inkomend telefoon- en mailverkeer. Je rapporteert direct aan de operationeel directeur en werkt intensief samen met de programmamanager. Lijkt dit je wat? Lees dan snel verder!

wat bieden wij jou

• € 3.000 - € 3.375 o.b.v. fulltime
• Tijdelijk met kans op verlenging
• Apeldoorn
• 24 uur - 32 uur
• € 0,28 p/k reiskostenvergoeding

wie ben jij
In deze functie verzorg je de complete secretariële ondersteuning. Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Inplannen en coördineren van de inzet van gecommitteerden en auditoren;
• Op verzoek inplannen van afspraken en overleggen;
• Zorgdragen voor de administratieve verwerking van gegevens, registraties en dossierbeheer;
• Verzorgen en uitreiken van diploma’s, certificaten en benoemingen;
• Beheren van de mailbox, postverzending en de e-mail/telefoonbeantwoording;
• Uitvoeren van taakspecifieke controles, rapportages en reserveringen;
• Continu afstemmen van de dagelijkse werkzaamheden met de programmamanager.

wat ga je doen
Om deze functie succesvol in te vullen, herken jij jezelf in het volgende:

• Digitaal & typvaardig: Je bent handig met digitale systemen, leert software snel aan en typt vlot en foutloos;
• Communicatief & dienstverlenend: Je communiceert helder (zowel mondeling als schriftelijk) en helpt anderen graag;
• Accuraat & integer: Je werkt zeer secuur, hebt oog voor detail en gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens;
• Kennis van zaken: Je hebt ervaring met/kennis van administratieve processen en bij voorkeur affiniteit met examineren en beoordelen;
• Betrokken: Je toont oprechte organisatiebetrokkenheid.

waar ga je werken
Je komt te werken bij een professionele en gedreven organisatie waar kwaliteit en samenwerking centraal staan. Er heerst een prettige, informele werksfeer met korte lijnen: doordat je rechtstreeks schakelt met de programmamanager en rapporteert aan de operationeel directeur, heeft jouw inzet direct impact op het resultaat.

sollicitatie
Enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton!

Over de vacature

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail? Krijg jij energie van plannen, regelen en administratieve processen in goede banen leiden? En ben je op zoek naar een dynamische baan bij een toonaangevend, maatschappelijk betrokken adviesbureau? Dan zijn wij op zoek naar jou!

wat bieden wij jou

• € 2.750,- en € 3.380 obv fulltime
• tijdelijke functie (9 maanden - 1 jaar)
• Utrecht
• gratis gebruik van trainingen en good habitz
• uitdagende en afwisselende functie!
• flexibel, parttime of fulltime

wie ben jij
Herken jij jezelf in de onderstaande punten? Dan ben jij de projectondersteuner die we zoeken!

• Je hebt minimaal een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo-niveau
• Je hebt minstens 2 jaar relevante werkervaring als administratief of secretarieel medewerker
• Je spreekt uitstekend Nederlands
• Je kunt werken met MS Office en internetapplicaties
• Je bent 24 tot 40 uur per week beschikbaar
• Je bent bereid om in Utrecht te werken

wat ga je doen
In deze rol ben je de onmisbare rechterhand van een aantal adviseurs. Je begeleidt wervings- en selectietrajecten voor diverse opdrachtgevers van A tot Z (van offerte tot succesvolle plaatsing). Je werkt intensief samen met de adviseurs en jouw takenpakket is heel divers.

• Je bewaakt de agenda’s van jouw adviseurs en zorgt tijdens het wekelijkse planningsoverleg dat alle cruciale termijnen scherp blijven staan.
• Je verzorgt het administratieve deel van projecten, legt officiële documenten vast en geeft factuurtermijnen vrij.
• Je bent het aanspreekpunt voor kandidaten en opdrachtgevers (telefonisch en schriftelijk) en zorgt dat alle AVG-toestemmingen netjes in de database worden verwerkt.
• Je controleert of documenten aan de huisstijl voldoen voordat ze de deur uitgaan.
• Je zorgt voor de juiste plaatsing van vacatures en advertenties in kranten en op websites.

waar ga je werken
Je komt te werken in een warm, hoogopgeleid en dynamisch team van professionals. De organisatie heeft oog voor jouw persoonlijke groei.

sollicitatie
Goed om te weten: binnen 15 minuten na je sollicitatie ontvang je van ons een Whatsapp-berichtje. We stellen je dan een paar korte vragen over je sollicitatie om je sneller te kunnen helpen. Heb je geen WhatsApp? Geen probleem! Dan nemen we contact met je op via telefoon of e-mail.

Over de vacature

De dienst OKC heeft als doel om hogeschoolbrede strategische ontwikkelingen te initiëren, te stimuleren en tot ontwikkeling te brengen. Dit doet zij vanuit vijf verschillende units: Unit Bibliotheek, Unit Marketing & Communicatie, Unit Onderwijs & Onderzoek, Unit Studentenservices en Unit Onderwijslogistiek. Iedere unit heeft verschillende teams met een eigen expertise en dienstverlening voor zowel het College van Bestuur als de faculteiten. Zo draagt OKC bij aan een sterkere positionering van De Haagse Hogeschool en ondersteunt het College van Bestuur in de ontwikkeling van een brede instellingsstrategie als kennisinstelling. Richting de faculteiten richt OKC zich juist op het onderwijsproces en biedt ondersteuning bij de vervulling van de kernopdracht van het onderwijs. Daarnaast levert OKC voor studenten specifieke diensten om de studenten zich thuis te laten voelen op de Hogeschool en om zo prettig mogelijk te studeren.

Wat bieden wij jou

• Uurloon vanaf 17,68
• 24 uur per week
• Geen één dag hetzelfde
• Dynamische omgeving

Wie ben jij
Krijg jij energie van plannen, organiseren en schakelen in een dynamische werkomgeving?

Voor deze functie zoeken wij een managementassistent die sterk is in organiseren en communiceren, zowel in het Nederlands als in het Engels. Daarnaast beschik je over:

• Een secretarieel mbo-diploma;
• Ervaring in een vergelijkbare functie of in managementondersteuning;
• Ruime ervaring met Office 365 en Outlook (agenda- en mailboxbeheer);
• Beschikbaar in de schoolvakanties;
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.

Wat ga je doen
Samen met een enthousiast team werk je binnen het Dienstbureau en ben jij een onmisbare schakel voor de unitmanagers. Als managementassistent zorg je ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken, doordat jij hen ontzorgt op secretarieel, administratief en logistiek gebied.

Je organiseert (online) overleggen, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen en regelt alles tot in de puntjes: van voorbereiding tot nazorg. Je beheert digitale agenda’s, zorgt dat iedereen goed geïnformeerd is en faciliteert waar nodig.

Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan de interne communicatie. Je zorgt ervoor dat correspondentie zorgvuldig, duidelijk en foutloos wordt gedeeld. Ook verzorg je bestellingen bij verschillende partners van de Hogeschool via het inkoopsysteem.

Samen met het secretariaat pak je algemene werkzaamheden op en zorg je ervoor dat mutaties van zowel interne als externe medewerkers correct en tijdig worden uitgezet. Geen dag is hetzelfde, en juist dat maakt jouw werk zo leuk.

• Beschikt over sterk organisatietalent en snel inspeelt op wensen en behoeften binnen de dienst;
• Altijd zoekt naar manieren om processen slimmer en soepeler te laten verlopen:
• Moeiteloos het overzicht bewaart en gemakkelijk schakelt tussen verschillende taken;
• Hoge eisen stelt aan kwaliteit en dienstverlening;Graag samenwerkt en collega’s ondersteunt waar nodig.
• Graag samenwerkt en collega’s ondersteunt waar nodig.

Waar ga je werken
Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisaties in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan midden in de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!