Medewerker bedrijfsvoering Vacatures in Velp Gld

Over de vacature

Ben jij een ervaren Managementondersteuner en wil jij een actieve bijdrage leveren aan de ondersteuning van onze collega's over de hele wereld op het gebied van informatievoorziening en digitale innovatie? Dan ben je bij ons aan het goede adres en komen we graag met jou in gesprek! Ben jij per direct beschikbaar en klaar voor een nieuwe uitdaging, solliciteer dan vandaag nog!

Wat bieden wij jou

• € 3.246,16 - € 4.340,57 bruto, maand (obv 36 uur)
• Direct een opdracht tot december 2026!
• Eindejaarsuitkering: 8,3 % + reiskostenvergoeding
• Vakantiegeld van 8% (28 vakantiedagen bij 36 uur)
• Een uitdagende functie in hartje Den Haag
• Pensioen vanaf dag 1 en ABP aanvulling

Wie ben jij
Als managementondersteuner bij de directie Informatievoorziening en Innovatie (IDI) is geen dag hetzelfde. Je hebt een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Door vooruit te kijken en initiatief te nemen, help je de directeur en Chief Information Officer (CIO) om altijd goed voorbereid te zijn. Je kent de prioriteiten van de directeur die jij ondersteunt, helpt hem te prioriteren en bewaakt zijn schaarse tijd. Op die manier zorg je voor structuur en overzicht, zowel in de agenda als daarbuiten.

• Je beschikt over een MBO 4 diploma of hoger in de richting van office-management, personal assistent
• of een vergelijkbare opleiding als supportprofessional;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring bij de Rijksoverheid;
• De meeste MS-office programma’s (zoals Outlook,
• SharePoint, Teams en Excel) zijn je bekend en kun je gebruiken. Je bent in
• staat standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd
• worden voor de interne bedrijfsvoering in korte tijd eigen te maken.

Wat ga je doen
Hoe ziet jouw dag er onder andere uit?

• Het inplannen van complexe meetings voor de directeur en clusterhoofden, zoals vergaderingen met andere directeuren en CIO’s binnen en buiten het ministerie.
• Het toetsen van de voorbereiding voor deze meetings op volledigheid.
• Het plannen en coördineren van de werkzaamheden binnen de managementondersteuning.
• De organisatorische en logistieke voorbereiding van (internationale) dienstreizen en werkbezoeken van de directeur.
• Het beheren van de gezamenlijke mailbox van de managementondersteuning.
• Het bijdragen aan verbinding binnen de directie, bijvoorbeeld door het organiseren van een lunch voor nieuwe medewerkers, het ondersteunen bij directiebrede (thema)sessies en het vervullen van de rol van gastheer/gastvrouw.

Waar ga je werken
Vanuit ambassades en posten in zo’n 150 landen zijn de medewerkers van Buitenlandse Zaken (BZ) er voor alle Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en advies of hulp nodig hebben. Om dit werk goed te kunnen doen, moeten de medewerkers van BZ, overal en altijd digitaal kunnen samenwerken, kunnen vertrouwen op een veilige verbinding en snel toegang hebben tot betrouwbare informatie.

Daarom zijn wij er! De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie, kortweg IDI. Wij werken er aan dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met de beste en veiligste ICT en informatievoorziening. We zijn een enthousiaste groep professionals, met een diversiteit aan achtergronden. We worden allemaal gedreven door de toegevoegde waarde die we leveren aan het belangrijke internationale werk van BZ.

Sollicitatie
Klinkt dit als dé nieuwe uitdaging waar jij naar op zoek bent? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over de functie van Managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Over de vacature

Als Hoofd Bedrijfsbureau zorg stuurt je het bedrijfsbureau aan, bewaakt rapportages en vertaalt data naar inzichten waar management en uitvoering direct mee kunnen werken.

Je overziet processen, signaleert verbeterkansen en zorgt dat de organisatie beschikt over duidelijke stuurinformatie. Daarmee help je de opdrachtgever efficiënter werken en verder professionaliseren.

wat bieden wij jou

• minimaal € 4.129,00 - maximaal € 5.802,00
• Uitzicht op een vast dienstverband
• Omgeving Voorne Putten
• Ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden
• professioneel team met gezellige collega's

wie ben jij
Je hebt Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in Bedrijfskunde, Projectmanagement of een vergelijkbare richting. daarnaast;

• Je hebt ervaring met het analyseren van cijfers en het vertalen van data naar bruikbare informatie;
• Data- of BI-systemen zijn voor jou bekend terrein;
• Je voelt goed aan hoe een organisatie werkt en weet mensen mee te nemen in processen en afspraken;
• Verbeteren en vernieuwen spreekt je aan; je ziet kansen en zet stappen om processen slimmer in te richten;
• Werken met Microsoft Office en andere digitale systemen gaat je makkelijk af;
• Je communiceert duidelijk, houdt overzicht en werkt zorgvuldig.

wat ga je doen
Je coördineert en bewaakt het operationele dataproces binnen de organisatie zorg je voor tijdige en betrouwbare managementinformatie en rapportages, signaleer je afwijkingen en grijp je in waar nodig en
stuur je de medewerkers van het bedrijfsbureau aan en zorg je voor een goede samenwerking met de afdeling.
Je werkt met operationele data over inzameling, planning en prestaties van de organisatie.
Managementrapportages en KPI-analyses voor het MT.
Digitale systemen binnen de organisatie, waaronder Microsoft Office en andere bedrijfsapplicaties.

• Je begeleidt medewerkers, verdeelt werkzaamheden en stimuleert verantwoordelijkheid binnen het team;
• Je initieert verbeteringen in processen en systemen op basis van data-analyse;
• Je adviseert het management over ontwikkelingen en optimalisaties binnen de organisatie analyseer je operationele gegevens en vertaalt deze naar heldere inzichten voor management en uitvoering;
• Controleer je ingezette uren, ingezamelde hoeveelheden en relevante KPI’s.

waar ga je werken
De opdrachtgever houdt zich bezig met het inzamelen van afval. Zij zorgen er voor dat huishoudelijk afval en bedrijfsafval op een goede manier wordt opgehaald voor verwerking.kunnen maken. Samen houden ze onze leefomgeving schoon en netjes.

• Professionele werkomgeving;
• Markconform salaris;
• Uitzicht op een vast contract;
• informele werksfeer;
• Dynamische organisatie met een inclusieve bedrijfscultuur.

sollicitatie
Dus, waar wacht je nog op? Solliciteer nu gelijk en dan plannen wij snel een kennismakingsgesprek in!