Management assistent Vacatures in Utrecht

Over de vacature

Ben jij een ster in organiseren en houd je van afwisseling? Zoek je een baan in hartje Utrecht? Dan is de Gemeente Utrecht op zoek naar jou! Kom werken als Management Assistent op de 10e verdieping van het prachtige Stadskantoor.

wat bieden wij jou

• salaris tussen €18,43 en €26,06 obv ervaring
• tijdelijk tot eind november met kans op verlenging
• 32 uur
• stadskantoor gemeente Utrecht, nabij Utrecht CS
• OV 100% vergoed, eindejaarsuitkering, vakantiegeld
• dynamische en gezellige werkplek

wie ben jij
Plannen en organiseren zit in jouw bloed. Je bent assertief en laat je niet snel gek maken als het druk is. Daarnaast vind je het leuk om echt onderdeel te zijn van een team.

• Je hebt minimaal een mbo-diploma of werkervaring op dit niveau.
• Je hebt ervaring als Management Assistent en kunt goed omgaan met complexe agenda's.
• Je werkt makkelijk met MS Office (vooral Outlook).
• Je bent flexibel en in ieder geval beschikbaar op vrijdag.
• Je vindt het fijn om op kantoor te werken (thuiswerken kan maximaal 1 dag per week).

wat ga je doen
Als Management Assistent ben jij de rechterhand van de managers en teams. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jouw dag is nooit hetzelfde.

• Je beheert drukke agenda’s en de mailbox van de afdeling.
• Je bepaalt wat belangrijk is en wat even kan wachten.
• Je bereidt vergaderingen voor en schrijft de actiepunten op.
• Je helpt bij het aannemen van nieuwe collega’s (bijvoorbeeld gesprekken plannen).
• Je bestelt spullen zoals kantoorartikelen of bloemen.
• Je regelt administratieve zaken in computersystemen zoals SAP en Ubeeo.

waar ga je werken
Je komt te werken bij de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Jouw werkplek is op de 10e verdieping van het Stadskantoor, direct naast Utrecht Centraal. Je werkt in een gezellig team van 9 assistenten. De sfeer is fijn: er wordt hard gewerkt, maar er is ook altijd tijd voor een grapje. Het is een dynamische plek waar veel mensen (zoals BOA’s) in- en uitlopen.

sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Over de vacature

Ben jij een kei in plannen en organiseren? Houd jij graag het overzicht in een drukke omgeving? En ben je op zoek naar een afwisselende baan? Dan zoeken wij jou! Voor de afdeling GI&E van de gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een enthousiaste managementassistent. Zoals beschreven in het bestand Managementassistent ruimte.docx, ben jij in deze rol de onmisbare spil voor één of meerdere managers.

wat bieden wij jou

• salaris tussen €18,43 en €26,06 obv ervaring
• tijdelijk tot 30-11-2026 met kans op verlenging
• 28-32 uur
• stadskantoor gemeente Utrecht, nabij Utrecht CS
• OV 100% vergoed, eindejaarsuitkering, vakantiegeld
• helpen meebouwen aan de toekomst van Utrecht

wie ben jij

• Proactief: Je wacht niet af, maar je denkt vooruit, bewaakt afspraken en neemt verantwoordelijkheid.
• Sterk in communicatie: Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en je weet helder en prettig te communiceren.
• Stressbestendig: In een drukke werkomgeving blijf jij rustig, werk je heel precies en houd je het overzicht.
• Digitaal vaardig: Je hebt veel ervaring met MS Office, in het bijzonder met Outlook. Nieuwe computersystemen leer je bovendien snel.

wat ga je doen
Als managementassistent doe je van alles wat. Je combineert secretariële en administratieve taken en je kunt hier makkelijk tussen schakelen. Jouw belangrijkste werkzaamheden op een rij:

• Je beheert proactief agenda's en mailboxen, waarbij je zelf goed kijkt wat de meeste prioriteit heeft.
• Je denkt vooruit, je bewaakt afspraken en je zorgt ervoor dat deadlines niet uit het oog raken.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor. Ook regel je de ruimtes en zorg je voor de catering.
• Je pakt HR-taken op. Je plant bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken in, je stemt af met recruitment en je helpt bij het welkom heten (onboarding) van nieuwe collega's. Hierbij werk je met systemen zoals Ubeeo en Mercell.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van collega's.
• Je neemt taken over van andere managementassistenten als zij afwezig zijn.
• Je hebt toegang tot veel informatie. Daarom is het belangrijk dat je professioneel en integer omgaat met vertrouwelijke zaken en gevoelige onderwerpen.

waar ga je werken
Je gaat werken bij de gemeente Utrecht. Om precies te zijn bij de Ontwikkelorganisatie Ruimte, op de afdeling GI&E (Grondzaken, Investeren & Exploiteren). Deze afdeling houdt zich bezig met de financiële, economische en juridische kant van de projecten in de stad.

Wat deze afdeling precies doet:

• Grondzaken: Het beheren, kopen en verkopen van gemeentelijke grond. Ook regelen zij de erfpacht.
• Investeren & Exploiteren: Het maken van zakelijke plannen (businesscases) en het beheren van het geld voor bouwprojecten en de ontwikkeling van nieuwe gebieden.
• Contract- en Risicomanagement: Het sluiten van belangrijke, complexe contracten met bouwbedrijven, ontwikkelaars en energiepartners.
• Transitie-opgaven: De afdeling speelt een grote rol bij de plannen en het geld voor een duurzame stad. Denk bijvoorbeeld aan de overstap naar nieuwe, toekomstbestendige energiesystemen en de warmtetransitie.

sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Over de vacature

Ben jij een directiesecretaresse, directie-assistente of executive assistent en sta jij open voor een leuke nieuwe baan? Ben jij je aan het oriënteren op de arbeidsmarkt of ben jij juist actief op zoek? We komen graag met jou in contact!

Let op: dit betreft een algemene (open) vacature en is niet gekoppeld aan een specifieke werkgever.
Please note: Fluent in Dutch (C2) is required due to communication with local clients.

wat bieden wij jou

• Zowel tijdelijke als vaste banen
• Noord-Holland, Flevopolder en Utrecht
• 24 - 40 uur
• Op kantoor of hybride
• Medior en senior functies
• MKB, start-ups of grootbedrijf

wie ben jij
Heb jij meer dan 3 jaar ervaring in de secretariële sector en ben jij op zoek of sta jij open voor een nieuwe functie binnen het secretariële werkgebied? Bij Randstad Secretarieel bemiddelen wij in secretariële functies. Dit betekent dat wij dagelijks in contact staan met bedrijven die op zoek zijn naar jou! Wij zien dat onze klanten op zoek zijn naar kandidaten met:

• Minimaal 3 jaar ervaring in de secretariële sector
• Goede beheersing hebben van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift.

wat ga je doen
Als wij jou bellen om jou over een nieuwe vacature te vertellen, heeft die baan altijd een van de volgende aspecten:

• (Complex) agendabeheer en het organiseren van zakenreizen;
• Het werken in een secretariaat of in 1 op 1 ondersteuning;
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor zowel interne als externe partijen;
• Voorbereiden, begeleiden en opvolgen van interne en externe vergaderingen, zowel lokaal als internationaal;
• Office Management mogelijkheden

waar ga je werken
Bij Randstad Secretarieel hebben wij dagelijks contact met de meest uiteenlopende bedrijven. Van internationale corporates tot stichtingen en alles daartussenin. Wat hen bindt, is dat ze allemaal op zoek zijn naar secretarieel talent. Het maakt voor ons dus ook niet uit waar jij jouw secretariële ervaring hebt opgedaan. Samen kijken we naar de juiste werkgever voor jou!

sollicitatie
Kun jij je vinden in deze algemene vacature? Solliciteer direct met jouw CV en motivatie. Pas jij in onze secretariële pool? Dan nemen we contact met jou op! Let op: we reageren dus niet altijd omdat dit een algemene vacature is en niet voor één van onze klanten.

Zie je ook andere leuke vacatures op onze website? Solliciteer daar dan direct.