Administratie & Secretarieel Vacatures in Haarlem

Over de vacature

Organisatorisch talent gezocht voor bepalende natte infrastructuurprojecten!
Wil jij jouw administratieve en organisatorische ervaring inzetten op het snijvlak van techniek en publiek belang? Voor ons B-Vaarwegen team zoeken we een daadkrachtige Senior Projectondersteuner die met een scherpe blik en een proactieve houding het projectmanagement ontzorgt. Van strak agendabeheer en heldere verslaglegging tot het overzien van het grotere geheel: jij houdt de regie strak in handen.

Wat bieden wij jou

• Salaris van €21,38 tot €28,58 per uur!
• Opdracht tot 7-5-2027!
• 28 uur per week
• Werken in Haarlem, en eventueel op projectlocatie
• Werken voor Rijkswaterstaat!
• Functie met diverse werkzaamheden

Wie ben jij
Je bent een doortastende professional met een gezonde balans tussen dienstverlening en assertiviteit. Je bent flexibel, kunt snel prioriteren als de druk oploopt en neemt graag initiatief.

• Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding (of vergelijkbaar).
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol als projectondersteuner/secretaris.
• Uitstekende beheersing van Windows-gestuurde MS Office-pakketten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Fysiek beschikbaar op dinsdag en donderdag in Haarlem (en incidenteel op projectlocatie). Woensdag flexibel/hybride.

Wat ga je doen
Als Senior Projectondersteuner ben jij de motor achter het projectteam. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloop, zodat de inhoudelijke experts zich volledig kunnen richten op de bouw en het onderhoud van onze vaarwegen. Geen dag is hetzelfde! Zo ziet jouw werk eruit:

• Strak agendabeheer, voorbereiden van project- en bestuurlijke overleggen en bewaken van de actie- en besluitenlijsten.
• Notuleren van inhoudelijk complexe bijeenkomsten.
• Centraal beheer van projectdocumenten in SharePoint/Connect 3.0 en de go-to persoon voor teamleden.
• Signaleren van knelpunten in de overlegstructuur en doen van verbetervoorstellen.

Waar ga je werken
Rijkswaterstaat beschermt Nederland tegen overstromingen en zorgt voor schone wateren en vlot vervoer over weg en water. Binnen de regio West Nederland Noord versterk je het team B-Vaarwegen. Je werkt aan unieke waterbouwprojecten (zoals Marken en IJmuiden) in een omgeving waar gewerkt wordt met het Integraal Projectmanagement model (IPM). Je sluit aan bij een hecht en enthousiast team van projectondersteuners dat flexibel samenwerkt, kennis deelt en elkaar versterkt.

Sollicitatie
Wil jij als Grafisch Vormgever de onderzoeken van de Rijksoverheid visueel tot leven brengen? Solliciteer direct met jouw goed onderbouwde CV en motivatiebrief!

Over de vacature

Ben jij een proactieve regelaar met een scherp oog voor organisatie en communicatie? Bij Rijkswaterstaat in Haarlem is er een fantastische kans om aan de slag te gaan als Projectondersteuner binnen de afdeling PPO WNN A Tunnels!

In deze rol verdien je een aantrekkelijk salaris tussen de € 3.333,81 en € 4.457,77 bruto per maand en werk je 36 uur per week in een flexibele, hybride werkomgeving. Wil jij een waardevolle bijdrage leveren aan de bereikbaarheid van Nederland? Lees dan snel verder!

Wat bieden wij jou

• OV Reiskosten worden 100% vergoed!
• Tussen €3333 en €4457 bruto (o.b.v. 36 uur)
• Pensioenopbouw vanaf dag 1!
• Een baan voor 36 uur per week!
• Tot 12-07-2027 + optie tot verlening!
• Werken bij Rijkswaterstaat!

Wie ben jij
Je bent een proactieve, wendbare en communicatief sterke collega die zelfstandig kansen ziet en benut.

• Je hebt MBO werk-en denk niveau.
• Je hebt minstens 2 jaar werkervaring in een soortgelijke ondersteunende functie.
• Je bent handig met MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en SharePoint.

Wat ga je doen
Als Projectondersteuner ben jij een centrale en onmisbare spil binnen het projectteam. Teamleden kloppen als vanzelfsprekend bij jou aan voor informatie of advies. Je ontzorgt het team op organisatorisch en administratief vlak, en je denkt vanuit jouw proactieve houding actief mee over procesverbeteringen en het stroomlijnen van de dagelijkse gang van zaken. Je pakt signalen moeiteloos op en vertaalt deze direct naar concrete acties, zonder dat dit expliciet aan jou gevraagd hoeft te worden

• Je bent verantwoordelijk voor het inplannen, voorbereiden en met de juiste essentie notuleren van overleggen, zowel op projectniveau als bestuurlijk of ambtelijk.
• Je stelt agenda's op, beheert nauwkeurig de actie- en besluitenlijsten en bewaakt samen met de manager projectbeheersing het overzicht over benodigde overleggen.
• Je stelt ondersteunende overzichten voor het projectteam op, houdt deze up-to-date en draagt verbeteringen aan.
• Je neemt de organisatie van teambijeenkomsten, evenementen, afscheid en de aandacht voor 'lief en leed' vol enthousiasme voor jouw rekening.
• Je ondersteunt bij de communicatie binnen de projecten, waaronder het verzenden van project-gerelateerde e-mails.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij Rijkswaterstaat (PPO West Nederland Noord) binnen de A-lijn (onderhoud wegen, vaarwegen en tunnels) in Haarlem. Je landt in een enthousiast team van projectondersteuners waar samenwerking en elkaar ondersteunen centraal staan. Binnen Rijkswaterstaat werken we hybride: op de vaste projectdagen (2 tot 3 dagen per week) ben je fysiek aanwezig op kantoor in Haarlem, en de overige tijd kun je in goed overleg thuiswerken.

Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Over de vacature

Ben jij een organisatorisch talent dat graag de verbindende schakel is binnen complexe infra-projecten? Als Projectondersteuner bij Rijkswaterstaat (PPO West-Nederland Noord) werk je aan de infrastructuur van morgen. Je krijgt direct een veelzijdige rol voor 36 uur per week, met een salaris tot € 4.457,77 én een goede balans tussen kantoor en thuiswerken. Ontdek wat deze functie jou biedt en solliciteer direct!

Wat bieden wij jou

• Hybride werken, prima balans!
• Werk mee aan grote infrastructurele projecten!
• Veel ruimte voor persoonlijke groei en initiatief!
• Opdracht 4-10-2027, met optie tot verlenging!
• Werkweek van 36 uur met flexibele werktijden!
• Een mooi salaris tussen € 3.333,81 en € 4.457,77!

Wie ben jij
Als Projectondersteuner bij Rijkswaterstaat ben jij van nature een organisatorisch talent dat gemakkelijk overzicht bewaart in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, proactief en vindt het leuk om de spil te zijn in het ondersteunen van meerdere projecten. Je bent klantvriendelijk, denkt mee met het team en beschikt over een gezonde dosis assertiviteit om zaken tijdig voor elkaar te krijgen.

• Een afgeronde mbo-4 opleiding (of vergelijkbaar) en minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met het helder, compact notuleren van overleggen en het beheren van agenda’s en actielijsten.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Bereidheid om op de vastgestelde kantoordagen fysiek aanwezig te zijn op locatie in Haarlem.

Wat ga je doen
In deze rol ben jij de organisatorische motor achter de projecten die zorgen voor het onderhoud van onze wegen, vaarwegen en tunnels in Noord-Holland. Je werkt nauw samen met de projectmanager en de manager projectbeheersing om de dagelijkse gang van zaken vlekkeloos te laten verlopen.

• Inplannen, voorbereiden en stroomlijnen van (bestuurlijke en ambtelijke) overleggen.
• Helder, compact en essentieel notuleren van vergaderingen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Vooruitkijken naar benodigde overleggen, overlap signaleren en verbetervoorstellen doen voor projectoverzichten.
• Beheren en archiveren van projectdocumenten in het documentmanagementsysteem (SharePoint / Connect 3.0).
• Organiseren van teambijeenkomsten, evenementen en het verzorgen van de interne communicatie en attenties.
• Eerste aanspreekpunt zijn binnen het team en flexibel bijspringen bij collega-ondersteuners tijdens piekmomenten of afwezigheid.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij Rijkswaterstaat binnen de bedrijfseenheid Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) in West-Nederland Noord. Binnen het cluster A-Wegen maak je deel uit van een gedreven en collegiaal team dat verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van rijkswegen, vaarwegen en tunnels in de regio Noord-Holland.

• Standplaats Haarlem (2-3 kantoordagen)
• Hybride werken in overleg
• Hecht en flexibel ondersteuningsteam

Sollicitatie
Zie jij jezelf al de spil vormen van onze projecten bij Rijkswaterstaat? Solliciteer direct en versterk ons team in Haarlem! Heb je eerst nog inhoudelijke vragen over de functie? Neem gerust contact met ons op.