Zoek tussen onze top vacatures

Over de vacature

Je focus als bestuurs-secretaresse ligt bij samen ontzorgen en adviseren van het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool. In deze veelzijdige en uitdagende functie ben jij de spin in het web.
Lees je dit en word je er enthousiast van, lees dan snel verder....

Wat bieden wij jou

• Schaal 9 - 21,16 tot 29,74
• 32 uur per week
• Rotterdam
• Toegang tot gratis trainingen via Mijn Groei!
• Tot 9 weken vakantie

Wie ben jij
Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit.
Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen. In je werk heb je oog voor detail, je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden.
Daar waar je naaste collega's hulp nodig hebben, spring jij bij. Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

• Ruime ervaring als bestuurs-secretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.
• Theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
• Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.
• HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring.
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk. Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je teamleden,

Wat ga je doen
Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden.
Je focus als bestuurs-secretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurs-secretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

• Agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden.
• Zorgt voor de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen.
• Draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze.
• Opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten.
• Voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen.
• Meedenken over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.

Waar ga je werken
Jouw Vertrouwde Omgeving

Je werkt via Tempo-Team bij de Hogeschool Rotterdam. Je wordt op basis van gemaakte afspraken ingezet op locatie Museumpark van de Hogeschool in Rotterdam. Je leert de Hogeschool van binnen en buiten kennen, terwijl je werkt in een inspirerende omgeving vol studenten en onderwijsprofessionals.

Sollicitatie
Klinkt dit als de ideale baan? Solliciteer direct! Wij zullen contact met je opnemen voor 9 oktober.

Over de vacature

Zoek jij een uitdagende rol op het snijvlak van politiek, bestuur en organisatie? Waterschap Amstel, Gooi en Vecht zoekt een ervaren directiesecretaresse voor de Secretaris-Directeur op het hoofdkantoor in Amsterdam. In deze functie ben jij de organisatorische spil die complexe agenda's beheert, bestuurlijke overleggen stroomlijnt en het secretariaat coördineert. Wil jij impact maken in de dynamische watersector? Solliciteer direct op deze

wat bieden wij jou

• salaris tussen €3.768 en €5.199 (o.b.v. 36 uur)
• contract voor 6 maanden + kans op verlenging
• 32-36 uur
• werken voor Waterschappen
• vakantiegeld + 13e maand!
• jaarlijks opleidingsbudget

wie ben jij
Ben jij de bestuurlijk sensitieve organisator die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische, politieke omgeving? Als directiesecretaresse bij Waterschap Amstel, Gooi en Vecht ben jij de rechterhand van de Secretaris-Directeur en de verbindende factor binnen het secretariaat. Je voelt feilloos aan wat er speelt, handelt discreet en durft prioriteiten te stellen én te bewaken.

• hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of senior managementassistent;
• werkervaring binnen een publieke, politieke of bestuurlijke organisatie;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• ruime ervaring met Microsoft 365 en digitale vergadersystemen (zoals iBabs of Notubiz).

wat ga je doen
Als directiesecretaresse ondersteun je de Secretaris-Directeur op het snijvlak van bestuur, directie en de organisatie. Je beheert een ingewikkelde agenda, bewaakt prioriteiten en bent het eerste aanspreekpunt voor bestuurders en stakeholders.

Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het team managementondersteuning. Je zorgt voor structuur en een professionele dienstverlening richting het Dagelijks en Algemeen Bestuur, de Directie en de OR. Je snapt hoe politieke verhoudingen werken en weet precies wanneer je actie moet ondernemen of juist vertrouwelijk moet handelen. Een cruciale rol waarin je organiseert, verbindt en processen soepel laat lopen!

• Beheren van de agenda en mailbox van de Secretaris-Directeur.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen en het verzamelen van de juiste stukken.
• Bewaken van deadlines, actiepunten en besluiten.
• Coördineren van het secretariateam en bewaken van de werkkwaliteit.
• Fungeren als aanspreekpunt voor bestuur, directie en partners.
• Signaleren van bestuurlijke en politieke risico's.
• Afstemmen met de Bestuursdienst en overige afdelingen.

waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij Waterschap Amstel, Gooi en Vecht (AGV) op het hoofdkantoor in Amsterdam. Hier werken we met ruim 17 betrokken collega’s in het team managementondersteuning dagelijks aan een schoon, veilig en voldoende watersysteem. De sfeer in ons team is te omschrijven als warm, open en opbouwend; we zijn echt de geoliede machine van de organisatie.

Wat ons uniek maakt? We combineren de dynamiek van een grote stad als Amsterdam met een informele, collegiale werkomgeving waarin we elkaar écht ondersteunen. Een mooi voorbeeld hiervan: loopt de agenda van de Secretaris-Directeur op het laatste moment volledig in de soep door een acute bestuurlijke kwestie? Dan staat er direct een collega klaar om een paar telefoontjes van je over te nemen, zodat jij je kunt focussen op de acute zaken. Bij ons sta je er nooit alleen voor en vieren we successen samen.

sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!