Management secretaris Vacatures

Over de vacature

Ben jij de organisator die structuur brengt in een dynamische omgeving? Help jij de gemeente Utrecht om de samenwerking tussen verschillende teams naar een hoger niveau te tillen? Dan zoeken wij jou!

wat bieden wij jou

• salaris tussen €22,59 en €32,26 obv ervaring
• tot het einde van het jaar met kans op verlenging
• 28-32 uur per week
• Janssoenborch in Hoog Catherijne, nabij Utrecht CS
• OV 100% vergoed, eindejaarsuitkering, vakantiegeld
• mooi uitzicht op de Domtoren

wie ben jij
Jij bent iemand die van aanpakken weet en rust uitstraalt, ook als het druk is. Daarnaast herkennen wij het volgende in jou:

• Je kunt goed plannen, structureren en organiseren.
• Je bent proactief: je ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op.
• Je bent een verbinder en hebt gevoel voor de relaties binnen een grote organisatie.
• Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel en kunt goed schakelen als plannen veranderen.

wat ga je doen
Jouw week is afwisselend en vol verantwoordelijkheid. Je taken zijn onder andere:

• Vergaderingen regelen: Je maakt de agenda en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan.
• Kwaliteit bewaken: Je controleert of de voorstellen duidelijk zijn en of de juiste mensen om hun mening is gevraagd.
• Besluiten vastleggen: Je schrijft heldere notulen zodat iedereen weet wat de afspraken zijn.
• Coördineren: Je jaagt taken aan en zorgt dat informatie vanuit de verschillende teams goed bij het MT terechtkomt.
• Adviseren: Je denkt mee over een vaste en slimme manier van werken voor de toekomst.

waar ga je werken
De afdeling Werk en Inkomen (WenI) van de gemeente Utrecht is volop in beweging. Het Management Team Uitvoering (MT U) bestaat uit 5 managers die elke week belangrijke besluiten nemen. Op dit moment is er extra hulp nodig om dit overleg professioneler te maken.

Als MT-secretaris zorg jij dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris. Samen kijken jullie hoe de besluitvorming nog beter en duidelijker kan.

• Standplaats is Janssoenborch in Hoog Catherijne, vlakbij Utrecht Centraal Station.

sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Over de vacature

Krijg het voor elkaar als Ambtelijk Secretaris OR! Jij zorgt voor structuur, duidelijke processen en een goed georganiseerde OR-organisatie.

Wat bieden wij jou

• Een salaris van € 2840 - € 4015 o.b.v. 36 uur!
• Per direct t/m eind oktober 2026!
• Je gaat 16 uur per week aan de slag!
• Eindejaarsuitkering!
• Reiskostenvergoeding!

Wie ben jij
We willen jou graag leren kennen als jij:
Je beschikt over een sterk analytisch en organiserend vermogen en weet structuur en duidelijkheid aan te brengen in een dynamische omgeving. Je communiceert helder, netjes en onafhankelijk, en schakelt moeiteloos tussen OR-leden, medewerkers en management. Je werkt integer, secuur en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Verder:

• Heb je ervaring met medezeggenschap of kennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
• Heb je ervaring met notuleren, dossierafhandeling of bestuurlijke processen.
• Heb je een proactieve houding en weet snel relevante informatie te vinden én om te zetten in heldere toelichtingen of notities.

Wat ga je doen
Als ambtelijk secretaris OR zorg jij ervoor dat de OR soepel functioneert, processen helder zijn en besluiten zorgvuldig kunnen worden genomen. Door jouw organisatorische kracht en inhoudelijke blik ben je voor de OR een vaste, betrouwbare schakel. De rol van ambtelijk secretaris wordt in veel organisaties steeds belangrijker en professioneler ingevuld, omdat continuïteit, onafhankelijk advies en kennis van medezeggenschap onmisbaar zijn voor een goed functionerende OR. Jij maakt het verschil door:

• Het voorbereiden, plannen en organiseren van OR‑vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief agenda’s, stukkenbeheer en voorzieningen;
• Het bijwonen en notuleren van vergaderingen en het actief bewaken van voortgang, afspraken en actiepunten;
• Het organiseren van OR‑verkiezingen en het beheren van de OR‑mailbox en inkomende vragen vanuit de organisatie;
• Het adviseren en informeren van OR‑leden en collega’s over processen, onderwerpen en medezeggenschapsprocedures;
• Het signaleren van knelpunten en proactief doen van verbetervoorstellen, waarbij je jouw inhoudelijke kennis inzet voor kwaliteit en continuïteit.

Waar ga je werken
Je werkt als ambtelijk secretaris OR nauw samen met OR-leden, het dagelijks bestuur, medewerkers uit de organisatie en het management.

• Er wordt voornamelijk vanuit kantoor gewerkt
• Gemeente Weert!

Sollicitatie
Enthousiast? Solliciteer dan snel of neem bij vragen contact met ons op!