Bestuurs secretaresse Vacatures

Over de vacature

Ben jij de organisatorische spil die rust en structuur brengt in een dynamische bestuurlijke omgeving? Voor het team HR en Communicatie zoeken wij per direct twee proactieve bestuurssecretaresses die het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris optimaal ondersteunen.

wat bieden wij jou

• Salaris schaal 8 CAO Gemeenten
• 36 uur
• Tijdelijk voor 4 maanden
• 2 plekken beschikbaar

wie ben jij
Je bent iemand die denkt in oplossingen, vooruitkijkt en altijd het overzicht bewaart. Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4).
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare functie binnen de (semi)overheid.
• Een uitstekend gevoel voor integriteit en vertrouwelijkheid.

wat ga je doen
Als bestuurssecretaresse speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken binnen het gemeentebestuur. Waar sommige collega’s zich richten op de ondersteuning van het managementteam, ligt jouw focus volledig bij het bestuur. Je werkt nauw samen met de gemeentesecretaris, het college en hun bestuursadviseurs. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke verhoudingen en weet precies hoe de besluitvorming binnen een gemeente werkt.

• Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van de gemeentesecretaris en het college, bewaakt prioriteiten en kijkt vooruit naar belangrijke bestuurlijke deadlines.
• Vergaderondersteuning: Je bereidt collegevergaderingen en bestuurlijke overleggen voor, zorgt dat alle stukken compleet zijn en bewaakt de actie- en besluitenlijsten.
• Correspondentie: Je beheert mailboxen en vertrouwelijke correspondentie met een scherp oog voor wat direct aandacht vereist.
• Organisatie & Representatie: Je organiseert werkbezoeken en representatieve momenten en bent het aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.
• Verslaglegging: Je verzorgt de verslaglegging van diverse overleggen.

waar ga je werken
Betreft een team van bestuurs-managementsecretariaat. Een deel van de collega’s
ondersteunt het managementteam en een deel het bestuur (college van B&W en de
gemeentesecretaris). De tijdelijke inhuur betreft voor 2 bestuurssecretaresses die 36 uur
per week beschikbaar zijn

• Gemeente Schagen

sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan en stuur je motivatie en cv naar ons op!

Over de vacature

Wij zijn op zoek naar een ervaren Bestuursecretaresse. Die ervaring heeft met complex agenda beheer en begrijpt hoe de lijnen binnen een gemeente. Dit zien we graag terug in jouw motivatie.

wat bieden wij jou

• 32 uur per week
• tot 01-08-2026
• Schaal 7 gemeente cao
• dagen: ma/di/wo/do
• OV 100% vergoed
• Kennis van: Outlook, Office, Word en Excel vereist

wie ben jij
Wat wij zoeken:

•  Mbo-opleiding (of denk- en werkniveau). Een afgeronde secretaresseopleiding is een pré;
•  Zowel schriftelijk als mondeling communicatief zeer vaardig;
•  Kennis en ervaring met Microsoft Office programma’s (Outlook, Word en Excel);
•  Ervaring bij een gemeente is een pré;
•  Groot organiserend- en schakelvermogen;
•  Overige belangrijke competenties: collegiaal, politieke sensitief, servicegericht, nauwkeurig, stressbestendig, integer.

wat ga je doen
Omdat we een kleine organisatie zijn, zijn de lijnen kort en kun je snel schakelen met de bestuurders. Je werkt in principe op het gemeentehuis; in overleg is thuiswerken mogelijk.

Als bestuurssecretaresse van de gemeente Heemstede
bied je organisatorische ondersteuning aan de burgemeester, wethouders, de gemeentesecretaris en het managementteam. Je bent een belangrijke schakel bij het maken van alle afspraken. Jouw werkzaamheden zijn divers:

•  Verzorgen van complex agendabeheer en behandeling van (vertrouwelijke) post;
•  Verzamelen en ordenen van (digitale) vergaderstukken voor de collegeleden;
•  Onderhouden van de interne en externe contacten;
•  Zelfstandige telefoonafhandeling, e-mailverkeer en correspondentie, vriendelijk en servicegericht;
•  Gastvrij en correct ontvangen van gasten;

waar ga je werken
Heemstede is een middelgrote gemeente met ruim 27.000 inwoners. De gemeente is rijk aan groen, historie, cultuur en winkels. Samen met 200 collega’s werken we aan een fijne leefomgeving voor onze inwoners. We ontwikkelen ons voortdurend en gaan toekomstige uitdagingen aan met kennis, vernieuwing en samenwerking. We werken in een informele sfeer; je loopt hier zo bij de burgemeester of wethouder naar binnen.

sollicitatie
Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een CV en motivatiebrief. We zien je sollicitatie graag tegemoet!