Mangement assistent Vacatures

Over de vacature

Ben jij een organisatietalent pur sang met een scherp gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen? Schakel jij moeiteloos in een dynamische, academische omgeving en stroop je graag de mouwen op? Voor de Radboud Universiteit in Nijmegen zoeken wij per direct een krachtige en representatieve Managementassistent die de Rector Magnificus optimaal gaat ondersteunen! wat bieden wij jou max €4673,- bruto per maand obv 36 uur 32 uur op locatie tijdelijk via Randstad Houtlaan 4 in Nijmegen Radboud Universiteit wie ben jijIn deze rol is het is belangrijk dat je overzicht hebt, verbanden ziet en logisch kan denken. Je beschikt over de kernwaarden; kennen, dienen en vertrouwen en daar handel je naar. Het is een formele plek, dus politieke correctheid is erg belangrijk. Je beschikt over HBO werk- en denkniveau Je hebt drie jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk of directieniveau Je hebt ervaring met zeer complex agendabeheer Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands Je spreekt en schrijft uitstekend Engels Je bent 4 dagen per week beschikbaar Je bent 32 uur per week beschikbaar Je bent bereid om in Nijmegen te werken wat ga je doenAls managementassistent van de Rector Magnificus ben jij de spil in het bestuurlijke proces en de rechterhand van de rector. Je zorgt voor een vlekkeloze secretariële en organisatorische ondersteuning. Je beheert de complexe agenda proactief, stelt de juiste prioriteiten en overziet logische verbanden (een afspraak in Nijmegen combineren met een bijeenkomst in Den Haag een uur later? Dat laat jij niet gebeuren!). Je verzamelt en ordent de benodigde vergaderstukken (o.a. in iBabs), regelt vervoer en logistiek, en bepaalt zelfstandig de urgentie van binnenkomende verzoeken. Daarnaast ben je het visitekaartje van het collegesecretariaat op locatie: jij ontvangt gasten en bezoekers gastvrij en professioneel. Je denkt mee over procesverbeteringen en werkt nauw samen met het collegiale team van het Bestuursbureau. Complex agendabeheer: Proactief plannen, beheren en bewaken van de dynamische en volle agenda van de Rector Magnificus, inclusief het signaleren van logistieke haalbaarheid en reistijden. Informatie- en stukkenbeheer: Zelfstandig opvragen, verzamelen en klaarzetten van de juiste (digitale) vergaderstukken en achtergrondinformatie ten behoeve van besprekingen en bezoeken (o.a. via iBabs). Prioriteren en afhandelen van verzoeken: Bepalen van de relevantie, urgentie en gevoeligheid van binnenkomende vragen en verzoeken aan de Rector Magnificus en deze waar mogelijk zelfstandig afhandelen. Ontvangst en representatie: Fungeren als het gastvrije en professionele aanspreekpunt op de kantoorlocatie (Houtlaan) en het persoonlijk verwelkomen en begeleiden van externe gasten en bezoekers. Bijeenkomsten en logistiek: Mede voorbereiden, coördineren en organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten, overleggen en eventuele zakenreizen of vervoer. Stakeholderbeheer & communicatie: Onderhouden van effectieve en tactvolle contacten met diverse interne en externe stakeholders op verschillende niveaus binnen en buiten de universiteit. Procesverbetering: Meedenken en doen van verzoeken of voorstellen voor de optimalisatie en vernieuwing van secretariële en administratieve werkprocessen en systemen. Teamzorg en afstemming: Nauw samenwerken en afstemmen met de inhoudelijk beleidsassistent en de collega-assistenten van het collegesecretariaat om samen de totale continuïteit te waarborgen. waar ga je werkenBij de Radboud Universiteit werk je mee aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Je komt te werken op het collegesecretariaat, onderdeel van de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ). Je werkt samen in een hecht, professioneel en collegiaal team op kantoor. Kernwaarden als kennen, dienen en vertrouwen staan centraal. Een betekenisvolle en veelzijdige functie in het hart van een vooraanstaande academische organisatie. Werken via Randstad voor de duur van de opdracht (per direct t/m februari 2027, met kans op verlenging). Inschaling in Schaal 8 van de CAO Nederlandse Universiteiten (maximaal € 4.673,- bruto per maand op basis van 38 uur, afhankelijk van ervaring). Volledige vergoeding van de reiskosten als je reist met het openbaar vervoer. sollicitatieHeb je interesse en herken jij jezelf in deze rol? Solliciteer dan direct met je up-to-date cv via de sollicitatieknop. We maken graag kennis met je!