Managementassistent weesperstraat Vacatures

Over de vacature

Zoek jij een dynamische, organisatorische rol waarin je écht impact maakt op de groei van de stad? Het Projectmanagementbureau (PMB) van de Gemeente Amsterdam zoekt twee managementassistenten (Projectsecretarissen) voor het uitdagende project Amstel III. In deze rol (32-36 uur) word je de rechterhand van de projectmanager binnen het cluster Ruimte en Economie. Wil jij vanuit onze hub aan de Weesperstraat meebouwen aan een leefbaar en toekomstbestendig Amsterdam? Solliciteer dan meteen!

wat bieden wij jou

• salaris tussen €3.206 en €4.499 (o.b.v. 36 uur)
• vakantiegeld + 13e maand!
• 32-36 uur
• jaarlijks opleidingsbudget
• contract voor 6 maanden + kans op verlenging
• werken voor de gemeente Amsterdam

wie ben jij
Als managementassistent voor het Projectmanagementbureau schakel je moeiteloos in een hectische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent communicatief ijzersterk, denkt proactief mee en krijgt energie van het structureren van complexe projecten. Met jouw flexibele instelling en Amsterdamse daadkracht bewaar je altijd het overzicht, werk je soepel samen met een groot team en zorg je dat deadlines scherp blijven staan.

• mbo-4 werk- en denkniveau
• ervaring als management assistent
• ervaring met complex agendabeheer

wat ga je doen
Als managementassistent (Projectsecretaris) ben jij de onmisbare schakel binnen het projectteam van Amstel III. Je ontlast de projectmanager en adviseurs door bijeenkomsten en overleggen van A tot Z strak te organiseren en te coördineren. Je beheert de centrale mailbox, filtert de waan van de dag en bent het eerste, klantvriendelijke aanspreekpunt voor interne en externe vragen. Van het opstellen van een scherpe agenda tot het bewaken van lopende deadlines en projectmatige administratie: jij pakt de regie en brengt structuur aan waar dat nodig is.

• Opstellen van agenda’s en notulen voor vergaderingen, inclusief het bewaken van de actiepuntenlijst.
• Coördineren en organiseren van complexe projectbijeenkomsten, overleggen en dialoogsessies.
• Beheren van de projectmailbox en stroomlijnen van de interne en externe communicatie.
• Bewaken van projectdeadlines en planningen zodat mijlpalen binnen het cluster Ruimte en Economie tijdig worden gehaald.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor dagelijkse vragen vanuit het team en het correct doorzetten naar de juiste contactpersonen.
• Ondersteunen bij de projectadministratie, archivering en het uitvoeren van secretariële taken binnen gemiddeld complexe processen.
• Vervullen van een proactieve secretarisrol op de grotere, complexe deeltrajecten binnen het project Amstel III.

waar ga je werken
Je komt te werken bij het Projectmanagementbureau (PMB), de interne motor achter de fysieke en sociale transformatie van Amsterdam. Hoewel jouw focus ligt op het grootschalige project Amstel III in Zuidoost, is je vaste uitvalsbasis ons open en flexibele kantoor aan de Weesperstraat. Het PMB is een platte, jonge en energieke organisatie van circa 600 professionals waar de Amsterdamse 'can-do'-mentaliteit de boventoon voert. Hier geloven we dat een leefbare stad begint bij een team dat de ruimte krijgt om te groeien en zelf structuur aan te brengen.

Wat ons echt uniek maakt? De combinatie van professionele impact en een informele, bijna dorpse sfeer binnen een metropool.

sollicitatie
Ben je enthousiast geworden? Wil je graag werken in een dynamische omgeving waarin jouw bijdrage echt het verschil kan maken? Aarzel dan niet en solliciteer! Klik op de sollicitatiebutton hieronder. Heb je vragen? Mail dan naar recruitment.amsterdam@nl.randstad.com

Over de vacature

Ondersteun de projecten die Amsterdam mooier en leefbaarder maken

Wil jij werken in het hart van de organisatie die werkt aan de ontwikkeling van Amsterdam? Als managementondersteuner bij het Projectmanagementbureau (PMB) ondersteun je de directie in een dynamische omgeving waar dagelijks wordt gewerkt aan complexe projecten binnen het fysieke en sociale domein. Je bent onmisbaar in het creëren van overzicht, structuur en rust binnen een veelzijdige en bestuurlijke werkomgeving.

Wat bieden wij jou

• Werken voor gemeente Amsterdam
• Een salaris obv 36 uur tussen: €3206-€4499,-
• Een functie bij het PMB voor minimaal een jaar
• Een functie voor 32 of 36 uur in de week
• Werken op locatie: Weesperstraat 430 AMSTERDAM
• Een afwisselende en verantwoordelijke functie

Wie ben jij
Je bent een ervaren managementondersteuner die overzicht weet te bewaren in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en voelt goed aan wat prioriteit heeft. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet zelfstandig zaken op te pakken. Tegelijkertijd werk je graag samen met collega’s en draag je actief bij aan een soepel draaiend directiesecretariaat.

Voor deze functie zoeken wij kandidaten met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol, inclusief complex agendabeheer en vergaderondersteuning.

Je beschikt over:

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, bijvoorbeeld Managementassistent, Directiesecretaresse, Office & Management Support Specialist of vergelijkbaar;
• Minimaal een aantal jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Ervaring met vergaderondersteuning, notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en MS Teams;
• Een proactieve, stressbestendige en georganiseerde werkhouding.

Wat ga je doen
Als managementondersteuner ondersteun je de directie van het PMB bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en dat afspraken, overleggen en acties goed georganiseerd zijn.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda’s en het bewaken van een efficiënte planning;
• Het voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
• Het maken van notulen en bewaken van actielijsten;
• Het beheren van mailboxen en opvolgen van binnenkomende acties;
• Het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Het maken en bijwerken van presentaties;

Waar ga je werken
Je gaat aan de slag bij het Projectmanagementbureau (PMB) van de Gemeente Amsterdam, gevestigd aan de Weesperstraat in Amsterdam. Het PMB verzorgt project-, proces- en programmamanagement voor grote maatschappelijke en ruimtelijke opgaven binnen de stad. Denk aan gebiedsontwikkeling, verkeer en vervoer en maatschappelijk vastgoed.

Het PMB is een open en flexibele organisatie met ongeveer 600 medewerkers verdeeld over verschillende teams en thema’s. Binnen het directiesecretariaat werk je nauw samen met collega’s en ondersteun je directieleden die werken aan projecten die zichtbaar bijdragen aan de toekomst van Amsterdam.

Bij de Gemeente Amsterdam vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom, gezien en gewaardeerd voelt. Diversiteit in achtergronden, perspectieven en ervaringen maakt onze organisatie sterker én onze stad beter.

Sollicitatie
Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Solliciteer dan direct!