Vacature Managementassistent in Arnhem

Over de vacature

Ben jij een management assistent met werkervaring op het gebied van Communicatie? Wij bieden je een mooie opdracht bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden in Arnhem. Het betreft een opdracht voor zes maanden, met kans op verlenging, voor 32 tot 36 uur per week. Lees snel verder en reageer als deze opdracht bij jou past!

• centrum van Arnhem
• 32 tot 36 uur per week
• conform cao AVGGM
• kans op verlenging
• maatschappelijke betrokkenheid
• ter ondersteuning van drie teammanagers

Als Managementassistent bij VGGM ben jij de stabiele kracht achter drie teammanagers binnen de afdeling Bedrijfsvoering. Jij zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Met jouw scherpe blik, organisatietalent en omgevings- sensitiviteit zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en maak je deze nieuwe rol tot een succes!
Je bent een pionier, zelfstarter en werkt graag zelfstandig. Je schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden voor de teammanagers. Verder weet je je gemakkelijk aan te passen aan verschillende mensen en situaties. Je communiceert helder zowel mondeling als schriftelijk.
Verder breng jij het volgende mee:

• Minimaal aantoonbaar mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma als Managementassistent, Secretaresse, Officemanagement of vergelijkbaar en enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol.
• Aantoonbare kennis van en/of ervaring met werkzaamheden op het vlak van communicatie.
• Office 365 kent voor jou geen geheimen. Je werkt ook moeiteloos met programma’ s  zoals Canva en beweegt makkelijk mee met digitale ontwikkelingen.

Je wordt in eerste instantie de rechterhand van de teammanagers van Communicatie, Facility & Inkoop en Informatievoorziening. Het gaat hier om een nieuwe rol binnen Bedrijfsvoering waarbij jij initiatief neemt om taken en verantwoordelijkheden naar je toe te trekken en zo de functie vormgeeft. Daarbij geef je op basis van je ervaringen ook input over hoe we deze rol en taken het beste structureel kunnen inbedden binnen Bedrijfsvoering. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, vaak nog voordat iemand erom vraagt. Je bent de stille kracht achter de schermen: je houdt het overzicht, denkt vooruit en onderneemt actie. Je ziet kansen om processen te verbeteren en neemt hierin het voortouw. Je bent niet bang om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen als dat leidt tot meer efficiëntie en kwaliteit. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en weet prioriteiten te stellen in een omgeving waar veel tegelijk speelt. Je bent een sparringpartner voor de teammanagers en durft ook kritisch mee te denken.

• Daarnaast schakel je moeiteloos tussen verschillende belangen binnen de organisatie en weet je wie je waarvoor nodig hebt Als ‘plus’ in deze functie heb je affiniteit met communicatie. Je ondersteunt hierin niet alleen operationeel, maar ook inhoudel
• Het beheren van agenda’s en mailboxen, en het plannen van overleggen, jaargesprekken en andere afspraken.
• Het organiseren, notuleren en opvolgen van vergaderingen.
• Het organiseren van bijeenkomsten waarbij jij zorgt dat alles tot in de puntjesgeregeld is.
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en belangrijke stukken; jij zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek is.
• Het ondersteunen bij administratieve taken en het zijn van aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

De teams Communicatie, Facility en Inkoop, en Informatievoorziening vormen samen met HRM en ICT de afdeling Bedrijfsvoering binnen VGGM. Met onze diensten dragen ze bij aan de kwaliteit en ondersteuning van Brandweer, GGD-GHOR, Veilig Thuis en Ambulancezorg en aan een veilig en gezond Gelderland-Midden. In deze teams heerst een open en informele sfeer. Ze werken nauw samen, stimuleren initiatief en staan voor elkaar klaar. Betrokkenheid, flexibiliteit en een gezonde dosis humor kenmerken hun samenwerking. Je ‘thuisteam’ is Communicatie en van daaruit werk je ook voor Facility en Inkoop en Informatievoorziening.

• dynamisch
• informeel
• betekenisvol

Interesse? Solliciteer dan snel! Stuur een motivatie mee en we nemen contact met je op.