Vacature Secretaresse in Amsterdam

Over de vacature

Ben jij de administratieve duizendpoot die wij zoeken? Voor het prachtige Amsterdamse Bos zoeken we per direct een secretaresse die uit de startblokken schiet om een zieke collega voor drie maanden te vervangen, met kans op verlenging! Als onmisbare schakel zorg jij dat alle dagelijkse processen op rolletjes lopen, zodat het team zich vol overgave kan storten op het beheer en de organisatie van dit unieke natuurgebied. Dankzij jouw support blijft het bos dé gastvrije en veilige plek waar miljoenen bezoekers jaarlijks van genieten—een uitdagende rol op een toplocatie waar je écht impact maakt!

• Beloning in schaal 8 vanaf €3171
• Opdracht voor 3 maanden met kans op verlenging
• 16-24 uur per week

Eisen:
Aantoonbare ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare
administratieve functie;
Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als
schriftelijk;
Ervaring met en vaardigheid in het gebruik van MS Office (Outlook,
Word en Excel);
Nauwkeurig, georganiseerd en in staat om zelfstandig te werken.
Wensen:
Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie of publieke
instelling;
Affiniteit met natuur, recreatie of een groene leefomgeving;
Ervaring met notuleren en het voorbereiden van vergaderingen;
Flexibel inzetbaar en snel ingewerkt in een nieuwe organisatie

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

• Je beheert en plant agenda’s van collega’s en leidinggevenden, bijvoorbeeld door afspraken met externe partners en interne overleggen efficiënt in te plannen en te bevestigen;
• Je verwerkt inkomende e-mails en telefoontjes, beantwoordt vragen van bezoekers en partners en zet verzoeken door naar de juiste collega’s;
• Je bereidt vergaderingen voor door agenda’s en stukken te verzamelen, en je maakt en verstuurt de notulen na afloop;
• Je stelt documenten en correspondentie op, zoals brieven, uitnodigingen en interne memo’s, en archiveert deze zorgvuldig;
• Je ondersteunt collega’s bij de planning van kleine projecten en activiteiten in het bos, bijvoorbeeld bij evenementen of publieksinitiatieven;
• Met jouw werk zorg je ervoor dat het team georganiseerd en overzichtelijk kan functioneren in een dynamische en groene werkomgeving.

Je gaat werken bij het Amsterdamse Bos, een unieke werkomgeving midden in het groen. In deze rol ondersteun je de teamleiders bij dagelijkse werkzaamheden, waaronder het beheer van agenda’s, correspondentie en vergaderingen, zodat alles soepel en efficiënt verloopt. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en
draagt bij aan een goed georganiseerde werkdag voor het hele team. De werksfeer is informeel, praktisch en gericht op samenwerking. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen administratieve taken, planning en ad-hoc
ondersteuning. Binnen je rol is er veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Werken bij het Amsterdamse Bos maakt elke werkdag afwisselend en bijzonder.

Werklocatie: Nieuwe Meerlaan, 3, 1182DB, AMSTELVEEN

Ben jij onze kandidaat? Reageer dan snel!
#BAANRADER!!!