Vacature Projectsecretaris in Haarlem

Over de vacature

De Provincie Noord-Holland in Haarlem zoekt een projectsecretaris voor 32 tot 36 uur per week. Speel jij als organisatietalent een rol van betekenis? Dit ontzettend leuke team zit om jouw ondersteuning te springen! Duur van de opdracht: 12 maanden met kans op verlenging. Start: zo snel mogelijk.

• Schaal 9 CAO Provincies
• Werken voor de Provincie heeft betekenis!
• Veel kansen voor persoonlijke ontwikkeling!
• Superleuk team!
• 12 maanden met kans op verlenging
• 32-36 uur per week

Als projectsecretaris ben je de rechterhand van de projectleider. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke, administratieve en financiële ondersteuning. Je denkt actief mee over de aanpak, verbeterpunten en oplossingsrichtingen en bent in staat om beleidsmatige verbindingen te maken. Zo doe je volop mee in alle contacten die met de verschillende partijen worden gelegd en kun je zelfstandig deelprocessen/dossiers oppakken. Je kunt goed analyseren en bent proactief. Je houdt overzicht, zoekt zaken uit, organiseert en bereidt voor. Zowel binnen als buiten het provinciekantoor voer je gesprekken. Bij afwezigheid van de projectleider kun je – nadat je goed bent ingewerkt – een deel van de werkzaamheden tijdelijk overnemen.

• Minimaal HBO-niveau met een opleiding die aansluit op werken bij een overheid in het ruimtelijke domein, bijvoorbeeld civiele techniek, planologie, geografie of bestuurskunde.
• Ruime kennis en ervaring op gebied van MS Office
• Aantoonbare ervaring met het werken in (DMS) systemen
• Goede schrijfvaardigheid, ervaring met verslagen / notuleren
• Aantoonbare ervaring bij projecten
• Ervaring met SAP/ Verseon / Sharepoint is een pre

Je werkt als projectsecretaris intensief samen met twee projectleiders. Tezamen omvat je werkpakket ongeveer 8 infraprojecten in de studiefase van verschillende omvang en inhoud. Daardoor krijg je een mooi overzicht van alle type infraprojecten bij de provincie en de activiteiten die uitgevoerd worden om deze in uitvoering te krijgen. Naarmate je kennis en ervaring van het werken in de studiefase toeneemt, wordt een steeds stevigere adviseur voor de projectleider en pak je klussen binnen het project zelfstandig op.

• Je werkt nauw samen met projectleiders van infraprojecten voor het vervangen, uitbreiden en/of verbeteren van provinciale infrastructuur. Samen verdeel je het werkpakket, waarbij de focus van de projectsecretaris ligt op de volgende onderd
• Je bent binnen de projecten trekker of organisator van activiteiten, zoals bijvoorbeeld het organiseren van project start-ups en werksessies.
• Je stemt met de afdeling communicatie af en zorgt voor de zichtbaarheid van het project, zowel intern als extern.
• Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en bijhouden van het archief en het relatiebestand en zorgt voor de vorming en ordening van dossiers.
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden zoals plannen en voorbereiden van bijeenkomsten, opstellen van actielijsten en bewaken van budgetten.
• Je organiseert en notuleert verschillende programma- en projectvergaderingen.
• Je levert actief inbreng in overleggen van de projectteams
• Je werkt mee aan memo’s, plannen van aanpak, brieven, stafnota’s en stukken voor het provinciaal bestuur.

De provincie Noord-Holland is één van de meest succesvolle regio's binnen de Europese Unie. Jij gaat aan de slag voor de sectoren Infra en BG (Infrastructuur en Bodem & Groen). De afdeling zorgt voor het uitvoeren van Infrastructuur- Groen-, en Bodemsaneringsprojecten.

• Werken op het Houtplein in Haarlem
• Hybride werken ook mogelijk (3 dagen op kantoor)

Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een actueel cv en motivatie. Heb je vragen? Bel of mail ons dan.