Vacature Projectmedewerker in Utrecht

Over de vacature

Als PMO Assistent / Project Ondersteuner ben je de rechterhand van de Portfolio Managers. Je zorgt dat alles rondom onze belangrijke planningsevents goed geregeld is.

• salaris tussen € 20,33 en € 28,62 obv ervaring
• voor een jaar met kans op verlenging
• 8-10 uur per week
• maandag, dinsdag en donderdag beschikbaar
• Stadskantoor gemeente Utrecht, nabij Utrecht CS
• OV 100% vergoed, eindejaarsuitkering, vakantiegeld

Wij zoeken een enthousiaste en georganiseerde collega die van aanpakken weet!

• Stressbestendig: Soms is het druk, vooral vlak voor een event. Jij blijft rustig en houdt overzicht.
• Organisatorisch sterk: Je bent goed in plannen, regelen en zorgen dat alles op tijd klaar is.
• Communicatief: Je praat makkelijk met verschillende mensen en je bent duidelijk in wat je doet.
• Een Teamspeler: Je werkt graag samen met collega’s en andere betrokkenen.
• Een Verbeteraar: Je denkt mee hoe we het planningsproces nóg beter en efficiënter kunnen maken.
• Ervaring in het ondersteunen van projecten of processen (PMO, projectassistent of secretaresse).
• Je kunt goed structuur aanbrengen en processen bewaken.
• Kennis van of interesse in Agile werken is een pluspunt, maar geen vereiste.

jij zorgt dat onze planners en projectmanagers hun werk goed kunnen doen. Je bent de spil in het web!

• Organiseren: Je helpt bij de voorbereiding en uitvoering van de planningsevents (zoals de Big Room Planning). Denk aan het regelen van zalen, catering en alle spullen.
• Ondersteunen: Je zit belangrijke overleggen (PFM overleg) voor, maakt de agenda, notuleert en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Documenten maken: Je stelt handige documenten op, zoals werkinstructies, planningen en rapporten.
• Kwaliteit checken: Je helpt mee controleren of projectideeën (epics/features) goed zijn ingediend. Je begeleidt de mensen die deze ideeën indienen.
• Aanspreekpunt: Je bent het centrale punt voor alle vragen over de planningsevents. Je praat met verschillende collega’s en belanghebbenden.
• Mailbox beheren: Je houdt de mailbox van Portfolio Management bij.

De afdeling is een cruciale, centrale, en procesmatig werkende eenheid binnen de Gemeente Utrecht die zorgt voor de strategische uitvoering van projecten door middel van gestructureerde planning en prioritering.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!