Vacature Projectassistent in Hoofddorp

Over de vacature

Ben jij de onmisbare organisatorische kracht die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Houd je van overzicht, ben je een kei in communicatie en kun je snel schakelen tussen verschillende taken? Dan zoeken we jou! Lees snel verder.

• 3.052,- tot 4.297,- Per maand!
• Opdracht voor een jaar, verlenging mogelijk!
• 24-32 uur per week!
• Je gaat werken voor Gemeente Haarlemmermeer!
• Gratis e-learnings via Mijn Groei!
• Keuzebudget van 17,05%

Als projectassistent weet je de juiste prioriteiten te stellen en hoofdzaak en bijzaak te
onderscheiden. Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende complexe projecten en
gevarieerde taken. Je bent pro-actief, doortastend en stressbestendig, en wordt er blij van
om verantwoordelijkheid te dragen. Het is belangrijk dat je snel de weg weet te vinden
binnen de organisatie om je de projecten eigen te maken. Daarom beschik je over goede
communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een goed gevoel
voor onderlinge verhoudingen en kunt goed plannen en organiseren. Tot slot ben je
energiek, flexibel en heb je een gezonde dosis doorzettingsvermogen. Wat neem je mee:

• MBO/HBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring met complex agendabeheer in Microsoft Outlook;
•  Affiniteit met financiële en administratieve taken;
• Ervaring met alle Microsoft office 365 programma’s;
• Bij voorkeur ervaring met het werken in een gemeentelijke omgeving met;
• ruimtelijke projecten.

Als project assistent ben je de ogen en oren van verschillende projectmanagers. Je
ondersteunt en ontzorgt hen in de dagelijkse gang van zaken. In overleg met de
projectmanagers voer je de voorbereidende werkzaamheden van projecten uit en bewaak
je de voortgang van verschillende processen en informatiestromen. In deze functie
onderhoud je zowel interne als externe contacten, en hou je zicht op de voortgang van
uiteenlopende administratieve en secretariële taken. Verder ben je goed in het plannen en
organiseren, goed in het beheren van digitale systemen zoals Office 365, brengt tijdsdruk je
niet uit evenwicht, ben je communicatief sterk en kun je snel en flexibel taken oppakken.
Het team projectassistenten zal het komend jaar een grote bijdrage leveren aan de digitale
inrichting van de werkprocessen van het cluster. Daarom is het een vereiste dat je bekend
bent met het werken met Microsoft Teams/SharePoint.

• Verzorgen van complex agendabeheer in Microsoft Outlook;
• Organiseren en vastleggen van overleggen met externen en bijhouden van actielijsten bij interne overleggen;
• Beheren van het gehele administratieve proces rond de projecten, waaronderaanbestedingen, facturering, urenregistratie etc;
• Zelfstandig afhandelen van (project) e-mail en telefoonverkeer;
• Verwerking van mail en de bewaking van de afhandeltijd van binnengekomen berichten via een gedigitaliseerde tool;
• Organiseren van participatie- en informatiesessies met o.a. bewoners;
• De administratieve verwerking van Woo-verzoeken;
• Zorg voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen.

Het cluster Projecten (totaal circa 80 personen) bestaat uit drie teams: Senior Project- en
Programmamanagement, Projectmanagement en Project Management Office (PMO). Het
cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer uiteenlopende fysieke
opgaven in de buitenruimte op een professionele wijze uitvoert. De drie teams worden elk
aangestuurd door een teammanager.

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid;
• Een salaris tussen de € 3.052,- en € 4.297,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
•  Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen;
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling;
• Werken waar en wanneer je wilt en flexibele begin- en eindtijden, ondersteund met een telefoon en laptop;
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek;
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer;
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Hebben we je interesse gewekt? Reageer dan zo snel mogelijk op deze vacature door te klikken op de button Solliciteer.