Vacature Management assistent in Utrecht

Over de vacature

Heb jij ervaring als management assistent? Kun je goed het overzicht bewaren? Schakel je snel en denk je vooruit? Dan zoeken wij jou! Voor Dienst Toeslagen in Utrecht zoeken we iemand die het team komt ondersteunen. Je bent betrouwbaar en georganiseerd. De functie is afwisselend en je werkt hybride. Je helpt op organisatorisch, administratief en communicatief gebied. Lijkt dit je iets? Lees dan snel verder!

• Werken vanuit huis en op kantoor (50/50)
• 32 of 36 uur werken
• Een hecht team met andere management assistenten
• 100% OV-vergoeding en eindejaarsuitkering
• Een uurloon tussen de €19,34 en €24,88 per uur

Als enthousiaste duizendpoot ben jij het cruciale eerste aanspreekpunt voor zowel interne collega's als externe partners. Geen dag is hetzelfde! Je neemt zelfstandig een breed scala aan dynamische, vooral uitvoerende en praktische taken op je. We zijn op zoek naar iemand die ervaring heeft als management assistent en met meervoudig agendabeheer.

• je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in een secretariele of administratieve richting;
• je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een functie als management assistent, directiesecretaresse of project management ondersteuner;
• je hebt ervaring met het Microsoft Office-pakket en kantoorautomatisering;
• je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift;
• je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke organisatie.

In deze rol bied je dagelijkse ondersteuning aan verschillende teamleiders van Dienst Toeslagen. Je verzorgt hun agenda’s, plant vergaderingen en beheert de communicatie. Je zorgt voor een duidelijk overzicht en ziet erop toe dat afspraken soepel verlopen. Daarnaast zorg je ervoor dat iedereen tijdig over de benodigde informatie beschikt. Je neemt diverse administratieve werkzaamheden voor je rekening. Ook treed je op als contactpersoon voor zowel collega’s als externe relaties. Je werkt gedeeltelijk vanuit huis en afwisselend op kantoor in Utrecht.

• je beheert agenda’s en mailboxen van teamleiders en stemt afspraken efficiënt af;
• je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, inclusief het regelen van locaties, catering en faciliteiten;
• je verzorgt administratieve taken zoals vakantieplanning, huisvestingsinventarisaties en autorisatieaanvragen;
• je notuleert vergaderingen op verzoek en zorgt voor een nette uitwerking en opvolging van acties;
• je springt bij op overstijgende taken of vervangt collega’s waar nodig, bijvoorbeeld bij afwezigheid.

Bij Dienst Toeslagen werk je in een dynamische en professionele omgeving met een informele en collegiale sfeer. Je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen en neemt actief deel aan het verbeteren van de dienstverlening. Je werkt zowel thuis als op kantoor in Utrecht, afhankelijk van de situatie en je voorkeur. Vanwege het maatschappelijke doel van de organisatie voel je dagelijks dat jouw werk bijdraagt aan het grotere geheel.

• een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie;
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• een teamgerichte cultuur waar samenwerking centraal staat.

Solliciteer en wie weet ben jij wel de nieuwe medewerker die Dienst Toeslagen zoekt!