Vacature Management Assistent in Utrecht

Over de vacature

Ben jij de ervaren managementassistent die een directie compleet ontzorgt? Ben je proactief, zelfstandig en houd je altijd het overzicht? Dan zoeken wij jou!

Voor onze opdrachtgever zoeken wij een senior managementassistent voor de afdeling Informatie en Procesmanagement (IPM). Je komt in het team Office Management. Samen met je collega-assistenten ben jij de steun en toeverlaat voor de Directeur (CIO) en verschillende managers.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor jouw managers. Je werkt veel samen met je collega's, zodat jullie elkaars werk makkelijk kunnen overnemen als dat nodig is.

• salaris tussen € 20,33 en € 28,62 obv ervaring
• tijdelijk voor 3 maanden met kans op verlenging
• 32-36 uur
• OV 100% vergoed, pensioen, 13e maand

Jij bent het visitekaartje van de afdeling. Je praat makkelijk met de directie, managers, medewerkers en gasten van buitenaf. Je bent een professional die weet wat er op directieniveau wordt gevraagd.

• Je werkt zelfstandig, denkt mee en ziet zelf wat er moet gebeuren (proactief).
• Je kunt snel wisselen tussen verschillende taken en houdt altijd overzicht.
• Je bent een expert in plannen en organiseren.
• Je kunt goed feedback geven en vindt het ook fijn om zelf feedback te krijgen.
• Je blijft rustig als het erg druk is (stressbestendig) en past je makkelijk aan (flexibel).
• Humor en een goede sfeer in het team vind je belangrijk.
• Je hebt een secretariële opleiding (minimaal MBO-4 niveau).
• Je hebt veel ervaring als managementassistent en kunt zo beginnen.

Als senior managementassistent ben jij de 'spin in het web'. Jij zorgt ervoor dat de directie en managers hun werk goed kunnen doen. Je kijkt vooruit en regelt alles tot in de puntjes.

• Je beheert proactief de drukke agenda’s en mailboxen van de directie en managers.
• Je bereidt vergaderingen goed voor. Je zorgt dat gemaakte afspraken worden opgevolgd.
• Je organiseert belangrijke bijeenkomsten en regelt alles wat daarvoor nodig is.
• Je helpt bij HRM-taken. Bijvoorbeeld: je plant sollicitatiegesprekken en regelt de start van nieuwe medewerkers.
• Je helpt soms ook mee als assistent in projecten.
• Samen met je collega’s zorg je dat jullie op dezelfde, duidelijke manier werken.

• Standplaats is Stadskantoor gemeente Utrecht. Dit is gelegen tegen het station van Utrecht Centraal.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!