Vacature Bureau management ondersteuner in Alphen aan den Rijn

Over de vacature

Dit is een uitdagende vacature bij een organisatie waar integriteit en maatschappelijke relevantie bovenaan staan. Als Directiesecretaresse bij de PI Alphen (Dienst Justitiële Inrichtingen) ben je niet zomaar een ondersteuner; je bent de 'rechterhand' van de Vestigingsdirecteur in een beveiligde en politiek gevoelige omgeving.

• Een salaris tussen €3246 en €4340
• Een opdracht voor een half jaar, mogelijk langer
• 36 uur per week
• Een zeer afwisselende functie
• Werken voor PI Alphen!
• Werken voor de Dienst Justitiële Inrichtingen

In deze rol draait alles om ontzorgen. De Vestigingsdirecteur van een PI heeft een zware maatschappelijke taak. Jij zorgt ervoor dat hij/zij zich volledig op die taak kan richten door alle randzaken perfect te regelen. Verder beschik jij over de volgende eigenschappen:

• Anticiperend vermogen: Je moet de behoeften van de directeur al zien aankomen voordat hij/zij ze zelf uitspreekt.
• Stressbestendigheid: In een gevangenisomgeving kunnen prioriteiten per minuut verschuiven door incidenten.
• Integriteit: Je bent de bewaker van vertrouwelijke informatie; een 'lek' kan grote gevolgen hebben.
• Communicatieve tact: Je bent het eerste aanspreekpunt en moet op alle niveaus (van ministerie tot werkvloer) effectief kunnen schakelen.

Jij bent dagelijks druk met het coördineren van de complexe agenda's van de Vestigingsdirecteur, inclusief het plannen en beheren van vergaderingen, en het opvolgen van acties en prioriteiten. Het voorbereiden van vergaderingen, het vastleggen van besluiten en het zorgen voor de uitvoering van de afgesproken acties binnen gestelde termijnen. Het beheren van vertrouwelijke correspondentie en het zorgdragen voor een foutloze administratieve afhandeling van documenten. Het waarborgen van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie en het nemen van passende maatregelen om de integriteit en veiligheid van gegevens te garanderen. Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de Vestigingsdirecteur en het bieden van hoogwaardige ondersteuning waar nodig.

• Plannen en organiseren.
• Zorgdragen voor een foutloze administratie, inclusief afhandeling van documenten.
• Waarborgen van vertrouwelijke informatie.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor de vestigingsdirecteur en het bieden van hoogwaardige ondersteuning.

PI-Alphen aan den Rijn is een unieke locatie waar een Huis van Bewaring en een Penitentiaire Inrichting gecombineerd zijn. Onze organisatie is veelzijdig, dynamisch en maatschappelijk relevant, en biedt een werkomgeving die zowel uitdagend als betekenisvol is. We zetten ons in voor een veilige, integere en humane werkomgeving voor zowel onze medewerkers als de gedetineerden.

Ben jij de ervaren Directiesecretaresse die ons team komt versterken en wil je bijdragen aan een veiligere samenleving? Solliciteer dan nu!