Vacature Ambtelijk secretaris in Amsterdam

Over de vacature

Voor Brandweer Amsterdam-Amstelland zijn wij op zoek naar een accurate en proactieve Ambtelijk Secretaris voor de Medezeggenschap Vrijwilligers (OC-VRW). Het betreft een tijdelijke functie (eerst 3 maanden, met kans op 3 maanden verlenging) voor 8 uur per week (parttime). Vanuit de regio Amsterdam-Amstelland ben jij de organisatorische spil voor het Dagelijks Bestuur en de 18 OC-leden, en zorg je dat hun medezeggenschap professioneel en effectief functioneert.

• salaris tussen € 3.489 en € 4.998 (o.b.v. 36 uur)
• jaarlijks opleidingsbudget
• 3 maanden + kans op 3 maanden extra
• 8 uur
• vakantiegeld + 13e maand!
• werken voor de gemeente Amsterdam

Jij bent de organisatorische rots in de branding die wij zoeken! Voor deze unieke rol is de klik met de vrijwilligers en het Dagelijks Bestuur (DB) net zo belangrijk als je administratieve en procedurele skills. Wij worden enthousiast als jij je herkent in het volgende:

• Een voltooide opleiding tot Ambtelijk Secretaris (AS) óf aantoonbare, ruime ervaring in een vergelijkbare staf-ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Aantoonbare ervaring met plannen, notuleren en het (digitaal) documenteren en archiveren van stukken.
• Kennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) of de concrete bereidheid om deze kennis snel eigen te maken.

Als Ambtelijk Secretaris ben jij de steun en toeverlaat voor de medezeggenschapsraad van onze vrijwilligers (de OC-VRW). Je zorgt er in de praktijk voor dat alles op rolletjes loopt, zodat de OC-leden zich kunnen richten op de inhoud. Je vormt een hecht team met het Dagelijks Bestuur (DB).

• Centraal E-mail- en Communicatiebeheer: Jij bent de spil voor alle inkomende en uitgaande e-mail, bewaakt de voortgang en bent het eerste aanspreekpunt voor de OC-VRW.
• Volledige Vergaderorganisatie: Je plant, organiseert en bereidt alle overleggen (intern en met de Korpsleiding) voor, van agenda-afstemming tot het regelen van locaties/Teams.
• Verslaglegging en Opvolging: Je zorgt voor heldere notulen tijdens vergaderingen en bewaakt proactief de opvolging van de actiepunten.
• Actief Najagen en Ondersteunen: Je jaagt ("rappelleert") actief stukken en deadlines na en ondersteunt de vrijwillige OC-leden met inlevingsvermogen voor hun beperkte tijd.
• Dossier- en Informatiebeheer: Je beheert de volledige (online) Teams-omgeving en het historisch archief, zodat alle stukken en verslagen geordend en vindbaar zijn.
• Procedurele Bewaking (WOR): Je bewaakt de juiste toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en adviseert het DB hierover vanuit een onafhankelijke positie.

Je gaat werken in het hart van de medezeggenschap van Brandweer Amsterdam-Amstelland, specifiek voor de Onderdeelcommissie Vrijwilligers (OC-VRW).

Wat deze werkomgeving uniek maakt, is de dynamiek tussen jouw professionele ondersteuning en de realiteit van de vrijwilligers. Je werkt voor 18 zeer betrokken OC-leden die hun medezeggenschapswerk doen náást hun gewone baan en hun inzet als brandweervrijwilliger.

De sfeer is daarom pragmatisch, direct en gericht op 'samen de schouders eronder'. Jouw rol is cruciaal: jij bent de professionele motor die ervoor zorgt dat hun (vaak beperkte) tijd maximaal wordt benut. Een concreet voorbeeld is dat jij niet alleen de vergadering plant, maar ook actief de stukken "jaagt" en samenvat, wetende dat de leden misschien net van een uitruk of een volle werkdag komen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature bij de Brandweer Amsterdam? Solliciteer dan snel!

Let op! Wij verlangen een duidelijke motivatie om geselecteerd te worden. Kan je nog tips gebruiken om een goede motivatie te schrijven? Klik dan op deze link: https://www.randstad.nl/ontwikkelen/solliciteren/motivatiebrief-voorbeeld#voorbeeld