Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van één afdelingshoofd, of twee teamleiders, of één Tteamleider én één assetmanager of één programmanager en twee ambtelijk opdrachtgevers. Als spin in het web zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Het is een functie voor 1 jaar.

• salaris is tussen €3.052 en €4.297
• 32 of 36 uren werken is mogelijk
• contract voor 1 jaar
• reiskostenvergoeding
• locatie: Weesperplein 8
• werken voor de gemeente Amsterdam

Herken jij je in het volgende profiel:

• Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding in een relevante richting
• Ervaring als Management Assistent, personal assistent, officemanager of secretaresse is vereist
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfstandig te plannen en prioriteiten te stellen
• Goede beheersing van MS Office en MS Teams, tools voor agendabeheer en kantoorautomatisering
• Sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Proactieve en oplossingsgerichte instelling
• Je bent bereid per week 3 werkdagen op kantoor te werken; Weesperplein 8, Amsterdam

Dit zijn je werkzaamheden:

• Complex agendabeheer van je manager inclusief het plannen van vergaderingen, medewerkers intervisies, externe sessies, voortgang- en beoordelingsgesprekken, teamlunches, excursies en (meerdaagse) heidagen
• Inboxbeheer van je manager. Jij vlagt de belangrijkste berichten waar écht naar gekeken moet worden. Niet iedere manager wil dit, maar je bent hier absoluut toe bereid
• Beheer van financiële zaken, zoals het invoeren van offertes (offertes van externe locaties, geschenken, opleidingen van medewerkers, inhuurcontracten) en coördinatie dat facturatie voorspoedig verloopt. Je informeert de externe leveranciers zelfstan
• Zelfstandig boeken van vergaderruimtes (intern en extern) en zorgen voor alle benodigde voorbereidingen
• Heel sporadisch meegaan naar vergaderingen voor notulen en het noteren van een actielijst. Nooit gedaan nog? We leren het je!
• Invoeren van vacatures en coördineren van deze vacatureplaatsingen, reacties bijhouden, gesprekken inplannen met kandidaten, ruimtes boeken, communicatie met kandidaten

Locatie; Weesperplein 8

Ben je enthousiast geworden over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief.