Afdelingssecretaresse Vacatures

Over de vacature

Afdelingssecretaresse gezocht bij Waternet! 💧✨

Hou jij ervan als alles op rolletjes loopt? En krijg je energie van organiseren, plannen en slimmer werken? Bij Waternet zoeken we een enthousiaste en vlotte afdelingssecretaresse die ons Managementteam (MT) van de afdeling Beleid & Planvorming gaat versterken! Als afdelingssecretaresse ben jij de motor waar de afdeling op draait.

Wat bieden wij jou

• Maandloon vanaf € 3282 bruto per maand obv 36 uur
• ⏰ Uren per week: 32 uur
• Werken bij Waternet!
• Reiskostenvergoeding.
• Hybride werken mogelijk in overleg.
• 🔚 Einddatum: december 2026 ( evt verlenging!)

Wie ben jij
🎯 Wie zoeken wij?
Voor deze functie zoeken we een proactieve, nauwkeurige en digitaal vaardige aanpakker die snel haar of zijn weg vindt binnen een dynamische omgeving. Jij bent de steun en toeverlaat van de leidinggevenden, bewaart altijd het overzicht (ook als het druk is) en vindt het leuk om actief mee te denken over het slimmer inrichten van ons werk. Met jouw vlot overkomen en open houding maak je makkelijk verbinding met collega's uit alle lagen van de organisatie!

Hier herken jij jezelf in:

• 🎓 Opleiding: Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• 💼 Ervaring: Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als secretaresse of managementondersteuner.
• 💻 Digitaal vaardig: Je werkt moeiteloos met Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, OneNote) en je hebt affiniteit met digitalisering en AI-toepassingen.
• 🗣️ Taal: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• ⭐ Jouw kracht: Je bent nauwkeurig, flexibel en communicatief sterk. Je pakt dingen zelfstandig op, maar bent ook een echte teamplayer!

Wat ga je doen
📋 Wat ga je doen?
Samen met de afdelingsmanager en teamleiders bouw je aan een fijne, strak georganiseerde werkomgeving. In de rol van afdelingssecretaresse ben jij hét centrale aanspreekpunt voor iedereen op de afdeling.

• 📅 Agenda's & Vergaderingen: Je plant, organiseert en coördineert MT-overleggen en strategische sessies. Je maakt heldere verslagen en zorgt dat iedereen zijn of haar actiepunten nakomt.
• 🤖 Slimmer & Digitaler Werken: Als innovatieve afdelingssecretaresse denk je actief mee over hoe we processen nóg handiger kunnen inrichten. Je helpt het team om moderne digitale hulpmiddelen (zoals Microsoft Copilot en AI) slim te gebruiken!
• ⚙️ Spin in het web: Je regelt de administratie en zorgt dat alle organisatorische zaken vlekkeloos verlopen

Waar ga je werken
🚰 Waar ga je werken?
Je komt te werken bij Waternet (onderdeel Drinkwater). Wij zorgen dagelijks voor lekker, schoon en veilig drinkwater voor miljoenen inwoners in Amsterdam en omstreken.

Je versterkt de afdeling Beleid & Planvorming. Dit is een enthousiaste en gedreven groep van ruim 85 collega's (verdeeld over 4 teams). Hier werken onder andere assetmanagers, adviseurs en technici samen aan een toekomstbestendige drinkwatervoorziening. Een dynamische plek waar techniek, data en maatschappelijke impact samenkomen! 🌊💡

Sollicitatie
📲 Solliciteer direct!
Ben jij de medeerker die wij zoeken en klaar voor de volgende stap in jouw loopbaan? Wij leren je heel graag kennen!

Over de vacature

Wil jij jouw kennis en werkervaring als (afdelings)secretaresse actief inzetten op een tijdelijke opdracht? Dan zijn wij op zoek naar jou! Bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) in Arnhem hebben wij een mooie opdracht, ter vervanging van ziekte. Lees snel verder en reageer!

wat bieden wij jou

• Arnhem centrum
• 32 tot 36 uren per week
• in ieder geval maandag, dinsdag en donderdag
• schaal 5, uitloop schaal 6 mogelijk
• focus op agendabeheer
• samen met 8 collega's

wie ben jij
Voor deze rol zoeken we iemand die zelfstandig en proactief is. Jij wacht niet af, maar ziet wat er moet gebeuren en neemt initiatief. Je bent een echte pionier die structuur brengt in een dynamische omgeving en goed kan samenwerken met verschillende collega’s.
Dit neem jij mee:

• je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau met een vakgericht diploma
• je hebt minimaal 3 jaar
• relevante werkervaring
• je hebt sterke organisatorische vaardigheden, met het zwaartepunt op agendabeheer voor
• meerdere managers en teamleiders
• je hebt ervaring in notuleren en het opstellen van agenda’s
• je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden 
• je hebt ervaring met Microsoft 365 en bijbehorende applicaties

wat ga je doen
Als afdelingsassistent ben jij de spil in het web van onze organisatie. In deze nieuwe functie kun je samen met de teammanagers en teamleiders Jeugdgezondheidszorg vormgeven aan de inhoud. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en ondersteunt waar nodig waarbij veel werkzaamheden ad hoc, maar ook divers en afwisselend zijn met een duidelijke focus op agendabeheer. Zo ga je bijvoorbeeld aan de slag met:

• het plannen en beheren van afspraken (zowel intern als extern) voor teammanagers
• en teamleiders
• het organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief het bewaken
• van actiepunten en afspraken
• verzorgen van uitgaande correspondentie in het kader van klachtenafhandeling,
• waarbij je termijnen bewaakt en zorgt dat de benodigde input tijdig en volledig wordt
• aangeleverd
• het monitoren van mailboxen van de teammanagers en/of teamleiders

waar ga je werken
Het secretariaat Publieke Gezondheid is onderdeel van de sector Publieke Gezondheid en vervult een centrale rol binnen de organisatie. Vanuit deze positie ondersteunen we de ambulancedienst, brandweer en de GGD. Binnen het subteam managementondersteuning werk je samen met acht collega’s in de functies van directieassistent, managementassistent en afdelingsassistent.
De samenwerking is open en collegiaal en kenmerkt zich door betrokkenheid, behulpzaamheid en de bereidheid om elkaar te ondersteunen.

• boeiende organisatie
• samen werken aan gezonde en veilige leefomgeving voor iedereen binnen de regio

sollicitatie
Heb je interesse en herken jij jezelf in deze rol? Solliciteer dan direct met je up-to-date cv via de sollicitatieknop. We maken graag kennis met je!